Suite à la mise en place d’un centre virtuel de services partagés pour le département financier chez un producteur international du secteur alimentaire, la nouvelle structure et les bugs du logiciel comptable ont rapidement entraîné un retard important dans le traitement des factures. Une équipe de cinq jeunes consultants de TriFinance a apporté un soutien opérationnel temporaire. Le résultat? En plus de maintenir le service comptabilité en activité et de résorber le retard, une série d’optimisations de processus ont été identifiées et mises en œuvre. Cela a permis de garantir un traitement rapide et précis des factures des fournisseurs et a entraîné une diminution permanente de la charge de travail.
Pour Arno et Mattias, consultants en finance fraîchement diplômés, il s'agissait de leur premier projet. Arno: "On m'a tout de suite donné beaucoup de responsabilités. Après quelques jours de formation chez le client, j'ai à mon tour formé Mattias, qui a également été engagé sur ce projet peu de temps après moi. Le défi consistait donc à se familiariser avec l'éventail des tâches et à apporter une structure aussi rapidement que possible. Dans le même temps, en raison de la mise en service du nouveau centre virtuel de services partagés et de la nouvelle méthode de travail, il y avait encore beaucoup d'incertitudes, à la fois pour les employés permanents et pour nous en tant que consultants. Il était donc important d'adopter une approche proactive: s'informer sur le déroulement des flux de facturation et lever les ambiguïtés le cas échéant, par exemple en se coordonnant avec les collègues à l'étranger."
Plutôt que de se contenter d'exécuter les tâches opérationnelles au sein de la comptabilité fournisseurs, ce projet a également permis d'approfondir immédiatement les processus et de trouver les causes des problèmes qui se posaient.
Problème ou opportunité?
Arno et Mattias ne se sont pas laissés distraire par les circonstances parfois chaotiques, mais ont plutôt saisi les opportunités.
"Plutôt que de se contenter d'exécuter les tâches opérationnelles au sein de la comptabilité fournisseurs, ce projet nous a donné l'occasion d'approfondir immédiatement les processus et de rechercher les causes des problèmes qui se posaient. En raison de changements dans le progiciel, la comptabilisation automatique des factures n'était plus possible, ce qui entraînait une multiplication du nombre de factures à comptabiliser et à approuver manuellement. En attendant la réintroduction de l'autopostage dans le logiciel, j'ai pris l'initiative de regrouper les petites factures d'un même fournisseur", explique Arno. Il s'agit d'une intervention mineure, mais qui fait la différence. Au lieu de recevoir 80 factures par mois de ce fournisseur, il ne s'agit plus que de 4 factures par mois, pour le même montant facturé. En appliquant cette logique à toutes les entités et à tous les fournisseurs, la charge de travail a été considérablement réduite.
Optimiser le flux des factures de leasing
Mattias, de son côté, s'est penché sur la facturation des voitures en leasing lorsqu'il s'est rendu compte que ces factures restaient souvent en suspens pendant longtemps, ce qui avait un impact important tant pour le fournisseur que pour les différents services de son client. "Le leasing de voitures est un sujet complexe en raison de la législation fiscale qui y est associée. Depuis la transmission des données de facturation par notre client à la société de leasing, en passant par la préparation des factures par la société de leasing, jusqu'au traitement des factures chez notre client, il y avait une énorme quantité de travail manuel. Chaque mois, l'équipe chargée de la comptabilité fournisseurs devait retaper et comptabiliser manuellement environ 1 000 lignes de factures pour approbation ultérieure par le gestionnaire de flotte. Bien que je n'aie aucune expérience dans la comptabilisation des factures de leasing, j'ai rapidement senti que cela pouvait être fait plus efficacement", explique Mattias.
Bien que je n'aie aucune expérience dans la comptabilisation des factures de leasing, j'ai rapidement senti qu'il y avait un moyen de le faire plus efficacement.
La solution est simple: les factures de la société de leasing ne sont plus envoyées au format PDF, mais au format Excel. Grâce à l'utilisation de Power Query dans Excel, les codes comptables sont automatiquement attribués et tout peut être chargé correctement dans le logiciel comptable. Grâce à l'approche proactive de Mattias, toutes les parties prenantes - service fleet, société de leasing, comptable GL et comptabilité fournisseurs - en profitent. Le taux d'erreur est considérablement réduit, les factures sont payées plus rapidement et au moins 8 heures de travail manuel par mois sont éliminées.
C'est une réalisation dont je suis assez fier en tant que consultant en finance débutant.
La valeur ajoutée du mentorat
"C'est une réalisation dont je suis assez fier en tant que consultant financier débutant. Dans le cadre de ce projet, nous avons bénéficié d'une grande liberté, ce qui nous a permis de nous attaquer à des tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée. Le mentorat de TriFinance est crucial à cet égard. Grâce à des réunions régulières avec l'équipe interne BaseCamp, ces opportunités d'optimisation apparaissent rapidement et, en tant que consultant, vous obtenez le soutien nécessaire pour les mener à bien. Par exemple, j'ai suivi une formation sur Power Query et j'ai pu m'entretenir avec un mentor expérimenté. Et c'est précisément ce que TriFinance représente: offrir des solutions créatives aux défis explicites et implicites des clients à partir d'une base de connaissances partagée.
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