Voordelen van een externe project manager tijdens een digitaal transformatieproject

Ervaring en deskundigheid

Een externe projectmanager brengt jarenlange ervaring met zich mee in het managen van digitale transformatieprojecten bij diverse bedrijven. Ze zijn bekend met de valkuilen en best practices, en hun kennis stelt hen in staat om de juiste strategische beslissingen te faciliteren en potentiële problemen vroegtijdig te identificeren en op te lossen. Deze problemen kunnen zich situeren op vlak van masterdata, testscripts, detail van de blueprint, processen, en diverse andere domeinen.
Hedwig Hulpiau, een projectmanager met ervaring in D365 F&O-implementaties, neemt deze rol op bij Dewulf.

Neutraliteit en objectiviteit

Interne projectmanagers kunnen onbewust beïnvloed worden door interne politiek en belangen. Eigen carrièreperspectieven kunnen eveneens belemmerend zijn in discussies.

Een externe projectmanager kan echter neutraal optreden in discussies en conflicten tussen afdelingen. Dit zorgt ervoor dat beslissingen gebaseerd zijn op wat het beste is voor het project en de organisatie als geheel, in plaats van op interne machtsverhoudingen.

"Onze projectmanager zorgt ervoor dat we tijdens het project het vooropgestelde doel nooit uit het oog verliezen", zegt Janpieter Masselus, CFO bij Dewulf. "Waar nodig houdt ze ons de spiegel voor, en helpt ze ons de juiste prioriteiten voorop te stellen. Ik ben ervan overtuigd dat we dankzij Hedwig sneller het gewenste einddoel zullen bereiken, mede dankzij haar professionele, planmatige aanpak.”  

Ondersteuning voor de integrator

Een externe projectmanager fungeert als een brug tussen de organisatie en de integrator. Hun expertise stelt hen in staat om technische en functionele vereisten duidelijk over te brengen, wat misverstanden minimaliseert en de samenwerking optimaliseert. Bovendien kunnen zij snel reageren op vragen en zorgen van de integrator, wat de implementatiesnelheid en -kwaliteit verhoogt.

Patrik Luca, managing director bij 9altitudes Belgium, bevestigt dit: “Wij zien als 9altitudes in het algemeen een hogere tevredenheid en een betere oplevering wanneer onze klant een externe projectmanager inschakelt, of het nu gaat om een ERP, dan wel een CRM, Field Service, digitale werkplek of BI-oplossing. En meestal is het een combinatie van meerdere van deze bedrijfsapplicaties, zoals bij Dewulf, die geïmplementeerd worden om een integratie tussen de verschillende afdelingen binnen het bedrijf mogelijk te maken. Uiteindelijk is het niet de dagelijkse kerntaak van onze klant om dergelijke complexe digitale trajecten te beheren.”

Focus op de ERP-implementatie

Interne medewerkers hebben vaak hun reguliere taken naast het project, wat hun aandacht kan verdelen. Een externe projectmanager daarentegen kan zich volledig richten op de ERP-implementatie. Deze exclusieve focus zorgt voor een grotere kans op een succesvolle afronding binnen de gestelde tijd en budget.

Hedwig Hulpiau: “Een ERP-implementatie is ingrijpend voor de hele organisatie. Het beheren ervan vergt de nodige aandacht en tijd, zodat het project efficiënt kan evolueren tot een succesvolle go-live".

Een externe projectmanager als sleutel tot ERP-succes

Het inschakelen van een externe projectmanager voor een ERP-implementatie biedt tal van voordelen. Van hun uitgebreide ervaring en objectiviteit tot hun vermogen om te fungeren als brug tussen de organisatie en de integrator.

 “Als 9altitudes ervaren we dat implementatieprojecten met een externe projectmanager, zoals Hedwig, beter lopen met een grotere tevredenheid bij de klant, maar ook bij onze eigen consultants", zegt Patrik Luca. "De inzet van een centrale contactpersoon die helpt beide partijen te aligneren en elkaars taal te begrijpen, zorgt ervoor dat onze mensen zich meer op hun kerntaken kunnen toeleggen en beslissingen sneller genomen worden, wat de efficiëntie dan weer ten goede komt...”

Janpieter besluit: “Een dergelijke complexe projectimplementatie blijft hard zwoegen". "Zoveel is zeker. Maar de toegevoegde waarde van onze externe projectmanager werd voor ons wel heel snel duidelijk. Hedwig slaagt erin om ons op de juiste manier en op het juiste tempo mee te nemen en te (bege)leiden richting ons doel. Daarnaast heeft ze een uitstekende fit met onze bedrijfscultuur en onze mensen, wat een belangrijke voorwaarde is. Het is aangenaam samenwerken, en we hebben zelf ook al veel geleerd uit haar projectaanpak, wat ongetwijfeld ook z’n vruchten zal afwerpen bij toekomstige nieuwe projecten. Ook dat is mooi meegenomen.”