Na de go-live van een virtueel Shared Services Center voor finance bij een internationale voedingsproducent leidden de nieuwe structuur en bugs in de boekhoudsoftware al snel tot een aanzienlijke achterstand in de verwerking van facturen. Een team van vijf jonge TriFinance-consultants bood er tijdelijk operationele ondersteuning. Het resultaat? Niet alleen werd de boekhoudafdeling draaiend gehouden en de achterstand weggewerkt. Bovendien werd een reeks procesoptimalisaties geïdentificeerd en doorgevoerd, zodat de leveranciersfacturen tijdig en accuraat werden verwerkt en de workload permanent is verminderd.
Voor de pas afgestudeerde Finance Consultants Arno en Mattias - Young Hubs bij TriFinance - was dit hun eerste project. Arno: “Ik kreeg meteen veel verantwoordelijkheid. Na enkele dagen opleiding door een vaste medewerker, was het mijn beurt om Mattias, die kort na mij ook werd ingeschakeld op dit project, op te leiden. Het was dus zaak om zo snel mogelijk vertrouwd te raken met het takenpakket en structuur te brengen. Tegelijk waren er door de go-live van het nieuwe virtuele Shared Service Center en de nieuwe manier van werken nog heel veel onduidelijkheden, zowel voor de vaste medewerkers als voor ons als consultants. Een proactieve aanpak was dus belangrijk: uitzoeken hoe facturatieflows liepen en onduidelijkheden uitklaren waar nodig, bijvoorbeeld door af te stemmen met buitenlandse collega’s.”
Eerder dan enkel het operationele takenpakket binnen Accounts Payable uit te voeren, bood dit project ook de gelegenheid om meteen dieper in de processen te duiken en oorzaken te zoeken van de problemen die zich stelden.
Probleem versus opportuniteit
Arno en Mattias lieten zich niet uit het lood slaan door de soms chaotische omstandigheden, maar zagen vooral de opportuniteiten.
“Eerder dan puur het operationele takenpakket binnen Accounts Payable uit te voeren, bood dit project de gelegenheid om meteen dieper in de processen te duiken en oorzaken te zoeken van de problemen die zich stelden. Door de aanpassingen in het softwarepakket, was er geen automatische inboeking van facturen meer mogelijk, met als gevolg een vermenigvuldiging van het aantal manueel te boeken en goed te keuren facturen. In afwachting van het opnieuw invoeren van de autoposting binnen de software, nam ik het initiatief om kleinere facturen van eenzelfde leverancier te laten bundelen”, legt Arno uit. Dit is een kleine ingreep, maar maakt wel degelijk een verschil. In plaats van 80 te verwerken facturen per maand, gaat het nu maar om 4 facturen per maand, voor hetzelfde bedrag. Door die oefening te doen over alle entiteiten en verschillende leveranciers, wordt de workload aanzienlijk verlaagd.
Optimalisatie van de flow voor leasingfacturen
Mattias dook langs zijn kant dieper in de facturatie van de leasingwagens toen bleek dat deze facturen vaak lang bleven openstaan, met een aanzienlijke impact voor zowel de leverancier als verschillende afdelingen bij de klant. “Leasingwagens zijn een complex gegeven door de fiscale wetgeving die eraan is verbonden. Van het aanleveren van de facturatiegegevens door onze klant aan de leasingmaatschappij, over het opmaken van de facturen bij die leasingmaatschappij tot het verwerken van de facturen opnieuw langs de kant van onze klant, was er enorm veel manueel werk. Maandelijks moest Accounts Payable ongeveer 1.000 factuurlijnen overtypen en inboeken om daarna te laten goedkeuren door de fleetverantwoordelijke. Hoewel ik geen ervaring had met het boeken van leasingfacturen, had ik al snel het idee dat dit efficiënter moest kunnen”, legt Mattias uit.
Hoewel ik geen ervaring had met het boeken van leasingfacturen, had ik al snel het idee dat dit efficiënter moest kunnen.
De oplossing was vrij eenvoudig: in plaats van in pdf-formaat komen de facturen van de leasingmaatschappij nu binnen in Excel. Dankzij het gebruik van Power Query in Excel worden de juiste boekhoudkundige codes automatisch toegekend en kan alles correct worden ingeladen in het boekhoudpakket. Door de proactieve aanpak van Mattias boeken alle stakeholders - fleet, leasingmaatschappij, GL-boekhouder en leveranciersboekhouding - winst. De foutenmarge is sterk verminderd, de facturen worden sneller betaald en er wordt minstens 8 uur manueel werk per maand uitgespaard.
Dit is een realisatie waar ik als startende Finance Consultant best trots op ben.
De meerwaarde van mentoring
“Dit is een realisatie waar ik als startende Finance Consultant best trots op ben. Binnen dit project kregen we best wat vrijheid, wat ons de ruimte gaf om zaken aan te pakken die echt meerwaarde opleveren. De mentoring door TriFinance is hierin cruciaal. Door regelmatige statusmeetings met het interne BaseCamp-team komen deze optimalisatiemogelijkheden snel aan de oppervlakte en krijg je als consultant ook de nodige ondersteuning om ze tot een goed einde te brengen. Zo volgde ik training rond Power Query en kon ik afstemmen met een ervaren mentor.” En dat is nu net waar TriFinance voor staat: vanuit een gedeelde kennis creatieve oplossingen bieden voor de expliciete en impliciete uitdagingen bij de klant.
Een van onze Young Hubs inschakelen op jouw finance-afdeling?
Is er op jouw finance-afdeling nood aan tijdelijke ondersteuning? Transition & Support combineert de vraag van de klant met de kennis en vaardigheden van onze consultants. Door beide samen te brengen, kunnen we een oplossing bieden voor uw business-uitdagingen.
