Toen een medewerker van de fiscale afdeling bij Volvo Car Gent het bedrijf verliet, werd Bookkeeping Consultant Yannick Annaert ingeschakeld om tijdelijk ondersteuning te bieden. Dankzij zijn externe blik werd snel duidelijk dat er naast de operationele ondersteuning om het takenpakket van de vertrekkende medewerker op te vangen, ook heel wat opportuniteiten waren om processen te optimaliseren, te automatiseren en te documenteren. Yannick kreeg ook de kans om dit luik uit te werken. Zo kreeg de werking van de fiscale afdeling bij Volvo Car Gent een productiviteitsboost en konden de medewerkers zich meer toeleggen op de taken die toegevoegde waarde creëren.
Volvo Car Gent is één van de twee Europese fabrieken van Volvo Cars en een dochterbedrijf van de Zweedse Volvo Car Group, met hoofdzetel in Göteborg. Met ruim 7.000 medewerkers is Volvo Car Gent de grootste industriële werkgever van Vlaanderen. De site in de haven van Gent bestaat uit een lasfabriek, spuitfabriek en eindassemblage. In 2023 werden er 230.527 wagens geproduceerd. Sinds 2020 bouwt de Gentse fabriek de eerste volledig elektrische Volvo, de XC40 Recharge. De andere modellen die momenteel in Gent worden geproduceerd zijn de C40 en V60.
Van operationele ondersteuning naar procesoptimalisaties
“Bij de start van mijn project op de fiscale afdeling lag mijn focus vooral op ondersteuning in het operationele takenpakket van fiscale compliance, zoals het indienen van de verschillende fiscale aangiftes (btw, intracommunautaire opgave, intrastat, vennootschapsbelasting), het beantwoorden van diverse vragen rond btw, het bieden van ondersteuning in verzekerings- en schadedossiers… Zodra ik dat luik onder controle had, kon ik me meer toeleggen op het uitwerken van de optimalisaties en automatisaties die ik ondertussen had geïdentificeerd. Daarnaast werkte ik ook documentatie uit zodat de nieuwe vaste medewerker vlot kan overnemen na afronding van mijn project”, legt Yannick uit.
Zodra ik het operationele luik onder controle had, kon ik me meer toeleggen op het uitwerken van de optimalisaties en automatisaties die ik ondertussen had geïdentificeerd.
Een externe blik en het opnemen van een nieuw takenpakket brengt altijd optimalisatiemogelijkheden met zich mee. Dagelijkse routines kunnen efficiëntieproblemen verbergen. Een consultant kan deze pijnpunten snel identificeren en concrete suggesties aandragen voor procesverbeteringen. Dit is niet alleen essentieel voor de continuïteit tijdens afwezigheid, maar ook voor een duurzame optimalisatie van financiële operaties binnen het bedrijf.
Automatisch samenvoegen van rapporten
Een van de optimalisaties die Yannick detecteerde, was het automatiseren van rapportages voor de maandelijkse btw-aangiftes. “Er kwam nog heel wat manueel werk aan te pas om btw-rapporten, AP- en AR-rapporten, douanerapporten … te exporteren uit SAP en samen te voegen in Excel. Door Power Query te gebruiken, hoeven nu niet meer telkens dezelfde filters en formules op de rapporten toegepast te worden en worden de rapporten automatisch samengevoegd. Ook heb ik enkele controles toegevoegd, bijvoorbeeld of de juiste tax code correct aan een bepaald type factuur is gekoppeld op basis van criteria als leverancier, materiaalcode of GL-rekening. Zo kan niet alleen heel wat tijd bespaard worden, maar verkleint ook de foutenmarge en is er meer tijd om te focussen op de entries die extra aandacht vereisen.”
Door Power Query te gebruiken, hoeven nu niet meer telkens dezelfde filters en formules op de rapporten toegepast te worden en worden de rapporten automatisch samengevoegd.
Training en ondersteuning op maat van de projectnoden
“Als consultant stap ik in elk project met een oplossingsgerichte en gezond kritische blik. Het TriFinance-netwerk speelt hierin ook een cruciale rol. Zo had ik voor dit project een eerste ervaring in Accounts Payable, maar geen ervaring met Power Query. Door regelmatig overleg rond het project met het interne BaseCamp-team en met mijn mentor konden we de procesoptimalisaties identificeren en een plan van aanpak uitwerken. Zo volgde ik op korte termijn trainingen om met Power Query aan de slag te gaan. Dat ik die kennis meteen in de praktijk kon omzetten is dé manier om het ook echter onder de knie te krijgen. Bij specifieke vragen kon ik bij mijn mentor terecht. Zo heb ik heel veel kunnen bijleren op een korte termijn en kon ik ook een grote meerwaarde creëren voor mijn klant. Dat is waar een job als consultant bij TriFinance bij mij voor staat”, besluit Yannick.
Ik volgde trainingen die ik meteen in de praktijk kon omzetten en kon bij vragen terugkoppelen naar mijn mentor. Zo kon ik op korte termijn heel veel bijleren, maar betekende ik ook een grote meerwaarde voor mijn klant.
Nood aan tijdelijke ondersteuning?
Transition & Support combineert de vraag van de klant met de kennis en vaardigheden van onze consultants, in lijn met hun ambities. Door beide samen te brengen, kunnen we een oplossing bieden voor uw business-uitdagingen.
Foto: copyright Volvo Car Group, Corporate Communications
