Op 6 mei 2025 organiseerde TriFinance een webinar over overheidsopdrachten voor lokale besturen en publieke organisaties. Doel van de sessie? Praktische handvatten aanreiken om stappen te zetten van ad-hoc werken naar een strategische aanpak. Onze experten toonden het belang van raamovereenkomsten, een gedragen prioriteitenplanning en sterke organisatiebeheersing als fundament voor een efficiënte en toekomstgerichte aanpak.
Aan de hand van concrete praktijkcases kregen deelnemers heldere inzichten in knelpunten én opportuniteiten in het aanbesteden.
Overheidsopdrachten: complex én risicovol
Overheidsopdrachten brengen in de praktijk heel wat onzekerheden met zich mee. Lokale besturen zitten vaak met vragen zoals:
-
Hoe voer je onderhandelingen correct?
-
Hoe ga je om met voorkeursaanbieders zonder in strijd te handelen met de regelgeving?
-
Hoe stel je duidelijke en juridisch sluitende selectie- en gunningscriteria op?
Jean-Marc Guessou, Project Consultant bij TriFinance, gaf tijdens het webinar heldere antwoorden op deze vragen. Via twee praktijkgerichte cases toonde hij hoe een doordachte aanpak risico’s beperkt én resultaten versterkt.
Van Ad-Hoc naar strategisch: het belang van raamovereenkomsten en (prioriteiten) planning
Het opstellen en opvolgen van een prioriteitenplanning, gekoppeld aan overheidsopdrachten, lijkt vanzelfsprekend. Toch blijkt deze structuur in de praktijk vaak te ontbreken. Veel besturen werken ad hoc: losse dossiers worden op korte termijn opgestart, wat leidt tot tijdsverlies, frustratie en verhoogde risico’s.
Daarom is het cruciaal om te vertrekken vanuit een organisatiebreed gedragen planning. Een gestructureerde aanpak creëert rust, verhoogt de efficiëntie en zorgt voor strategische samenhang — met bovendien een duidelijke financiële meerwaarde.
Een heldere en organisatiebreed gedragen prioriteitenplanning is de fundering voor efficiënte en strategische aankopen.
Organisatiebeheersing als motor van een performante aankooporganisatie
Veel lokale besturen werken vandaag nog met verouderde of zelfs ontbrekende aankoopprocedures. Contracten worden niet tijdig vernieuwd, behoeftebepaling gebeurt versnipperd of ad hoc. Dit leidt tot frustratie, tijdsverlies en suboptimale resultaten.
Een efficiënte en doelgerichte aankoop vereist een goed evenwicht tussen drie cruciale pijlers:
- Een scherpe behoeftebepaling, gekoppeld aan een correcte raming;
- Een sterk bestek, met enerzijds kwalitatieve technische bepalingen die inspelen op de behoefte, en anderzijds een juridisch sluitend administratief luik;
- Een performante aankooporganisatie, ondersteund door efficiënte processen.
Organisatiebeheersing vormt de schakel tussen deze drie. Ze zorgt ervoor dat uw organisatie haar doelstellingen haalt, risico’s beheerst en middelen optimaal inzet.
Met onze audit van de aankooporganisatie als vertrekpunt identificeren we risico’s en efficiëntiewinsten, en formuleren we gerichte beheersmaatregelen op maat van uw organisatie.
Audit als hefboom voor verbetering
Onze audit vormt het vertrekpunt voor verbetering. We starten met een grondige analyse van uw aankooporganisatie: we brengen de situatie helder in kaart, identificeren verbeterpunten en structureren deze in een risicomatrix die ernst en waarschijnlijkheid combineert. Zo komen we tot gerichte beheersmaatregelen, afgestemd op uw realiteit.
Onze Expert Practice Overheidsopdrachten begeleidt u stap voor stap - van analyse tot uitvoering. Samen tillen we uw aankoopwerking naar een hoger niveau. Wij denken graag met u mee!
