Aankoopscan helpt lokale besturen Meise en Lubbeek groeien naar een performante aankoopwerking

De aankoopdienst in volle ontwikkeling 

Ook lokale besturen Meise en Lubbeek stonden voor die uitdaging. Hun aankoopdienst bevond zich in volle ontwikkeling: nieuwe expertise moest worden aangeworven, de aankoopprocedure vroeg om een update en er was nood aan verfrissende inzichten en good practices bij de uitbouw van een performante aankooporganisatie.

Binnen de bredere organisatie zorgden verschillende factoren voor wrijving en een suboptimale samenwerking tussen de aankoopdienst en de bestellende diensten:

• De aankoopprocedures waren onvoldoende gekend binnen de organisatie;
• De beschikbare documentatie was onvolledig, versnipperd en moeilijk raadpleegbaar;
• Rollen en verantwoordelijkheden waren onvoldoende gedefinieerd en bekend;
• Interne processen en bevoegdheidsdelegaties konden efficiënter;
• Aankopen en financiën werden te vaak als bijzaak beschouwd, waardoor het financiële bewustzijn beperkt bleef.
  
  

Om deze uitdagingen helder in kaart te brengen, drong een volledige screening van de aankooporganisatie en haar processen zich op. Die analyse moest niet alleen de knelpunten blootleggen, maar ook richting geven aan concrete verbeteracties op maat van het bestuur.

Een 360°-aanpak voor aankoopwerking in de publieke sector

Om dat traject te ondersteunen, deden Meise en Lubbeek een beroep op TriFinance Public Sector. Onze consultants kennen de uitdagingen en complexiteit van overheidsopdrachten als geen ander. Via onze Expert Practice Overheidsopdrachten begeleiden we publieke organisaties van A tot Z in hun aankoopwerking, steeds met een 360°-aanpak die kennis omzet in actie.

Ons uitgebalanceerd team van junior, medior en senior consultants werkt dagelijks op de werkvloer samen met de mensen die de impact van deze complexe context op hun taken en werking ondervinden. Deze praktijkervaring, in combinatie met de gespecialiseerde kennis, methodieken en vaardigheden van onze consultants, leidt tot unieke en pragmatische oplossingen op maat van elke organisatie.

De bouwstenen van een performante aankoopwerking

Om een antwoord te bieden op de uitdagingen van lokale besturen Meise en Lubbeek, stelde TriFinance Public Sector een doorlichting van de aankooporganisatie voor via de aankoopscan. Die scan zoomt in op de randvoorwaarden die een performante aankoopwerking mogelijk maken.

Binnen publieke organisaties moeten drie pijlers in evenwicht zijn om efficiënt en doelgericht aan te kopen:

1. Een scherpe behoeftebepaling, gekoppeld aan een correcte raming;
2. Een functioneel en oplossingsgericht bestek, met kwalitatieve technische bepalingen die inspelen op de behoefte en een juridisch sluitend administratief luik;
3. Een performante aankooporganisatie, ondersteund door efficiënte processen.

Organisatiebeheersing vormt de verbindende schakel tussen deze drie pijlers. Ze zorgt ervoor dat de organisatie haar doelstellingen haalt, risico’s beheerst en middelen optimaal inzet. De “aankoopscan” vormde voor Meise en Lubbeek dan ook een belangrijk startpunt om verder te bouwen aan sterke organisatiebeheersing en de aankoopwerking structureel te versterken.

De aankoopscan verliep in vier fasen:

Fase 1 - Informatieverzameling

TriFinance bezorgde een survey aan de belangrijkste stakeholders van het aankoopproces. Zo werden de cruciale processtappen, eventuele verschillen en onduidelijkheden binnen de aankooporganisatie in kaart gebracht. Daarnaast voerden we een spendanalyse uit over de laatste vier boekjaren. De inzichten en bevindingen uit de survey enerzijds en de spend-analyse anderzijds werden tijdens een interview ter plaatse verder uitgediept. Dat interview stelde TriFinance in staat de aankoopwerking tot in detail in kaart te brengen en bood tegelijk ruimte voor intervisie: organisaties reflecteerden over hun processen, good practices uit andere organisaties werden gedeeld en er werd open advies gegeven over vraagstukken waarmee zij worstelen.

Fase 2 - Analyse

Na het interview bezorgden de organisaties alle relevante documentatie over het aankoopproces. TriFinance synthesiseerde de bevindingen uit het interview, de survey, de spendanalyse en de documentatie. We benoemden sterktes en zwaktes en schaalden risico’s in via een risicomatrix (impact × waarschijnlijkheid). Elk werkpunt kreeg een prioriteit, met passende beheersmaatregelen en concrete verbeteracties.

Fase 3 - Presentatie van de resultaten

De bevindingen en aanbevelingen werden gebundeld in een helder, toegankelijk rapport en besproken met het bestuur. In open dialoog met de stakeholders vertaalden we dit naar concrete, pragmatische oplossingen op maat van de organisatie.

Fase 4 - Implementatie van de beheersmaatregelen

Na de presentatie van de resultaten volgt de uitvoering. Besturen gaan zelf aan de slag of kiezen voor begeleiding door TriFinance. We implementeren organisatie-specifieke oplossingen, afgestemd op noden, timing en maturiteit.

De aankoopscan legde niet enkel de fundamenten voor verbeterde processen en heldere afspraken, maar stimuleerde ook samenwerking, kennisdeling en bewustwording binnen de organisaties. Vandaag bouwen Meise en Lubbeek verder op die inzichten en werkt het bestuur gericht aan een performante, transparante en goed georganiseerde aankoopwerking.

Door open gesprekken met medewerkers ontstaat inzicht, vertrouwen en initiatief om uitdagingen om te zetten in concrete verbeteracties. Dat is precies waar Do-How om draait: kennis omzetten in actie, samen met de mensen die het verschil maken.

De aankoopscan legt niet alleen de pijnpunten bloot, maar zet ook verandering in beweging. Door inzichten om te zetten in concrete acties versterken lokale besturen stap voor stap hun aankoopwerking én hun organisatiebeheersing.

Zo groeit een complexe aankooprealiteit uit tot een performant, transparant en gedragen proces - gebouwd op samenwerking, kennis en Do-How.