Hoe proactief finance management een haperende ERP go-live en complexe AP-backlog succesvol wist om te buigen

Anticiperen op de migratie: continuïteit en stabiliteit

Met de komst van TriFinance-consultant Evy Mathues als interim Finance Manager kreeg de organisatie de nodige operationele ademruimte. Ze nam de operationele leiding van het interne accountingteam over, met focus op het strak organiseren van de periodieke afsluitingen en het verzorgen van een betrouwbare groepsrapportering vanuit de boekhouding. Als stabiele schakel tussen de boekhouding en controlling bewaakte ze de lopende zaken. Hierdoor kon de interne teamlead zich volledig vrijmaken om het intensieve ERP-migratietraject te trekken.

De praktijk afstemmen op het nieuwe systeem

De go-live bracht een grotere impact op de operationele boekhoudprocessen met zich mee dan voorzien. Omdat complexe uitzonderingen pas in de praktijk tot leven komen, bleek de verwerking van facturen aanvankelijk erg tijdrovend. Daarnaast was de voorziene AP-automatisatie nog niet operationeel, waardoor de facturenstroom onverwacht via een intensief manueel proces liep.

Door de hoge werkdruk ontstond er bovendien een tijdelijke onderbezetting, wat woog op de capaciteit en dossierkennis binnen het boekhoudteam. De samenloop van al deze factoren leidde tot een backlog van ruim 800 aankoopfacturen. De oplopende betalingsachterstanden zetten de interne relaties met het management en de business onder druk, wat de noodzaak om gecoördineerd te schakelen alleen maar vergrootte.

Gespecialiseerde operationele ondersteuning als keerpunt

Vanuit haar rol als interim Finance Manager had Evy, in nauwe afstemming met de interne organisatie, direct zicht op de uitdagingen op de werkvloer. Om de acute druk op te vangen, zocht het management in eerste instantie naar interne verschuivingen en algemene administratieve ondersteuning. De specifieke complexiteit van het nieuwe ERP-systeem en de aard van de openstaande facturen vroegen echter om een diepgaandere finance-kennis.

In nauw partnerschap met de CFO werd daarom besloten over te stappen op een gespecialiseerde aanpak.

TriFinance kreeg het vertrouwen om als tijdelijke versterking van het vaste team, een deskundig team van drie jonge bookkeeping consultants samen te stellen, onder wie consultant Ibe Driesen. Dit was geen traditionele capaciteitsuitbreiding, maar de bewuste inzet van slimme operationele ondersteuning: finance-gedreven professionals die de nieuwe systemen snel doorgronden en de achterstand gestructureerd elimineerden.

Van acute capaciteitsversterking in AP naar structurele oplossingen

Met pieken tot 100 nieuwe aankoopfacturen per dag, bovenop de historische achterstand, was een strak overzicht cruciaal. Dankzij de dagelijkse statusmeetings bracht het TriFinance-team de bottlenecks direct in kaart, waardoor de volledige backlog binnen één maand succesvol werd weggewerkt.

Nu de operationele rust was hersteld, kon de bezetting van het TriFinance-team efficiënt worden teruggeschroefd. Om de uitstroom van de vaste medewerkers op de AP-afdeling duurzaam op te vangen en de dagelijkse continuïteit te verzekeren, bleef consultant Ibe als vaste waarde aan boord. Vanuit deze stabiele basis ontstond de ruimte om te focussen op structurele oplossingen en procesverbeteringen. Zo stelde hij vast dat gedupliceerde Excel-files en een gebrek aan afstemming tussen finance en procurement het AP-proces onnodig vertraagden. Door proactief de dialoog aan te gaan met de andere departementen, worden de brongegevens nu gecentraliseerd in gedeelde documenten, wat zorgt voor een aanzienlijke en blijvende tijdswinst.

Mentorship en operationele kwaliteitsgarantie

Dit project illustreert perfect de unieke aanpak van TriFinance. Evy combineerde haar rol als interim Finance Manager naadloos met die van mentor voor de jonge consultants. Doordat zij als ervaren manager de junior consultants dagelijks op de werkvloer aanstuurde en coachte, verloor de organisatie geen kostbare tijd aan onboarding en was een kwalitatieve output vanaf dag één gegarandeerd.

Om de opgedane procesinzichten ook voor de toekomst duurzaam te borgen, documenteerde het team de complexe factuurstromen in toegankelijke handleidingen.

Nood aan leiderschap of proactieve operationele ondersteuning in finance?

Kampt jouw organisatie met de naweeën van een complexe systeemimplementatie, of zoek je tijdelijk leiderschap om een IT-transitie te overbruggen? TriFinance combineert kwalitatieve operationele uitvoering met brede end-to-end proceskennis om jouw finance departement snel weer op de rails te krijgen.