Lorsqu'un employé du département Tax chez Volvo Car Gent a quitté l'entreprise, le consultant en comptabilité, Yannick Annaert, a été engagé pour fournir un soutien temporaire. Grâce à son point de vue externe, il a rapidement détecté qu'il existait plusieurs possibilités d'optimiser, d'automatiser et de documenter les procédures, en plus d'offrir une aide opérationnelle pour couvrir les responsabilités du salarié quittant l’entreprise. Yannick a également eu l'occasion de relever ces défis. Cela a entraîné une augmentation de la productivité au sein du département Tax de l'entreprise, permettant aux employés de se concentrer davantage sur des tâches à haute valeur ajoutée.
Volvo Car Gent est l'une des deux usines européennes de Volvo Cars et une filiale du groupe suédois Volvo Car Group, dont le siège se trouve à Göteborg. Avec plus de 7.000 employés, Volvo Car Gent est le plus grand employeur industriel de Flandre. Le site se trouve dans le port de Gand et comprend une usine de soudage, un atelier de peinture et un atelier d'assemblage final. En 2023, 230.527 voitures ont été produites. Depuis 2020, l'usine de Gand construit la première Volvo entièrement électrique, la XC40 Recharge. Les autres modèles actuellement produits à Gand sont la C40 et la V60.
Du soutien opérationnel à l'optimisation des processus
"Au début de mon project au sein du département Tax, je me concentrais principalement sur les tâches opérationnelles de la conformité fiscale telles que la soumission de diverses déclarations fiscales (TVA, déclaration intracommunautaire, intrastat, impôt des sociétés), les réponses aux différentes questions relatives à la TVA, le soutien aux dossiers d'assurance et de sinistres... Une fois que j'ai maîtrisé ces aspects, j'ai pu me concentrer davantage sur le développement des optimisations et des automatisations que j'avais identifiées entre-temps. De plus, j'ai travaillé sur la documentation afin que, une fois ma mission terminée, le nouvel employé permanent puisse prendre le relais sans aucun problème," déclare Yannick.
Une fois que j'ai maîtrisé l'aspect opérationnel, j'ai pu me concentrer davantage sur le développement des optimisations et des automatisations que j'avais identifiées entre-temps.
Un point de vue externe et la prise en charge d'un nouvel ensemble de tâches offrent toujours des possibilités d'optimisation. Les routines quotidiennes peuvent dissimuler des problèmes d'efficacité. Un consultant peut rapidement identifier ces points et offrir des suggestions concrètes d'amélioration des processus. C'est essentiel non seulement pour assurer la continuité en cas d'absence, mais aussi pour l'optimisation durable des opérations financières au sein de l'entreprise.
Fusion automatique de rapports
L'une des optimisations identifiées par Yannick était l'automatisation des rapports pour les déclarations de TVA mensuelles. "Il y avait encore beaucoup de travail manuel pour exporter les rapports de TVA, les rapports AP et AR, les rapports personnalisés , etc., depuis SAP et les fusionner dans Excel. En utilisant Power Query, nous n'avons plus besoin d'appliquer les mêmes filtres et formules aux rapports à chaque fois, et les rapports sont automatiquement fusionnés. J'ai également ajouté quelques contrôles, par exemple pour vérifier si le bon code de taxe est correctement associé à un type de facture donné en fonction de critères tels que le fournisseur, le code matériel ou le compte GL. Cela permet non seulement d'économiser beaucoup de temps, mais réduit également les erreurs et libère plus de temps pour se concentrer sur les entrées nécessitant une attention particulière."
En utilisant Power Query, il n'est plus nécessaire d'appliquer les mêmes filtres et formules aux rapports à chaque fois et les rapports sont automatiquement fusionnés.
Formation et soutien adapté aux besoins du projet
"En tant que consultant, j'aborde chaque projet avec un état d'esprit critique constructif et orienté solution. Le réseau TriFinance joue également un rôle crucial à cet égard. Avant ce projet, j'avais une certaine expérience dans les comptes fournisseurs mais aucune expérience avec Power Query. À travers des discussions régulières autour du projet avec l'équipe interne de BaseCamp et mon mentor, nous avons pu identifier des optimisations de processus et élaborer un plan d'action. J'ai ensuite suivi des sessions de formation pour commencer à utiliser Power Query. Pouvoir appliquer immédiatement ces connaissances dans la pratique est la meilleure façon de vraiment les maîtriser. J'ai pu m'adresser à mon mentor pour des questions spécifiques. Cela m'a permis d'apprendre beaucoup en peu de temps et a également apporté une valeur significative à mon client. C'est ce que signifie être consultant chez TriFinance pour moi," conclut Yannick.
J'ai suivi des cours de formation que j'ai pu mettre immédiatement en pratique et j'ai pu m'adresser à mon mentor lorsque j'avais des questions. Cela m'a permis d'apprendre beaucoup en peu de temps, mais a également apporté une grande valeur ajoutée pour mon client.
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Photo: copyright Volvo Car Group, Corporate Communications
