Van e-invoicing compliance naar een schaalbare finance-architectuur

Van complianceverplichting naar een schaalbare e-invoicingarchitectuur

Voor veel Europese organisaties wordt e-invoicing nog steeds gezien als een loutere wettelijke vereiste. Nieuwe regelgeving maakt actie onvermijdelijk, maar de echte vraag is strategisch: wordt e-invoicing toegevoegd boven op bestaande systemen, of structureel ingebed in het finance- en IT-landschap?

Die vraag werd steeds relevanter voor een grote internationale IT-dienstengroep met een sterke Belgische verankering en activiteiten in Europa en Noord-Amerika. In het kader van een bredere transformatie rolde de organisatie een nieuwe ERP-kern uit, terwijl ze zich voorbereidde op de verplichte Belgische e-invoicing vanaf 2026. De combinatie van meerdere facturatiesystemen, een wereldwijde klantenbasis en complexe documentatievereisten maakte duidelijk dat de bestaande opzet niet toekomstbestendig was.

Een strategische e-invoicingaanpak voorbij louter compliance

In plaats van simpelweg één tool te vervangen door een andere, koos de organisatie ervoor om een stap terug te zetten en haar e-invoicingaanpak opnieuw te evalueren vanuit proces- en architectuurperspectief. TriFinance werd ingeschakeld om deze analyse te ondersteunen en de selectie van een toekomstbestendige access point-oplossing te begeleiden.

Afstemming van Financeprocessen

Het vertrekpunt was proceshelderheid. E-invoicing staat niet op zichzelf, maar bevindt zich op het snijvlak van Order-to-Cash, Procure-to-Pay, compliance en IT-architectuur. 

Via gestructureerde workshops met proceseigenaars werden de bestaande processen in kaart gebracht en getoetst aan de regelgeving en het evoluerende applicatielandschap. Zo werd het onderscheid duidelijk tussen structurele beperkingen en historische workarounds, en kon worden bepaald wat in de toekomstige situatie echt “fit for purpose” moest zijn.

De juiste e-invoicing access point-oplossing selecteren

Die analyse maakte al snel duidelijk dat een puur technische selectie onvoldoende was. De organisatie had behoefte aan een oplossing met een globaal bereik, die facturen kon verwerken vanuit zowel ERP- als cloudgebaseerde facturatieplatformen, en die bijlagen zoals digitaal ondertekende timesheets ondersteunde. Aan de inkomende kant was een naadloze integratie met documentextractietools een absolute vereiste. Deze noden konden pas correct beoordeeld worden nadat de onderliggende processen en systeeminteracties volledig in kaart waren gebracht.

Fit-Gap analysis and structured RFP for optimal tool choice

Op basis van deze inzichten begeleidde TriFinance een gestructureerd selectietraject. Business- en technische vereisten werden vertaald naar objectieve selectiecriteria, ondersteund door een fit-gapanalyse tussen de AS-IS- en TO-BE-landschappen. Een gerichte RFP met een shortlist van leveranciers maakte een onderbouwde vergelijking mogelijk, waarbij de focus verschoof van commerciële beloftes naar aantoonbare functionaliteiten en architecturale aliniëring.

Resultaat: een schaalbare en conforme e-invoicingarchitectuur

Het resultaat was niet alleen de selectie van een access point-provider, maar ook een duidelijke implementatieroadmap, afgestemd op de ERP-strategie en het bredere IT-landschap. De roadmap definieert scope, fasering en integratieprincipes en vormt een solide basis voor implementatie en commerciële onderhandelingen.

Deze case onderstreept een bredere les. E-invoicing wordt beheersbaar wanneer het wordt benaderd als onderdeel van een samenhangende finance-architectuur, en niet als een geïsoleerd complianceproject. Door te vertrekken vanuit processen, governance en het toekomstbeeld, positioneerde de organisatie zich om aan de regelgeving te voldoen én tegelijk de operationele controle en schaalbaarheid te versterken. Compliance was daarbij niet het einddoel, maar de katalysator voor een robuuster en toekomstgericht financelandschap.