Overheidsopdrachten

Complexiteit van overheidsopdrachten

De uitgebreide en voortdurend veranderende regelgeving maakt overheidsopdrachten complex. Zonder de juiste expertise en ervaring kunnen overheidsopdrachten leiden tot suboptimale resultaten en aanzienlijke politieke, financiële en juridische risico’s. Verlengde doorlooptijden van aanbestedingsprocedures verhogen de werkdruk, met als gevolg frustratie en onbegrip binnen de organisatie. Het opzetten van een performante aankooporganisatie is dan ook een complexe materie geworden waar diverse en specifieke expertises samenkomen.

Herkenbaar? Bij TriFinance begrijpen we deze complexiteit als geen ander. Onze expert practice overheidsopdrachten beschikt over een multidisciplinair en uitgebalanceerd team van junior, medior en senior consultants. Wij brengen de nodige expertise en best practices samen om uw aankooporganisatie te optimaliseren en zo de efficiëntie van uw overheidsopdrachten te verbeteren.

Multidisciplinaire ondersteuning van uw aankoopdienst

360-graden dienstverlening overheidsopdrachten

Bij TriFinance bieden we vanuit onze expert practice een 360-graden pragmatische dienstverlening aan. Wij zijn uw partner voor operationeel aankoopbeheer. Onze diensten omvatten:

• Operationele ontzorging: volledige of gedeeltelijke overname van aankoopdossiers, inclusief het opstellen van de technische bepalingen. 
• Gedragen aankoopplanning op basis van spendanalyses
• Procesoptimalisatie
• Centrale aankoopdienst
• Audit van uw aankooporganisatie en/of individuele aankoopdossiers
• Opleiding en coaching van medewerkers
• Uitrol van een duurzaam en lokaal aankoopbeleid

Bij het beheren van aankoopdossiers worden onze klanten vaak geconfronteerd met wisselende behoeften aan expertise en capaciteit. De complexiteit van dossiers varieert, net zoals het tempo en de werkdruk die ermee gepaard gaan. Daarom is flexibele ontzorging, zonder gebonden te zijn aan vaste tijdslots of consultants, belangrijker dan ooit. 

Expert practice overheidsopdrachten

Met onze expert practice overheidsopdrachten zorgen we voor oplossingen op maat, met een senior projectleider en ondersteuning van een team gespecialiseerde consultants.

We starten met een grondige intake om uw noden te begrijpen en stellen vervolgens een heldere planning en kostenraming op. Tijdens het traject houden we u op de hoogte met regelmatige updates, zodat u altijd inzicht heeft in de voortgang. Met onze senior projectleider heeft u één vast aanspreekpunt voor continue kwaliteitsbewaking en proactieve bijsturing.

Audit aankooporganisatie

Efficiëntie en transparantie starten bij een sterk aankoopproces

Een goed functionerend aankoopproces is geen administratieve formaliteit, maar een cruciale hefboom voor efficiëntie, transparantie en risicobeheersing. Dit geldt zeker in de publieke en non-profitsector, waar complexe regelgeving, krappe budgetten en strikte verantwoording dagelijkse realiteit zijn.

Wanneer procedures niet op elkaar afgestemd zijn, rollen vaag blijven of opvolging tekortschiet, ontstaan snel risico’s: inconsistente dossiers, onvoorziene vertragingen, gemiste opportuniteiten of zelfs reputatieschade.

Bij TriFinance geloven we dat een sterk aankoopproces gedragen wordt door de hele organisatie. Van behoeftestelling tot gunning, budgetcontrole tot contractopvolging: elk onderdeel telt. Onze aanpak vertrekt vanuit uw realiteit en versterkt uw werking stap voor stap.

Vanuit die visie ontwikkelden we een laagdrempelig auditproduct op maat van aankooporganisaties in de publieke sector. Daarmee brengen we helder in kaart waar uw aankoopproces vandaag staat, waar risico’s en opportuniteiten zich bevinden, en hoe u gericht kunt evolueren naar een transparante en wendbare aankooporganisatie.

Tijdens de audit doorlopen we volgende fasen:

1. Analyse van de bestaande organisatie en processen

We starten met een grondige analyse van de structuur en huidige werking van uw aankoopproces. Hiervoor gebruiken we een op maat gemaakte survey, afgestemd op het type en de omvang van uw organisatie, met een brede reeks vragen. Aansluitend volgt een diepte-interview met de relevante stakeholders om een 360-graden overzicht te krijgen van de aankooporganisatie.

2. Identificeren van verbeterpunten en risico’s 

Op basis van de analyse brengen we inefficiënties en potentiële risico’s in kaart. We kijken bijvoorbeeld naar de drempels voor marktconsultatie, goedkeuringsflows voor bestelbonnen, naleving van betaaltermijnen en mogelijke knelpunten bij het bewaken van kredieten. Deze identificeren we in een specifieke matrix, zodat we een helder overzicht krijgen.

3. Implementatie van aanbevelingen

Na de analyse en het identificeren van verbeterpunten stellen we een gedetailleerd actieplan op om de vastgestelde knelpunten aan te pakken. Dit kan bijvoorbeeld inhouden: het stroomlijnen van goedkeuringsflows, het optimaliseren van de communicatie rond aankoopprocedures, en het versterken van het interne controlemechanisme. We sluiten hierbij naadloos aan bij ons Shared Service Center.

De voordelen van onze aanpak

• Op maat en multidisciplinair: onze brede expertise stelt ons in staat om de juiste consultant aan de juiste taak te koppelen. Dit verhoogt niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening, maar bespaart ook kosten en versnelt de doorlooptijd van projecten.
• Efficiënt en hybride: we passen ons volledig aan het tempo van de opdracht aan. Onze dienstverlening is flexibel en kan naar behoefte worden in- of uitgeschakeld. Zo betaalt u alleen voor de daadwerkelijk gepresteerde uren.
• Verbeterde performantie: door grotendeels op afstand te werken binnen onze eigen 3P-omgeving, kunnen we gestandaardiseerd en volgens een duidelijke planning opereren. Dit verhoogt de efficiëntie en waarborgt een consistente kwaliteit in de uitvoering van onze diensten.
• Terreinervaring leidt tot maatwerk: met een 360°-beeld van uw organisatie begrijpen we zowel de beleidsmatige als operationele aspecten. We kennen de werkvloer en spreken bovendien, zowel ambtelijk als politiek, uw taal. Dit stelt ons in staat om de behoeften van de werkvloer optimaal te capteren en deze door te vertalen naar zowel het type procedure als de technische bepalingen.

Partnership met Lydian

Voor complexere juridische vraagstukken heeft TriFinance een samenwerking met Lydian. Dit advocatenbureau heeft ruime ervaring in publiek- en bestuursrecht en beschikt over uitgebreide juridische kennis inzake overheidsopdrachten.