Implementatie van CS Bestellingen bij Provincie West-Vlaanderen

Achterstanden in bestelbonnen wegwerken tijdens de implementatie van een nieuw procurementplatform

Aanvankelijk zocht de Provincie West-Vlaanderen ondersteuning bij het wegwerken van een achterstand in te registreren bestelbonnen. Het aankoopteam werd namelijk geconfronteerd met een groot volume aan aanvragen dat door de toenmalige teambezetting niet tijdig kon worden verwerkt. Tegelijk stond ook de overschakeling van het bestaande softwaresysteem Mercurius naar het nieuwe pakket CS Bestellingen van Cipal Schaubroeck op de agenda.

Om de druk op beide knelpunten te verlichten werd TriFinance-projectconsultant Thomas Van Damme ingeschakeld. Na een korte inwerkperiode werd duidelijk dat zijn rol verder kon gaan dan louter operationele ondersteuning. Waar het project initieel werd opgevolgd door Tom Diopere, sectiehoofd Meerjarenplanning en Vastleggingen, werd beslist om de projectmatige aanpak van de softwaretransitie aan TriFinance toe te vertrouwen. Thomas nam daarbij geleidelijk de inrichting, uitvoering en opleidingen rond het nieuwe softwarepakket voor zijn rekening.

Digitale transitie van aankoopprocessen

Toen Cipal Schaubroeck (CS) in 2024 aankondigde dat het merendeel van zijn klanten in 2025 en 2026 zou overschakelen naar het nieuwe aankoopplatform CS Bestellingen, besloot de Provincie West-Vlaanderen niet af te wachten. De Provincie staat bekend om haar vooruitziende blik en wilde de omschakeling proactief aanpakken.

Tegelijk was het duidelijk dat deze transitie geen eenvoudige softwaremigratie zou worden. Er was geen duidelijk projectplan en er bestond geen precedent waarop kon worden teruggevallen. Daarnaast bleek ook de impact op de interne processen moeilijk in te schatten. De dienst Financiën van de provincie werkte op dat moment aan een nieuwe meerjarenplanning, waardoor de beschikbare capaciteit beperkt was.

Processen hertekenen voor de overgang naar CS Bestellingen

Cipal had een aantal projectmedewerkers, waaronder Thomas, de mogelijkheid gegeven om een demo van CS Bestellingen uit te testen. Daaruit bleek al snel dat veel processen die afgestemd waren op de huidige software (Mercurius), niet konden worden overgenomen door de nieuwe software.

TriFinance werkte daarop een projectplan uit dat zowel overzicht als betrokkenheid moest creëren. Daarin werden de vereisten per stakeholder opgelijst. In samenwerking met enkele Expert managers legde Thomas Van Damme een duidelijke taakverdeling vast voor het projectteam van de dienst Financiën. Onder leiding van Tom Diopere en met ondersteuning van stafmedewerker Arno Mortier ontstond zo een compact team waarin helder was wie beslissingen kon nemen over welke thema’s.

Elke stakeholder binnen de dienst Financiën werd ook geconsulteerd om te checken of het softwarepakket in de nodige functionaliteiten en koppelingen met Mercurius voorzag om de secties ‘facturatie’ en ‘kosten en opbrengsten’ te ondersteunen.

De organisatie moest dus niet alleen worden voorbereid op een veranderingstraject, maar ook op een vertaling of hertekening van bestaande processen binnen de mogelijkheden van het nieuwe softwarepakket.

Projectopvolging, implementatie en opleiding van gebruikers

Om transparantie te garanderen en de voortgang van het project nauwgezet te bewaken, koppelde Thomas geregeld terug aan de projectleider en op vaste momenten ook aan het diensthoofd Financiën. Dankzij een overzicht van openstaande taken, prioriteiten en afhankelijkheden behield de Provincie steeds een duidelijk beeld van de projectstatus.

Dat overzicht stelde de Provincie West-Vlaanderen bovendien in staat om gericht in dialoog te gaan met Cipal Schaubroeck. Zo kon tijdig worden aangegeven welke functionaliteiten nog ontbraken voordat een definitieve implementatie mogelijk was. Om ook de aansluiting met de werkzaamheden aan de kant van de softwareleverancier te behouden, werd een wekelijks overleg met de ontwikkelaars ingepland. Dit zorgde ervoor dat alle betrokken partijen continu op dezelfde golflengte bleven.

Toen de software gebruiksklaar was, verschoof de focus van analyse naar implementatie. Thomas stelde een draaiboek op voor zowel de interne communicatie als de praktische uitrol van het nieuwe systeem. In de laatste fase van het traject organiseerde hij opleidingen voor alle medewerkers van de dienst Financiën, zodat zij vertrouwd raakten met de nieuwe werkomgeving en hun functionele noden binnen CS Bestellingen verder konden verfijnen.

Meetbare resultaten en structurele verbeterkansen

Het project nam ongeveer één jaar in beslag. In die periode werden:

• Een gestructureerd projectplan uitgewerkt, inclusief duidelijke timing, takenlijst en prioriteiten
• Interne processen hertekend en afgestemd op het nieuwe systeem
• Een communicatie- en opleidingsplan uitgerold zodat alle potentiële gebruikers van de software vlot met de nieuwe software kunnen werken
• Alle eindgebruikers succesvol onboarded

Aan de hand van projectplan en takenlijst met bijbehorende planning kon de Provincie West-Vlaanderen een succesvolle overstap maken naar het nieuwe procurementplatform van Cipal Schaubroeck.

Hoewel bepaalde functionaliteiten nog in ontwikkeling zijn, is het systeem vandaag voldoende functioneel om de bestaande aankoopprocessen uit te voeren. De bijkomende verwachtingen die de Provincie heeft ten aanzien van het ERP-systeem werden ondertussen teruggekoppeld aan de softwareleverancier. De provincie volgt zelf actief de verdere ontwikkeling van deze functionaliteiten op.

Het traject leverde meer op dan een geslaagde implementatie alleen. Naast het vertalen van het hudige aankoopproces en de inrichting van de nieuwe software werden ook diverse optimalisatietrajecten geformuleerd. Deze verbetertrajecten vormen een belangrijke basis voor extra efficiëntiewinsten van de procurement- en aankoopprocessen.

In nauwe samenwerking met Tom Diopere en Arno Mortier kon Thomas Van Damme het project succesvol plannen en uitvoeren. Voor de Provincie betekende dit dat zij kon rekenen op een partner die haar noden nauwgezet opvolgde, zorgde voor heldere communicatie en zowel theoretische expertise als praktische kennis van ERP-transities meebracht.