Piloter des projets complexes de plusieurs millions grâce à une revue de mi‑année proactive et à des prévisions hautement fiables

Une expertise externe pour une puissance de frappe accrue

Le département fédéral Group Controlling de cette organisation de soins est né d'une réforme centrale de la structure financière. Son objectif est d'accroître l'impact et la valeur ajoutée de la fonction financière au sein de toute l'organisation.

Pour concrétiser cette ambition, le client a choisi de renforcer son équipe interne avec l'expertise externe de TriFinance. En intégrant une équipe de trois experts, une Project Manager et deux Business Controllers, au cœur des activités quotidiennes de contrôle de gestion, nous bâtissons ensemble un cycle de planification et de reporting centralisé en phase avec le futur.

Dans cet environnement complexe impliquant diverses parties prenantes tant au niveau du groupe que de ses entités, une approche « hands-on » est essentielle. L'équipe se concentre sur:

• la rationalisation du reporting de gestion mensuel
• la réalisation d'analyses de variance approfondies
• le soutien proactif du processus budgétaire et du forecasting

Pour les consultants, cela implique une adaptation rapide à un environnement où la transition vers de nouvelles méthodes de travail est encore en phase d'ancrage culturel.

Maîtrise des investissements : la transformation de la revue de milieu d'année (mid-year review)

Outre le suivi des budgets de fonctionnement des différents départements, la mission des consultants en contrôle de gestion englobe le suivi financier de projets d'investissement pluriannuels de grande envergure. Anne-Sofie Asnong, consultante chez TriFinance, gère ainsi les budgets de divers projets, variant de 4 à 11 millions d'euros. Là où le suivi était auparavant fragmenté, son approche a permis d'instaurer une vision centralisée et transparente. En revenant aux business cases initiaux et en les traduisant en reportings mensuels, l'organisation dispose désormais d'une image claire des dépenses, des budgets restants et des retards éventuels d'exécution.

Cette vision affinée constitue la base d'une revue de milieu d'année proactive. Au lieu d'un simple regard sur le passé, ce moment sert désormais de point de repère stratégique pour l'avenir. En complément du rolling forecast existant pour les frais de fonctionnement, Anne-Sofie Asnong et son collègue consultant, et contrôleur de gestion, Michael Knaepen ont introduit une méthodologie similaire pour les projets d'investissement. Grâce à cette extension, les réalisations sont désormais directement liées à une prévision révisée pour le reste de l'année pour toutes les catégories budgétaires.

Ce passage à un rolling forecast (3 mois de réalisations + 9 mois de prévisions après le premier trimestre, suivi d'un 6+6 et d'un 9+3 plus tard dans l'année) permet à l'organisation d'ajuster le tir en temps utile. Les glissements budgétaires ne sont plus constatés après coup, mais anticipés en étroite concertation avec le business et le management.

Business partnering et simulations basées sur les données

L'efficacité du nouveau forecasting dépend de la qualité de la collaboration entre la finance et le reste de l’organisation. Dans un secteur où les frais de personnel représentent environ 80% du budget de fonctionnement quotidien, un dialogue étroit avec les responsables de service est crucial. Grâce à une utilisation optimisée d'Anaplan, les consultants de TriFinance parviennent à traduire mensuellement les données comptables en tableaux de bord visuels et compréhensibles. Cela permet au management non seulement de suivre la situation actuelle, mais aussi de réaliser des simulations proactives, comme l'impact des indexations sur la masse salariale totale.

Cette approche transforme le rôle du contrôleur de gestion en celui d'un conseiller stratégique. Au lieu de se contenter de collecter des données, les consultants s'attachent à remettre en question les décisions de l'entreprise : les économies prévues sont-elles réalisées et les projets sont-ils toujours en phase avec le plan stratégique pluriannuel ? Cette interaction renforce la fiabilité des données et garantit une responsabilité largement partagée en matière de budgets.

L'importance de la gestion des parties prenantes dans le suivi budgétaire

Mettre en œuvre un changement structurel au sein d'une organisation de cette envergure exige plus qu'une simple expertise technique ; cela nécessite une compréhension approfondie de la gestion du changement. Le chef de projet intérimaire Oussama El Guiti joue ici un rôle clé en définissant les orientations stratégiques et en assurant le lien entre les objectifs de l'équipe de contrôle de gestion du groupe et les activités quotidiennes au sein de l'équipe.

Cette approche à plusieurs niveaux est essentielle, car la transition vers un modèle centralisé en est encore à un stade d’ancrage culturel. Cela fait également de la collecte d’informations budgétaires un exercice intensif de gestion des parties prenantes. Les consultants de TriFinance jouent ici le lien entre les différentes entités et domaines. En communiquant de manière proactive et en établissant une relation de confiance solide avec les responsables budgétaires, ils parviennent à collecter les données nécessaires en temps utile et avec précision.

Afin de pérenniser ces nouvelles méthodes de travail, l'équipe met fortement l'accent sur le transfert de connaissances et la documentation. La rédaction de manuels détaillés pour les processus quotidiens et les rapports permet de garantir que les améliorations mises en place restent ancrées au sein de l'organisation. Grâce à une étroite collaboration au sein de l'équipe TriFinance et à un mentorat sur le terrain, l'ambition de ce projet se traduit par une croissance tangible tant pour les consultants que pour le client. Il en résulte une fonction financière solide qui envisage l'avenir et le plan pluriannuel avec confiance.

Renforcer le cycle de pilotage financier

Votre organisation a-t-elle besoin d'une expertise temporaire pour optimiser des processus complexes de budgétisation ou de prévision ? TriFinance met à votre disposition des équipes expérimentées qui maîtrisent à la fois les pratiques financières et la culture d'entreprise afin de faire passer votre service financier au niveau supérieur.