Stabiliteitsherstel na een uitdagende ERP-transitie bij SEB Professional

Hoe gerichte expertise, governance en eigenaarschap een wankele SAP-omgeving transformeerden tot een stabiele en toekomstbestendige basis

ERP-implementaties zijn erop gericht processen te harmoniseren, transparantie te vergroten en controle te versterken. Wanneer timing, governance en datakwaliteit echter niet volledig op elkaar zijn afgestemd, kan dit soort transformatie aanzienlijke druk op een organisatie zetten.

Dat was de realiteit voor SEB Professional, onderdeel van het beursgenoteerde Franse Groupe SEB. De transitie naar een nieuw ERP-systeem in 2022 verliep niet volgens plan. “De overstap naar SAP ging te snel,” zegt Steve Suykerbuyk, CFO van SEB Professional BeLux en SEB Professional Nederland. “Daardoor kwamen masterdatamanagement en datamigratie onder druk te staan. Dit leidde tot facturatieproblemen en een oplopende debiteurenpositie.”

Met een jaaromzet van vijf miljoen euro en een debiteurenstand die opliep tot twee miljoen euro, was doortastend optreden noodzakelijk. In 2024 schakelde SEB Professional TriFinance in om de operationele activiteiten te stabiliseren en de onderliggende knelpunten structureel aan te pakken.

Een herstelstrategie met twee sporen

“Waarom TriFinance? Uit ervaring wist ik dat zij IT-, finance- en businessexpertise op een unieke manier combineren. Precies wat wij nodig hadden,” zegt Steve Suykerbuyk.

Het hersteltraject begon met een gerichte quick scan die de kernproblemen duidelijk in kaart bracht. Op basis van die inzichten werd een gefocust tweesporenplan uitgewerkt. Wat volgde, was geen eenvoudige technische correctie, maar een volledig hersteltraject.

Met hun tweesporenaanpak, waarbij directe operationele ingrepen werden gecombineerd met structurele herontwerp van processen, werkten de TriFinance-experts nauw samen met de teams van SEB Professional. Het ene spoor richtte zich op het beperken van de directe impact van incorrecte masterdata. Het andere spoor pakte de onderliggende processen en de oorzaken van de terugkerende facturatieproblemen aan.

Zoals Projectmanager Cosie Goudesone het verwoordt: “Als de kraan openstaat, moet je dweilen. Maar je wil de kraan ook zo snel mogelijk dicht. Daarom hebben we SAP op een andere manier heringericht.”

Systemen stabiliseren en governance versterken

Terwijl Lucas Janssens en zijn team de urgente masterdataproblemen oplosten, leidde Robin De Coninck het structurele herstel. Een belangrijke bottleneck was de instabiele SAP–Salesforce-interface die de facturatie beïnvloedde. Naast het oplossen van de technische oorzaken, versterkte Robin de governance door gedetailleerde scripts en terugkerende controles te ontwikkelen, zodat het interne team toekomstige problemen zelfstandig kan detecteren en oplossen.

Lucas Janssens richtte zich niet alleen op het corrigeren van facturatiefouten, maar ook op het aanpakken van structurele oorzaken, waaronder een betere afstemming tussen operatie en backoffice. “Ik keek bewust voorbij de symptomen en richtte me op de kernoorzaken,” zegt hij.

“Mijn opdracht had twee dimensies,” zegt Robin De Coninck. “Technische problemen oplossen en kennis verankeren.” Hij leverde de technische ruggengraat van het herstel door de SAP-omgeving te stabiliseren en problemen in datastromen en prijszettingsissues tussen Salesforce en SAP op te lossen. Daarnaast bouwde hij de interne expertise opnieuw op, ondanks hoog personeelsverloop, door kernprocessen om te zetten in heldere procedures, scripts en workflows.

Werken aan een toekomstbestendige basis

Steve Suykerbuyk benadrukt de cruciale rol van Robin De Coninck bij het versterken van de interne SAP-kennis, nadat een snelle implementatie had geleid tot onvoldoende voorbereiding van de teams. Door processen te verduidelijken en te documenteren, droeg hij bij aan een stevigere basis voor de toekomst.

Nu de operationele activiteiten zijn gestabiliseerd, is de focus verschoven naar preventie en duurzame verbetering. Samen met TriFinance beoordeelde het leiderschapsteam kritisch de processen, systeeminteracties en mogelijke knelpunten tijdens een tweedaagse workshop. Het resultaat is een betere cross-functionele afstemming. SEB Professional beschikt nu ook over de tools om een solide, toekomstbestendig organisatiemodel te creëren.

Eind 2025 waren nog niet alle problemen opgelost. In de loop van het jaar zette TriFinance ook ervaren projectmanagers in om processen en procedures verder te optimaliseren en in kaart te brengen. Samen met de nog actieve Credit Management-consultants in Nederland wordt verwacht dat hun opdracht eind Q1 2026 wordt afgerond.

Op dat moment moet SEB Professional volledig in staat zijn om zijn operations zelfstandig te beheren. Steve Suykerbuyk erkent dat dit een blijvende uitdaging zal zijn, maar één die haalbaar is dankzij de sterke fundamenten die nu zijn gelegd.