VDAB werkt samen met tal van externe partners die op hun beurt dienstverlening aanbieden aan werkzoekenden, niet-beroepsactieven of burgers met een opleidingsnood. De budgetten die bij deze uitbestedingen horen, vormen een aanzienlijk deel van het totale jaarlijkse VDAB‑budget van ongeveer 800 miljoen euro. Aangezien dit budget de komende jaren met zo’n 10% zal dalen, zet VDAB sterk in op diverse efficiëntie oefeningen.
Procesoptimalisatie en marktconformiteit als strategische prioriteit
De afdeling Samenwerking, verantwoordelijk voor het aanstellen en begeleiden van partnerorganisaties, stond daarbij voor een dubbele uitdaging:
1. Het optimaliseren van de processen rond financiële controle
2. Een acute nood aan meer inzicht en grip op de kostprijs en de marktconformiteit van het uitbestedingsbeleid.
Het verkrijgen van inzichten in marktconformiteit was een strategische behoefte om kostenefficiënter te werken en projectprijzen transparant te analyseren. Die nood werd versterkt door aanbevelingen van zowel de auditdienst als het Rekenhof.
De pragmatische aanpak van TriFinance
TriFinance werd aangesteld om VDAB te ondersteunen bij het vormgeven van deze uitdagingen. Een multidisciplinair team van data‑ en processpecialisten, aangevuld met experten in audit en de publieke sector, koos voor een pragmatische 'on-the-floor'-aanpak. De samenwerking was steeds 'on-point' en op maat, van de strategische lijnen met de directie tot de concrete procesontwikkelingen met het VDAB-team.
Een essentiële succesfactor was het sterk stakeholdermanagement; iedereen, inclusief de externe partners, werd meegenomen richting een gedeeld doel en gedragen eindresultaat.
Wat we het meest waardeerden in de samenwerking met TriFinance, was hun pragmatische aanpak en de manier waarop ze onze medewerkers vanaf dag één actief betrokken bij elke stap in het traject.
Geïntegreerde resultaten en duurzame impact
Tijdens de eerste fase leverde het team succesvol de volgende resultaten, die rechtstreeks aansloten bij de noden van VDAB:
- Operationele efficiëntie: een actieplan om tot procesoptimalisaties en risicobeheersing te komen. Door de nauwe betrokkenheid van de teamleden bij de procesanalyse werden de knelpunten en oplossingen gezamenlijk geïdentificeerd, wat zorgde voor een gedragen actieplan en een positieve ontwikkeling in de teamcultuur.
- Marktconformiteitskader: een volledig onderzoeksrapport met de operationalisering van marktconformiteit. Het onderzoek volgde een kwantitatieve én kwalitatieve methodologie, waarbij door interviews prijzen en statistische data van context werden voorzien en kritisch bevraagd. De resultaten en procesaanpassingen werden ter validatie high level teruggekoppeld naar de partners om het draagvlak te verzekeren.
Na de lessons learned en nieuwe inzichten uit de eerste fase, werd tijdens de tweede fase ingezet op bredere ontwikkeling en validatie van de databank, alsook de transformatie en implementatie van bijbehorende processen.
- Datagedreven toekomst: de ontwikkeling en implementatie van een datamodel en een databank om de werking duurzaam in de organisatie te integreren.
Dankzij deze operationalisering beschikt VDAB vandaag over een stevig kader én databank om marktconformiteit onderbouwd en transparant te beoordelen. VDAB-experten zijn zelf in de lead gezet om toekomstige analyses te doen en projectoffertes transparant te toetsen, met als doel een optimaal kostenefficiënte projectprijs te bereiken.
We zijn heel tevreden met de resultaten. De hands-on mentaliteit van het projectteam zorgde voor bruikbare oplossingen voor onze uitdagingen, die we direct geïmplementeerd hebben en nu zelf in de vingers hebben
Datagedreven werkwijze met blijvende waarde voor VDAB
Dit traject toont de waarde van finance transformation aan. De impact van de nieuwe werking is voelbaar tot bij de eindgebruiker en draagt bij aan de doelstellingen die VDAB nastreeft. Dankzij de ontwikkeling van een datamodel en databank beschikken VDAB-experten nu over een duurzame oplossing om toekomstige analyses zelf te doen en projectoffertes transparant te toetsen.
Het geeft veel voldoening om te zien dat VDAB de nieuwe werking en tools zelfs in de conceptfase al voorzichtig aan het testen waren. Dit geeft aan dat onze oplossing en aanpak écht een antwoord was op de uitdagingen waar VDAB mee zat.
