Overheidsopdrachten in beweging - uitdagingen in de publieke sector

Bram Gabriëls is Projectmanager binnen de unit Public Sector bij TriFinance. Hij begon zijn carrière bij TriFinance voornamelijk als aankoper en heeft zich ontwikkeld tot een ervaren teamleider, met een sterke focus op het optimaliseren van organisatorische processen.

Wender Decré is Senior Project Consultant in de unit Public Sector bij TriFinance. Met meer dan 12 jaar ervaring in de publieke sector en meer dan 5 jaar in overheidsopdrachten, leidt hij diverse projecten en fungeert hij als Projectmanager voor onze Expert Practice Overheidsopdrachten.

Wender Decré: “Bij veel van onze klanten wordt de aankoopdienst nog te vaak gezien als een administratieve bewaker van procedures. Publieke organisaties moeten er echter voor zorgen dat deze dienst meerwaarde creëert als business partner voor de interne organisatie. Hierbij staan de behoeften van de interne klant centraal en faciliteert de aankoopdienst het optimaal afstemmen hiervan op het (wettelijk) kader.

Het opzetten van een omgeving waarin alle aspecten van het aankoopproces zijn afgestemd op de behoeften, middelen en doelstellingen van de organisatie leidt tot betere resultaten. Een duidelijke, onderbouwde en organisatiebreed gedragen aankoopplanning is hierbij essentieel om de volgende redenen:

• Duidelijke en meetbare doelen stellen: Een planning dwingt diensten en afdelingen na te denken over hun behoeften, vermijdt ad-hoc werken en biedt richting voor de administratie en de bestuursorganen.
• Efficiënt gebruik van middelen: Omgaan met overheidsgeld alsof het eigen middelen zijn, leidt tot een gezonde budgetverdeling.
• Verhoogde productiviteit, samenwerking en efficiëntie: Een sterk draagvlak binnen de aankoopdienst, met de nodige verantwoordelijkheid en mandaat aan deze afdeling, verhoogt de efficiëntie en vermindert frustraties.
• Prestatie-evaluatie: Een duidelijke planning, prioriteitenbepaling en aankoopprocedure maakt kwaliteitsbewaking en bijsturing mogelijk.”

Bram Gabriëls: “In tegenstelling tot private ondernemingen moeten publieke organisaties voldoen aan complexe wet- en regelgeving en hun beperkte (financiële) middelen efficiënt inzetten om optimaal bij te dragen aan de strategische doelstellingen. Organisaties waarin de aankoopafdeling actief betrokken is bij strategische projecten behalen vaak betere resultaten dankzij een doelgericht en efficiënt aankoopproces.”

Wender Decré: “Bij TriFinance merken we dat publieke organisaties steeds meer moeite hebben om medewerkers met de juiste expertise aan te trekken, te behouden en verder te ontwikkelen. Het profiel van een aankoper vereist niet alleen diepgaande kennis van de wetgeving overheidsopdrachten, maar ook de flexibiliteit om met uiteenlopende opdrachten om te gaan. Deze medewerkers moeten in alle markten thuis zijn, beschikken over sterke onderhandelingsvaardigheden en het lef hebben om interne klanten te begeleiden bij het correct naleven van de wetgeving.

Daarbovenop wordt het belang van een goed functionerende aankoopdienst vaak onderschat. Een sterke afdeling zorgt niet alleen voor risicobeheersing, maar realiseert ook aanzienlijke efficiëntiewinsten en besparingen.”

Bram Gabriëls: "We merken dat vacatures gericht op overheidsopdrachten vandaag de dag vaak weinig kandidaten aantrekken. Dit komt mede door de suboptimale plaats en organisatie van de aankoopdienst, waardoor er te weinig focus ligt op het aantrekken en ontwikkelen van de juiste competenties.

In een al krappe arbeidsmarkt is het moeilijk om medewerkers te vinden die zowel de administratief-procedurele als de communicatief-klantgerichte vaardigheden combineren. Door deze mismatch belanden medewerkers vaak per toeval of uit noodzaak in dergelijke functies. Bovendien zien we bij onze klanten dat de competenties en verwachtingen voor deze profielen vaak niet stroken met de inschaling, wat werving extra bemoeilijkt.”

Wender Decré: “Publieke organisaties hebben een belangrijke voorbeeldfunctie binnen de maatschappij. Duurzaam en circulair aankopen is actueler dan ooit. We naderen sneller dan verwacht het moment waarop duurzaamheid een standaard vereiste wordt binnen aankopen. Steeds meer organisaties hanteren criteria als ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen’, ‘economisch bewust’ en ‘ethisch verantwoord’ bij de beoordeling van hun opdrachten.

Bram Gabriëls: “In de praktijk zien we echter een kloof door het gebrek aan een actief aankoopbeleid met de juiste expertise. Duurzaam en circulair inkopen vraagt extra inspanning van medewerkers, die vaak terugvallen op oude bestekken en standaard aankopen. Ze kiezen meestal voor de klassieke, wettelijke procedures, terwijl speciale procedures, die partnerschappen met leveranciers mogelijk maken, onbekend en onbemind blijven. Dit vereist een andere aanpak en meer tijd, iets waar (overbelaste) medewerkers niet altijd ruimte voor hebben.

Toch ligt de verantwoordelijkheid bij beide partijen. Overheden nemen wel initiatieven, maar de markt is vaak nog onvoldoende voorbereid op deze opdrachten en moet zelf ook een transitie ondergaan. Ze zijn niet altijd vertrouwd met dit soort overheidsopdrachten.”

Wender Decré: “De behoeftebepaling en het zorgvuldig formuleren van de technische bepalingen door de interne klant blijven uitdagende aspecten. Te vaak wordt deze stap onderschat en worden externe opdrachtdocumenten simpelweg gekopieerd. Maar juist in deze fase wordt de basis gelegd voor een vlekkeloos aanbestedingsproces.

Denk aan het kopen van een auto: je onderzoekt je budget, stelt je eisen vast en vergelijkt opties op prijs en kwaliteit. Diezelfde logica moet je hanteren bij het formuleren van technische bepalingen in je opdrachtdocumenten, zodat zowel jij als de inschrijvers exact weten wat er verwacht wordt.”

Bram Gabriëls: "Door de verantwoordingsplicht in de publieke sector, waarbij elke euro zorgvuldig moet worden besteed, wordt vaak de prijs als het belangrijkste criterium gezien. Veel besturen richten zich echter te veel op de laagste prijs, specifiek de initiële aankoopkosten. Wij pleiten voor een bredere benadering, namelijk de 'total cost of ownership' (TCO). Waarom? Aankopen omvatten vaak meer dan alleen de aanschafprijs. Denk aan 'verborgen' kosten zoals transport en levertijden, de kosten over de volledige levensduur van het product, en interne kosten zoals administratieve werkuren, opvolging en aanpassingen.

Neem bijvoorbeeld het inhuren van een goedkope aannemer voor het asfalteren van een gemeentelijke weg. Hoewel de initiële kosten lager lijken, kan het gebrek aan flexibiliteit, ondercapaciteit en intensieve opvolging ervoor zorgen dat de uiteindelijke kosten flink hoger uitvallen. Het is daarom essentieel dat aankopers deze factoren meenemen bij het opstellen van selectie- en gunningscriteria."

Wender Decré: “Goed doordachte, op maat gemaakte gunningscriteria zijn de sleutel tot een succesvol resultaat. Zorg ervoor dat je criteria aan de volgende punten voldoen:

• Meetbaar: Formuleer beoordelingscriteria zo dat ze objectief gescoord kunnen worden met een gerichte methodiek. Laat ook ruimte voor eventuele meerwaarden en benoem deze duidelijk.
• Vergelijkbaar: De beoordelingscriteria moeten een neutrale vergelijking mogelijk maken. Omschrijf ze zo dat een externe persoon de verschillende offertes eenvoudig kan beoordelen op basis van deze criteria.
• Proportioneel: Houd een goede balans in het gewicht van de gunningscriteria. Voor opdrachten met een heldere behoefte kan de prijs zwaarder wegen, terwijl bij andere opdrachten kwaliteit belangrijker is, vooral als inschrijvers hierin kunnen uitblinken.

Gerichte selectiecriteria: Deze moeten specifiek voor de opdracht zijn en een duidelijk beeld geven van de inschrijver. Vermijd het opvragen van irrelevante informatie die geen onderscheid maakt tussen inschrijvers. Wees je bewust dat selectiecriteria ondernemers kunnen uitsluiten, maar ze kunnen ook helpen om de juiste groep aan te trekken."

Wender Decré: “KMO’s maken meer dan 99% uit van alle Belgische ondernemingen, maar blijven vaak ondervertegenwoordigd bij overheidsopdrachten. De recente wetswijziging van 22 december 2023 wil daar verandering in brengen door aanpassingen te maken aan de regelgeving rond voorschotten, biedvergoedingen en het meedelen van de positie in het voorlopig klassement.

De digitalisering van overheidsopdrachten verloopt niet altijd vlekkeloos. Sommige ondernemers geven het geen prioriteit of missen de mankracht om bij te blijven. Het is daarom essentieel dat aanbestedende overheden proactief stappen ondernemen om deze bedrijven erbij te betrekken. Maak tijd vrij om hen wegwijs te maken in je planning en biedt ondersteuning waar mogelijk. Dit kan je organisatie uiteindelijk alleen versterken.

Bram Gabriëls: "In de praktijk merken we dat, buiten de grote ondernemingen, de kennis van de wetgeving rond overheidsopdrachten bij KMO's vaak ontbreekt. Voor kleine opdrachten onder de drempel van aanvaarde factuur is dit meestal geen groot probleem, maar bij grotere aanbestedingen leidt dit vaak tot problemen in de uitvoeringsfase.

Afhankelijk van de grootte en capaciteit van het bestuur kan de overheid een actieve rol spelen. Zo bieden veel besturen lokale handelaars de mogelijkheid om zich te registreren als 'stadsleverancier'. Dit geeft hen toegang tot overheidsopdrachten zonder publicatieplicht, maar garandeert uiteraard geen toewijzing.

Good practice: Stad Hasselt illustreert hoe dit succesvol kan werken. Potentiële leveranciers kunnen zich registreren en deelnemen aan informatieve netwerkevenementen, waar ze informatie krijgen over raamovereenkomsten en digitale indiening via e-Procurement. Door de kloof tussen overheid en bedrijven te verkleinen, ontstaat meer concurrentie en betere resultaten."

Bram Gabriëls: "Een goed georganiseerde aankoopdienst is essentieel om beperkte middelen optimaal te benutten. Een aankoopexpert kan aan de onderhandelingstafel het verschil maken in zowel prijs als voorwaarden. Tegelijkertijd biedt een doordachte planning, die rekening houdt met doorlooptijden, ruimte voor een grondige voorbereiding.

Bij een beperkt budget is kostenbeheersing cruciaal. Centraal aankopen is daarbij een effectieve strategie, niet alleen via externe aankoopcentrales, maar ook met zelf afgesloten raamovereenkomsten. Dit levert schaalvoordelen en betere contracten op. Daarnaast biedt publiek-private samenwerking (PPS) veel groeipotentieel. Hierbij kunnen de financiële lasten van projecten, zoals infrastructuurwerken, worden gedeeld of overgedragen, waardoor besturen zelfs met beperkte middelen ambitieuze projecten kunnen realiseren."

Wender Decré:

• “Ontwikkeling van aankoopbeleid en procedures: Na een grondige analyse implementeren we maatwerkoplossingen in samenwerking met de werkvloer.

• Operationele ondersteuning van uw aankoopdienst: Ons multidisciplinair team biedt tijdelijke ondersteuning en expertise, afgestemd op specifieke behoeften.

• Uitrol van een duurzaam en lokaal aankoopbeleid: In co-creatie met de organisatie ontwikkelen we een strategisch aankoopkader dat aansluit bij de beleidsdoelstellingen, gericht op kernproductgroepen en duurzame oplossingen.”