RPA wird oft als Selbstzweck gesehen, obwohl es eher ein Mittel zur Optimierung von Prozessen ist oder der Erfüllung eines bestimmten Bedarfs dient. Robotics gehört zu einen von vielen Werkzeugen, um Prozesse effizienter zu gestalten. Die Prozessautomatisierung eignet sich allerdings nur für bestimmte Prozesse, die gewisse Eigenschaften aufweisen müssen. Ein Unternehmen, das Bots implementieren möchte, muss solche Prozesse identifizieren und klare Ziele festlegen, die mithilfe der Automatisierung erreicht werden sollen. Ansonsten riskiert es, seine Anwender zu enttäuschen. RPA-Sponsoren verlieren dann schnell die Unterstützung für ihre Implementierungen. Daher ist es wichtig, die Kriterien zu definieren, um geeignete Automatisierungsoptionen zu identifizieren und im nächsten Schritt die richtigen Bedingungen für zu automatisierende Prozesse zu schaffen.
So packen Sie ein RPA-Projekt an
Wählen Sie die richtigen RPA-Anwendungsbereiche aus
TriFinance geht RPA-Projekte mit einem ganzheitlichen Konzept an. Wir arbeiten in einem Team zusammen und prüfen vorab alle organisatorischen Abläufe, um das Potenzial für geeignete RPA-Prozesse zu identifizieren. Hierfür werden Erkenntnisse aus der Praxis, das heißt aus operativen Projekten und Projektimplementierungen herangezogen. Anschließend führen wir eine RPA-Bewertung durch: Dazu nutzen wir eine Scorecard, die unterschiedliche Kriterien zusammenfasst und die Prozesse hinsichtlich ihrer Eignung zur Robotisierung bewertet.
Im nächsten Schritt folgt die Erstellung eines Business Case. Dabei werden die zu automatisierenden Aufgaben basierend auf möglichen Einsparpotenzialen und weiteren Parametern sowie mit Blick auf den generierbaren Mehrwert und das operationelle Risiko priorisiert.
Prozesse optimieren und Roboter entwickeln
Mit dem ausgewählten RPA Business Case starten die TriFinance-Experten kurze agile Zyklen, in denen die Phasen Analyse, Implementierung und Testing aufeinander folgen.
Der erste wichtige Schritt besteht darin, die zugrunde liegenden Abläufe zu verschlanken und zu optimieren und so sicherzustellen, dass der zu automatisierende Prozess reibungslos läuft. Einen mangelhaften Prozess zu automatisieren führt im Nachgang häufig zu Problemen. Danach beginnen unsere RPA-Experten mit der Aufnahme der Geschäftsanforderungen.
Anschließend wird der Kontakt zwischen dem Kunden und den Entwicklern hergestellt, sodass mit der Implementierung der Software begonnen werden kann. Nach einem ersten Test des Bots sorgen wir für eine reibungslose Übergabe an den Kunden. In dieser Übergangsphase unterstützt das TriFinance-Team sowohl Anwender als auch weitere Stakeholder.
RPA sollte als Werkzeug eines gesamten Werkzeugkastens betrachtet werden. Der Fokus darf dabei nicht nur auf Finanzprozessen liegen. Es geht eher darum, einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu schaffen und unterschiedliche Fachbereiche zu involvieren. Um in einem Unternehmen das Thema RPA voranzutreiben, gilt es demzufolge auch zunächst auf Managementebene den Mehrwert von Robotic Process Automation klar zu kommunizieren.
Mit einem Pilotprozess starten
Die erfolgreiche Einführung eines automatisierten Pilotprozesses zeigt den Anwendern den Mehrwert eines Bots und dient somit als Proof of Concept. Langfristig sollte die Implementierung von Bots einem Bottom-up-Ansatz folgen, indem zunächst auf Anwenderebene geeignete Prozesse für RPA identifiziert und Projekte anschließend umgesetzt werden, um dann das Commitment aller Personen im Unternehmen zu erhalten. Aus diesem Grund gibt es in einigen Unternehmen Prozessteams, die geeignete Business Cases erstellen und festlegen, welche Prozesse verbessert oder automatisiert werden sollten. Solche RPA-Prozessteams schaffen einen Mehrwert, da sie über Abteilungsgrenzen hinaus schauen können, um die End-to-End-Prozesse zu untersuchen.
In unserem nächsten Blog zeigen wir Ihnen, welche Kriterien Prozesse erfüllen müssen, um für eine Automatisierung mit RPA geeignet zu sein und bei welchen Prozessen Sie mit der Automatisierung beginnen können.
