Handreikingen voor een effectieve beleidsimplementatie van wet- en regelgeving

In de praktijk zien we dat organisaties moeite hebben met het vinden van een consequente implementatie en een eenduidige aansluiting tussen:

• Wet- en regelgeving op het beleid van de financiële instelling;
• Vertaling van het beleid naar een deugdelijke en heldere werkinstructie;
• Zorgen voor een eenduidige uitvoering en een transparante aantoonbaarheid daarvan.

Hefboomeffect

In het beleid van organisaties wordt wet- en regelgeving niet altijd even helder en concreet uitgewerkt, waardoor er meerdere interpretaties mogelijk kunnen zijn. Daarom is het van belang dat de interpretatie eenduidig wordt gedaan en dat er een normstelling wordt bepaald. Indien dit niet vooraf in het beleid wordt meegenomen, ontstaat er ruis in de vertaling naar werkinstructies. Daaropvolgend ontstaat een hefboomeffect die een nog grotere ruis veroorzaakt in de uitvoering van het werk. De aantoonbaarheid wordt achteraf troebel en er is veel extra en onnodig reparatiewerk of controlewerk noodzakelijk. Indien een heldere normstelling niet vooraf in het beleid wordt opgenomen, ontstaan er nadelige bijeffecten in de kwaliteit van het werk, in de energie van mensen en uiteindelijk in de cultuur van de organisatie zelf.

Wet- en regelgeving interpreteren en implementeren

De risico-gebaseerde aanpak bepaalt, dat financiële instellingen zelf hun kaders moeten stellen, waarin zij hun risico’s beheersen. In de ruimte van de wet- en regelgeving dient de betreffende financiële instelling haar eigen normen te bepalen op:

• Hoe wet- en regelgeving wordt geïnterpreteerd;
• Wat niet alleen vanuit de wet, maar ook vanuit de financiële instelling zelf wel/niet geaccepteerd wordt qua compliance en risk appetite;
• Handvaten aanreiken voor de werkinstructies en kaders, waarbinnen de vertaling naar de dagelijkse uitvoering van werkzaamheden dient plaats te vinden.

Betrek stakeholders en medewerkers

We begrijpen dat dergelijke implementaties van wet- en regelgeving complex zijn, omdat beleidsimplementaties de gehele organisatie raken en veel stakeholders kent.

Duidelijkheid creëren door voorafgaand aan het beleidsproces over een aantal punten de discussie te zoeken met de toezichthouder wordt als “lastig” ervaren. Niet alleen vanwege de scheiding van functies, maar ook omdat je daarbij de toezichthouder in jouw eigen keuken laat kijken. Zowel de financiële instelling als de toezichthouder zijn echter gebaat bij een goede naleving van wet- en regelgeving. Een gesprek over de geest en de letter van de wet hoort daarbij.

Implementatie van wet- en regelgeving raakt alle afdelingen, waaronder commercie, marketing, operatie, risk, compliance, juridische afdeling, finance & IT. Er zijn veel stakeholders bij betrokken, zoals directeuren, managers & professionals. Er zijn veel schakels en overdrachtsmomenten in het proces. Dat maakt het juist zo complex.

In de overdrachtsmomenten van beleid naar werkinstructie en vervolgens van werkinstructie naar uitvoering ligt ruis op de loer. Op het moment dat ruis als een waterval doorsijpelt in de rest van de organisatie, ontstaat er een hefboom, die een nog grotere ruis veroorzaakt in de uitvoering van het werk.

Helderheid vooraf: geen ruis in de organisatie

De keuze is: helderheid vooraf of ruis in de organisatie laten stromen. Ruis kost onnodig veel tijd, veroorzaakt veel discussies en brengt negatieve energie. Daarom is het noodzakelijk om vakbekwame medewerkers vanuit de uitvoering als klankbord te betrekken in het beleidsproces om zodoende een completere lijst van de te verwachte discussiepunten te verzamelen.

Ondanks dat iedereen dit weet, is de praktijk weerbarstig. Uitvoerende medewerkers worden onvoldoende betrokken. Beleid is iets voor stafmensen, die vaak ver van de dagelijkse praktijk staan. Werkinstructies zorgen voor discussies op de werkvloer. In de uitvoering is vaak onvoldoende begeleiding en/of instructie en vaak onvoldoende expertise (helpdesk) beschikbaar om helderheid te verschaffen.

Samenvattend

Geconcludeerd kan worden, dat bij velen bekend is dat door implementatie van wet- en regelgeving ruis wordt veroorzaakt, maar wat daaraan ten grondslag ligt wordt niet adequaat opgepakt. De ruis wordt niet omgezet naar helderheid.

Daarom moeten er duidelijke normen gesteld worden, stakeholders voor het beleidsproces betrekken op normdiscussies, uitvoerende medewerkers betrekken bij te verwachte discussiepunten in de uitvoering, waardoor helderheid vooraf kan worden verkregen en een éénduidige aansluiting tussen de overdrachtsmomenten kan worden gerealiseerd. Er ontstaat dan een effectieve beleidsimplementatie met een positieve impact op de cultuur van de organisatie.

Contact

Wilt u meer weten over onze aanpak en sparren over effectieve beleidsimplementaties van wet- en regelgeving? Neem dan contact met ons op, wij gaan graag met u in gesprek:

• Chiel-Jan Leegerstee | Consultant Risk & Compliance | +31 6 20 66 41 61
• Rob Smeets | Business Leader | +31 6 27 04 70 90