RPA - The TriFinance Way - Teil 3: Diese Prozesse können Sie automatisieren

So identifizieren Sie die richtigen Prozesse für Ihr RPA-Projekt

Zunächst ist es entscheidend die automatisierbaren Prozesse unter Berücksichtigung der folgenden sechs Kriterien zu bestimmen:

1. Der Prozess sollte regelbasiert sein.
2. Die Aufgaben müssen sich wiederholen und 
3. stetig sein. Prozesse, die sich künftig ändern, sollten nicht automatisiert werden. 
4. Die Prozessreife spielt dabei eine wichtige Rolle. Sofern Prozesse noch nicht ausgereift sind, sollten Unternehmen Zeit zur Standardisierung und Rationalisierung von Prozessen einplanen.
5. Die verwendeten Daten müssen konsistent und strukturiert sein: Auch bei der Automatisierung gilt das Prinzip des Garbage-In Garbage-Out. 
6. Prozesse solltenzeitaufwändige oder umfangreiche Transaktionen widerspiegeln. 

Welche Prozesse können Sie automatisieren - Wir zeigen Ihnen 5 Praxisbeispiele

1. Der Rechnungsverarbeitungsworkflow erfüllt alle 6 Kriterien, um einen Prozess zu automatisieren: Rechnungen können mithilfe von RPA-Software gescannt und in einem ERP-System erfasst werden. Kredit- und Zahlungsworkflows sind sichtbar. Zahlungen können per RPA freigegeben und Kunden automatisch benachrichtigt werden. Die Robotisierung des Rechnungseingangsworkflow ist eine End-to-End-Lösung, in die sich auch das Master Data Management integrieren lässt.
2. Eine weitere zeitaufwendige Tätigkeit ist der Abschlussprozess, der typischerweise Unternehmen aller Branchen betrifft. Viele Abstimmungs- und Validierungsprozesse können mithilfe von RPA automatisiert werden. Darunter fällt z.B. der Abgleich zwischen verschiedenen Systemen oder auch Hauptbuch vs. Verträge, Bestellungen vs. Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung.
3. Die umfangreichen Berichte, die für das Management erstellt werden und sich von Gesellschaft zu Gesellschaft unterscheiden können, machen den Konsolidierungsprozess komplex. Alle manuellen Arbeitsschritte bieten in diesem Prozess Potenzial zur Automatisierung. Insbesondere bei Intercompany-Prozessen kommt es durch die zeitliche Verschiebung von Buchungen zwischen verschiedenen Gesellschaften häufig zu Differenzen. Der Bot kann beispielsweise Lastschriften und Gutschriften gleichzeitig buchen, so dass Umrechnungs- oder zeitliche Differenzen zwischen den Gesellschaften vermieden werden können. RPA ermöglicht folglich die Automatisierung vieler wiederkehrender Buchungen.
4. Die Prozessautomatisierung schafft einen klaren Mehrwert bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, wo Unternehmen die Berechnung und Auszahlung von Gehältern, aber auch alle administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Krankenstandsbescheinigungen, Reise- und Spesenrichtlinien sowie das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern automatisieren können.
5. Robotics kann bei Compliance-Aktivitäten wie der Betrugserkennung durchaus von Nutzen sein. Viele Compliance-Prüfungen von Kunden- und Transaktionsdaten können automatisiert werden. RPA hilft Unternehmen somit Betrug bei bestehenden Transaktionen schnell und zuverlässig zu erkennen. Mithilfe künstlicher Intelligenz lassen sich sogar betrügerische Aktivitäten anhand historischer Daten vorhersagen.

Finden Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen, die Sie automatisieren können und schaffen Sie ihren Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.