Probleemoplossend werken geeft Project Consultant Kaat Buysse energie

Kaat wist na haar studies Handelswetenschappen in Brussel (HUB-EHSAL) niet meteen welke richting in te gaan. Haar eerste stappen op de arbeidsmarkt zette ze in de evenementensector en bij een bouwer van torenkranen. “Ik ervaarde vrij snel dat ik graag problemen oplos. Alleen had ik ook nogal vlug het gevoel vast te zitten. Een gesprek met de werkgever over mijn toekomstmogelijkheden nam dat gevoel niet weg.” Kaat zocht elders aan de slag te kunnen gaan en haar honger naar meerdere opdrachten in verschillende sectoren deed haar voor de wereld van de consultancy kiezen.

Ervaring opdoen

Ze las een vacature voor Project Consultant bij de Blue Chip Boutique (BCB) ‘Public Sector’ van TriFinance. “Ik ging luisteren en vertelde tijdens het sollicitatiegesprek dat ik graag probleemoplossend werk. Mijn gesprekspartner antwoordde heel open en direct dat ik eerst operationeel ondersteunend werk zou moeten doen en dat niet meteen kon worden gezegd hoelang dat zou duren. De redenering van TriFinance is dat ik eerst met mijn voeten in de realiteit van de publieke sector moest gaan staan en zelf de problemen daar moest gaan ondervinden. Op die manier kon ik nadien op een pragmatische manier meedenken naar oplossingen.

Dat deed Kaat vaak het voorbije jaar. Een stage bij de gemeente Oostrozebeke in West-Vlaanderen deed haar kennismaken met hoe een financiële dienst bij een lokaal bestuur werkt. Haar eerste opdracht draaide rond de fusie van drie huisvestingsmaatschappijen. Dat project liep samen met een opdracht bij een andere klant, waar ze een collega Project Consultant opvolgde.

Team achter Project Consultant

TriFinance zoekt steeds een oplossing voor Project Consultants die een andere opdracht willen. We overtuigen er de klant van dat hij beter met een nieuwe Project Consultant voortgaat dan met iemand die naar iets anders uitkijkt. Dat bij TriFinance achter elke Project Consultant een heel team staat, is daarbij een stevig argument om van de ruil een vloeiende beweging te maken die ook de klant ten goede komt.

Kaats tweede project kwam er naar aanleiding van de introductie van een nieuw ERP-pakket, eDelta, bij een klant, die haar een opleiding gaf in het gebruik ervan. “Mijn taak bestond erin al de gegevens: documenten, meetstaten, facturatie, goedkeuringen … in het nieuwe systeem te brengen. Ik keek daarbij bijvoorbeeld na of al de nodige gegevens correct waren vermeld. Ik verwerkte ook facturen.”

Dat werk ging gepaard met een andere deeltijdse opdracht, namelijk ondersteuning bij de aankoopdienst van een universitair ziekenhuis. “Ik hielp er dossiers beheren en heb daar veel geleerd over overheidsopdrachten en gunningsprocedures. Ik zat overal bij en werkte samen met een ervaren collega van TriFinance. Dat laatste was een bonus. Het is leuk om eens met iemand anders van onze organisatie op project te staan.”

Uitdagingen zelf in hand hebben

Kaat had het toen wel even gezien met administratief en operationeel werk. Ze liet aan TriFinance weten klaar te zijn voor de next step. Het TriFinance team kwam met een project waar de operationele taken (wegwerken van achterstand in orderverwerking) gepaard konden gaan met opdrachten rond vernieuwing van procedures. “Ik kreeg van mijn BaseCamp te horen dat ik mogelijke uitdagingen zelf in de hand had: ‘Je hebt nu al wat ervaring. Pak het goed aan. Spreek met de juiste mensen. De klant staat open voor verandering’.”

Ze ging de procedures bij de klant van dichtbij bekijken en analyseren. “Samen met Jana van CFO Services (nvdr Project Consultant Jana Palocna van de Blue Chip Boutique CFO Services) brainstormde ik over mogelijke veranderingen en daar kwam een visie uit alsook quick wins om vlotter te kunnen werken. Daarmee zou er niet opnieuw een achterstand in het werk ontstaan wanneer wij alweer weg zouden zijn.”

Eigen voorstellen implementeren

De klant onthaalde de voorstellen positief en Kaat ging ermee door. Jana was ondertussen bij een andere klant aan de slag gegaan. “Ik mocht onze voorstellen verder analyseren, uitwerken en implementeren. Zo ben ik van het operationele werk in een projectmatige omgeving en aanpak terechtgekomen. En de zaken gaan vooruit. Dat is leuk en geeft veel energie.”

Kaat antwoordt prompt “heel goed” wanneer ze de vraag krijgt naar hoe ze de begeleiding door TriFinance ervaart. “Leentje (nvdr Leentje Osselaer van de BCB ‘Public’), die bij dezelfde klant is komen werken aan een project tot optimalisering van het hele Purchose-to-Pay proces, heeft veel ervaring en begeleidt me in mijn project. Ik kan heel gemakkelijk met vragen bij haar terecht.”

“Mijn BaseCamp contacteert me regelmatig. Vraagt hoe het met me is en of ik nog tevreden ben. Mijn team gaf me de raad om bij elk project tijdig stil te staan bij wat goed gaat en wat niet; wat mij motiveert en wat niet. Deze regelmatige reflectie vergemakkelijkt het gesprek met mijn Care Manager (nvdr HR Manager). Er wordt me niets opgelegd. Integendeel, ik krijg meermaals te horen dat de keuze bij mij ligt.”

In tussentijd is Kaat kunnen starten op een Microsoft Dynamics 365-integratieproject bij diezelfde klant waar zij deel uitmaakt van de werkgroep Aankoop. Naast de overschakeling naar de nieuwe versie van het ERP-pakket werkt deze werkgroep ook aan een optimalisatie van de aankoopdienst binnen deze organisatie. Samen met een interessant opleidingsplan zal het een uitdagend jaar worden voor Kaat.