Tijdens het webinar “Grip op je bestellingen & overheidsopdrachten met de Aankoopscan” deelden TriFinance-experten Chris Taelman en Robin Eykens hun inzichten over het belang van een performante aankooporganisatie met efficiënte processen.
Het aankoopproces binnen publieke organisaties is een cruciale hefboom voor effectieve beleidsrealisatie. De Aankoopscan fungeert hierbij als een laagdrempelig, maar krachtig instrument om organisatiebeheersing te versterken en strategische doelstellingen waar te maken.
Een performante aankooporganisatie als hefboom voor strategische planning
Lokale besturen gebruiken de Beleids- en beheerscyclus (BBC) om doelstellingen en acties te realiseren en evalueren. In de beheerscyclus worden middelen gebruikt om activiteiten uit te voeren die prestaties opleveren. Binnen deze cyclus is het aankoopbeleid een essentieel fundament voor het realiseren van organisatiedoelstellingen en beleidsambities. Des te beter de aankooporganisatie des te groter de slaagkans is om goede prestaties en dus effectief beleid te voeren.
Een succesvolle aankooporganisatie start bij:
- Scherpe behoeftebepaling
- Correcte raming
- Kwalitatief technisch bestek binnen een juridisch sluitend kader.
Organisatiebeheersing: grip op risico’s
Succesvol aankopen vereist organisatiebeheersing als kapstok: een geheel van maatregelen die zekerheid bieden over het bereiken van doelstellingen, naleving van regelgeving en betrouwbare financiële rapportering. In de praktijk zorgen gebrek aan expertise, onduidelijke rollen of ontbrekende procedures vaak voor willekeur en interne frustraties. De Aankoopscan doorbreekt deze cirkel door risico’s en inefficiënties objectief in kaart te brengen.
De Aankoopscan: een helder stappenplan
- Informatieverzameling: Draagvlak creëren via digitale bevraging van stakeholders, interviews en een spendanalyse (laatste 4 boekjaren).
- Analyse: Experts screenen de informatie. Risico's worden gescoord in een prioriteitenmatrix, waarbij de focus ligt op de gebieden met de grootste impact en urgentie.
- Rapportage: Het bestuur ontvangt een helder rapport met een duidelijke presentatie van de risico’s en concrete aanbevelingen voor verbeteringen.
- Implementatie: Gerichte uitvoering van beheersmaatregelen op maat, eventueel met externe begeleiding vanuit TriFinance of de Expert Practice Overheidsopdrachten.
De aankoper als strategische Business Partner
De aankoopscan identificeert verbeterpunten en vertaalt deze naar direct toepasbare beheersmaatregelen. Deze maatregelen verhogen de efficiëntie en brengen rust in de organisatie.
Voorbeelden van zulke beheersmaatregelen zijn:
- Uniforme sjablonen voor behoeftebepaling: vervangen ongestructureerde processen en creëren een solide basis voor elk aankooptraject.
- Formalisering van rollen en verantwoordelijkheden: bijvoorbeeld via een RACI-matrix, waardoor onduidelijkheid tussen diensten verdwijnt en interne frictie vermindert.
Dankzij deze aanpak transformeert de aankoper van een ad-hoc uitvoerder naar een strategische business partner die interne diensten proactief ondersteunt met expertise en planning.
Conclusie: continue waakzaamheid blijft cruciaal
Risico’s binnen organisaties zijn nooit voor altijd onder controle. Factoren zoals personeelsverloop of tegenvallende inkomsten vragen om continue waakzaamheid. Daarom is het uitermate belangrijk om de risico’s die verband houden met de aankooporganisatie periodiek te monitoren. Dat kan bijv. door een zelfevaluatie (algemeen of thematisch) of een interne audit. Belangrijk: deze opvolging moet deel uitmaken van een breder kader van organisatiebeheersing en kwaliteitszorg, zodat beheersmaatregelen niet eenmalig zijn, maar structureel verankerd worden.
