Slechte processen zijn het vaakst genoemde knelpunt binnen publieke organisaties. Tijdens het TriFinance‑webinar Slim naar efficiënte financiële processen in de publieke sector stond één centrale vraag centraal: Hoe pakt u, binnen de specifieke context van uw organisatie, financiële processen doelgericht aan?
Pieter Sellenslagh, Expert Manager Public Sector bij TriFinance, deelde zijn inzichten op basis van meer dan tien jaar ervaring bij lokale besturen en publieke organisaties. Zijn boodschap was helder: kiezen voor een gefocuste en pragmatische aanpak helpt u om uw financiële processen onder controle te krijgen
Drempels voor procesbeheer
Medewerkers, management en bestuur uiten vaak dezelfde frustraties over bestaande processen. De meest genoemde knelpunten door de deelnemers:
- Te veel manueel werk en een duidelijke nood aan digitalisering
- Het ontbreken van vaste processen, waardoor iedereen zijn eigen aanpak hanteert
- Processen die disproportioneel veel tijd en middelen kosten
Tegelijk zien we dat het aanpakken van processen voor veel organisaties moeilijk is. Het ontbreken van voldoende capaciteit is de belangrijkste reden. Daarnaast ontbreekt vaak houvast om gericht te starten en leven er vragen over hoe medewerkers mee te nemen in verandering.
Pragmatisch procesbeheer
Pieter waarschuwde voor een klassieke valkuil en een veelgemaakte fout uit het verleden: organisaties leveren enorme inspanningen voor kwaliteitshandboeken of procestekeningen die nadien in de kast belanden. Het TriFinance procesmodel helpt organisaties om te kiezen voor een aanpak die echt werkt binnen hun specifieke context.
Wanneer de middelen voor procesbeheer beperkt zijn, is het essentieel om scherp te focussen. Dat kan door te starten met de processen waar de knelpunten het grootst zijn, of door te kiezen voor een gericht langetermijnplan waarbij processen gefaseerd worden aangepakt, zonder de organisatie te overbelasten.
Twee pragmatische trajecten
TriFinance ontwikkelde twee concrete trajecten om financiële processen opnieuw beheersbaar te maken:
- Proceskompas: Via cocreatie brengt het Proceskompas snel inzicht in het volledige proceslandschap. In één werksessie bepalen we de prioriteiten en bieden we een plan van aanpak om snel de grootste winst te behalen.
- Fast Track Financiële Processen: de Fast Track hertekent alle financiële processen — zowel aan inkomsten- als uitgavenzijde — in vier werksessies met uw financieel team. Het resultaat zijn breed gedragen, efficiënte en toekomstbestendige processen die onmiddellijk kunnen worden uitgerold.
Conclusie: processen als hefboom voor efficiëntie en digitalisering
Door bewust te kiezen voor focus, klein te starten en pragmatisch te werken, creëren organisaties ademruimte voor hun teams en bouwen ze aan een robuuste financiële werking.
Efficiënte financiële processen vormen zo de hefboom naar verdere digitalisering, continu verbeteren en strategische meerwaarde.
Uw financiële processen optimaliseren?
Herkent u de nood aan meer duidelijkheid, minder werkdruk en beter beheersbare financiële processen? TriFinance ondersteunt publieke organisaties met een pragmatische aanpak, van inzicht tot implementatie.
