Toen VF Europe startte met een ingrijpende transformatie van de finance-afdeling, waarbij het shared service center werd geherlokaliseerd en belangrijke financiële functies werden geoutsourced, was TriFinance al bij het bedrijf actief om de continuïteit te helpen garanderen. Thomas Mylle, Bookkeeping Consultant bij TriFinance, werd aanvankelijk ingezet om de Accounts Payable (AP)-operaties voor Supreme - een van de merken van VF Europe op dat moment - te ondersteunen. Naarmate de transformatie zich ontwikkelde, evolueerde Thomas' rol en nam hij bredere verantwoordelijkheden op zich in de boekhoudactiviteiten en kennisoverdracht.
De consultants van TriFinance leren snel en integreren zich vlot in onze finance-teams. Ze begrijpen onze uitdagingen op het vlak van boekhouding en kunnen hands-on ondersteuning en proceskennis bieden.
Van tijdelijke ondersteuning in boekhouding tot het faciliteren van een vlotte transfer tijdens een omvangrijke financiële transformatie
"Bij de start van mijn opdracht was mijn belangrijkste focus het garanderen van de continuïteit in de Purchase-to-Pay-processen (P2P) voor twee entiteiten van het merk Supreme: Frankrijk en Duitsland. Ik behandelde de factuurverwerking, intercompany boekingen, bankreconciliaties, betalingsverwerking en bereidde alle informatie voor de lokale btw-aangiftes in Frankrijk en Duitsland voor", legt consultant Thomas Mylle uit.
Als junior consultant had Thomas een uitdagende leercurve tijdens de eerste weken van het project. Maar al snel kreeg hij de ruimte om extra taken op zich te nemen, zoals maandafsluitingen, inclusief accruals, vooruitbetalingen, A/P aging, en debiteuren voor de winkels in Parijs en Berlijn. Daarnaast hielp hij met de auditdocumentatie en het invullen van Intrastat-rapporten, en nam hij enkele taken op zich voor de Supreme-entiteit in het Verenigd Koninkrijk.
De behoefte aan gestructureerde kennisoverdracht werd groter toen VF Europe zijn finance transformatie aanvatte. Het bedrijf verkocht zijn merk Supreme aan EssilorLuxottica, besteedde het shared service center voor finance uit en verhuisde enkele financiële functies van Antwerpen naar hun hoofdkantoor in Zwitserland.
Door deze financiële transformatie transformeerde ook de rol van Thomas voorbij operationele boekhoudkundige ondersteuning. Hij werkte mee aan de soepele overdracht van de boekhoudafdeling van het merk Supreme naar het team van de nieuwe eigenaar EssilorLuxottica, gevestigd in Londen, Verenigd Koninkrijk.
Als lid van het VF Europe-team tijdens zo'n grote financiële transformatie moest ik snel schakelen en de naadloze overdracht van AP-processen naar het nieuwe AP-team vergemakkelijken. Dat alles terwijl ik de continuïteit bleef waarborgen, zoals in de oorspronkelijke projectscope.
Faciliteren van een gestructureerde kennisoverdracht
Andy De Fyn, Director Accounting EMEA bij VF Europe, over de rol van Thomas bij de overdracht van de finance-taken naar het nieuwe team in Londen: "Thomas zorgde voor continuïteit in de financiële rapportering, beheerde de laatste maandafsluitingen onder de VF Europe-eigendom, en stemde de btw-rapportage af op de nieuwe structuur. Om een soepele overdracht te garanderen, creëerde hij gedetailleerde documentatie, gaf hij live trainingssessies aan het nieuwe team in Londen en bleef hij ondersteuning bieden tijdens een schaduwperiode."
Op deze manier werden de boekhoudkundige verantwoordelijkheden geleidelijk overgedragen aan de nieuwe merkeigenaar en werd een naadloze overdracht gegarandeerd.
De uitdagingen van een evoluerende rol tijdens de finance transformatie bij VF Europe
Als junior consultant op zijn eerste project moest Thomas snel bewijzen dat hij een breed scala aan verantwoordelijkheden aankon. Waar hij zich aanvankelijk focuste op operationele boekhoudkundige taken, werd hij al snel betrokken bij het structureren van de overdracht van financiële processen en het samenwerken met een breder scala aan stakeholders tijdens het tranformatietraject.
"Bij de klant aan boord zijn tijdens zo'n ingrijpende transformatie betekende dat ik me snel moest aanpassen. Ik ging al snel van een vrij operationele rol in accounts payable (AP) naar meewerken aan de overdracht van de boekhoudtaken van het team in Antwerpen naar de nieuwe teams in Londen voor het inmiddels verkochte merk Supreme", zegt Thomas.
Thomas evolueerde in een paar weken tijd van het afhandelen van de dagelijkse Accounts Payable-activiteiten naar het ondersteunen in het transformatieproces. Hij zette zijn schouders onder de training van het nieuwe team en zorgde voor een gestructureerde kennisoverdracht.
Hoe de TriFinance-aanpak de consultant hielp uit te blinken
Dankzij regelmatige opvolging door het TriFinance-team, de steun van zijn mentor en het contact met een netwerk van ervaren collega-consultants, kon Thomas de uitdagingen van dit dynamische en evoluerende project perfect aan.
"Het feit dat ik voor elke uitdaging die ik tegenkom tijdens een project - of het nu gaat om stakeholdermanagement of technische boekhoudkundige vragen - altijd bij een TriFinance-collega terechtkan, vergroot mijn zelfvertrouwen. Dit laat me toe om meer verantwoordelijkheid op te nemen", zegt Thomas.
"Projectopvolging en ondersteuning voor onze consultants is waar we het verschil maken", legt Maxine de Beukelaar, Business Unit Leader Transition & Support bij TriFinance, uit. "Zo halen junior consultants voordeel uit de jarenlange ervaring van hun collega’s. Daarnaast bieden we ook strategisch advies. Onze expertise in finance Transformation varieert van het ondersteunen van continuïteit in finance operations, zoals in dit project, tot het begeleiden van transformatieprocessen van A tot Z. We adviseren ook over bepaalde aspecten van een tranformatietraject, zoals het ontwerpen van een Target Operating Model (TOM) of het bereiken van operational excellence via Business Process Management (BPM). Alles begint met een goed begrip van de behoeften van de klant. Daarom investeren we in het opbouwen van sterke relaties met onze klanten."
Onze samenwerking met VF Europe is gebaseerd op vertrouwen en gezamenlijke doelstellingen. We bieden niet alleen de ondersteuning die initieel nodig is; we denken mee, zodat we een langetermijnimpact kunnen garanderen.
Een sterk partnerschap gebaseerd op vertrouwen en expertise
Andy De Fyn bevestigt de sterke relatie van VF Europe met TriFinance door de jaren heen: "In ons Shared Services Center in Antwerpen kunnen we steeds rekenen op de expertise van TriFinance om onze financiële activiteiten te ondersteunen wanneer nodig. Keer op keer bewezen ze consultants met de juiste profielen aan boord te kunnen brengen, zowel op het vlak van technische kennis als qua fit met onze bedrijfscultuur. Hun sterke projectopvolging en ondersteuning van consultants maken het verschil ten opzichte van concurrenten", zegt Andy De Fyn.
"Onze samenwerking met VF Europe is gebaseerd op vertrouwen en gezamenlijke doelstellingen. We bieden niet alleen de ondersteuning die initieel nodig is; we denken mee, zodat we een langetermijnimpact kunnen garanderen", sluit Maxine de Beukelaar af.
Ontdek hoe TriFinance kan helpen
Lees meer over onze aanpak in Finance Operations of Finance Transformation. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
Beelden: VF Europe - The North Face
