Een tijdelijke controlling consultant brengt duidelijkheid en verbeterde reporting bij OMP

De eerste opdracht van Victor-Andreas, het berekenen van de kost van een marketingevent in São Paulo, maakte meteen enkele onderliggende uitdagingen zichtbaar. “Ik bouwde enthousiast een visueel aantrekkelijke dashboard,” vertelt hij, “maar mijn manager vroeg me onmiddellijk om de data erachter te verklaren.” Dat gesprek werd het startpunt voor het identificeren van de punten waar de financeprocessen verder versterkt konden worden:

• Het gebruik van grootboekrekeningen (GL) en cost centers was doorheen de jaren geëvolueerd, waardoor er kansen lagen om consistentie en datakwaliteit verder te verbeteren.
• Marketingkosten waren verspreid over meerdere entiteiten, een weerspiegeling van OMP’s internationale footprint, wat de nood aan geconsolideerde inzichten vergrootte.
• De rapportering naar budget owners kon verder worden versterkt om proactiever, inzichtgedreven beslissingen te ondersteunen.

Daarnaast vroeg het maandelijkse consolidatieproces in LucaNet om nauwkeurige coördinatie. In de snelgroeiende context van OMP zorgde de integratie van twee nieuwe entiteiten vanzelfsprekend voor extra complexiteit.

Inzicht in zowel technische als menselijke factoren was essentieel. Daarom volgde Victor-Andreas een stapsgewijze aanpak die typisch is voor een controlling consultant die tijdelijke ondersteuning biedt met blijvende impact.

1. De basis leggen: standaardisatie en duidelijkheid

Voor elke kostenrekening maakte Victor-Andreas een expense manual met gedetailleerde boekingsinstructies. Dit werd de single source of truth voor het accountingteam. De standaardisatie zorgde voor correctere boekingen, en dus betrouwbaardere data voor reporting.

2. Rapportering stap voor stap opbouwen

Met die basis op orde richtte hij zich op rapportering. Hij startte met eenvoudige Excel‑rapporten en automatiseerde geleidelijk de dataconsolidatie via Power Query. Later werden deze rapporten rechtstreeks gekoppeld aan LucaNet, wat automatische budget‑versus‑actuals rapportering mogelijk maakte en het manuele werk drastisch verminderde.

Voor Marketing creëerde hij bijvoorbeeld inzicht in committed spending door open purchase orders te koppelen aan de rapporten. Zo kreeg Marketing een volledig beeld van zowel actuele kosten als toekomstige verplichtingen, een grote stap vooruit voor budgetplanning.

3. Consolidatieprocessen versterken

Door ownership te nemen over de maandelijkse consolidatiecyclus en ervoor te zorgen dat alle entiteiten tijdig rapporteerden aan HQ, voerde de TriFinance consultant gedetailleerde controles uit om nauwkeurigheid en betrouwbaarheid te garanderen.

4. Soft skills versterken

Minstens even belangrijk was zijn ontwikkeling op vlak van soft skills. In het begin vond hij meetings met senior business leaders best intimiderend, en het was een uitdaging om efficiënt de juiste informatie te verzamelen. “Ik besprak die uitdagingen met mijn mentor en het interne team bij TriFinance. Ze gaven me praktische tips. Zo leerde ik gerichte vragen vooraf te formuleren, gesprekken terug te sturen naar de kern en met vertrouwen de belangrijkste inzichten samen te vatten.” Die aanpak leverde hem gaandeweg geloofwaardigheid, vertrouwen en bredere toegang tot inzichten binnen de organisatie op.

5. Ondersteuning van de dagelijkse operaties

Victor‑Andreas toonde ook flexibiliteit buiten zijn oorspronkelijke opdracht. Tijdens de afwezigheid van een accountant nam hij taken op zoals het uploaden van payrollbestanden, het uitvoeren van balansreconciliaties en het verwerken van journaalposten. Deze operationele ondersteuning hield niet alleen de werking draaiende, maar gaf hem ook een dieper begrip van OMP’s processen, systemen en cross‑functionele afhankelijkheden.
Hij kon daardoor tijdelijk zowel controlling als accounting-activiteiten ondersteunen wanneer dat nodig was.

Tegen het einde van het project had de financefunctie van OMP duidelijke stappen gezet in haar evolutie richting een proactieve businesspartner. Rapporten waren geëvolueerd van louter cijfermatige overzichten naar actionable insights die besluitvorming in verschillende afdelingen ondersteunden. De datanauwkeurigheid was merkbaar verbeterd: het accountingmanual zorgde voor een betrouwbare basis, terwijl automatisatie fouten verminderde en tijd vrijmaakte voor strategische analyses. Daarnaast kwam er meer grip op budgetten: dankzij beter inzicht in zowel committed als actual spending konden budgetten en middelen veel gerichter worden toegewezen.

“Dit project heeft aangetoond dat controlling over veel meer gaat dan cijfers,” zegt Victor-Andreas. “Het draait om het begrijpen van de business, het opbouwen van vertrouwen en het brengen van helderheid via gestructureerde processen en storytelling."

Meer specifiek heb ik geleerd dat data-integriteit de basis vormt voor het creëren van echte waarde, dat betekenisvolle transformatie een doordachte, stapsgewijze aanpak vereist, en dat soft skills even cruciaal zijn als technische expertise om besluitvorming te beïnvloeden.”

Het management van OMP waardeerde zijn werk sterk. Ze omschreven hem als volgt: “Victor-Andreas was een waardevolle versterking voor het team tijdens een drukke periode. Met sterke analytische vaardigheden en een proactieve aanpak integreerde hij zich snel in onze processen en hielp hij om belangrijke deliverables vooruit te duwen. Zijn flexibiliteit, expertise en samenwerking zorgden voor continuïteit in onze operaties en hielpen om de kwaliteit hoog te houden.”

Kamp je met tijdelijke capaciteitsproblemen of heb je extra ondersteuning nodig in controlling? TriFinance kan tijdelijke controlling consultants inzetten met de expertise die nodig is om stabiliteit te behouden en je controllingprocessen vlot te laten verlopen.

Benieuwd hoe we jouw team kunnen versterken? Contacteer ons om de mogelijkheden te bespreken.