Agil ins Ziel: Leistungsgenaue Abrechnung im Facility Management

Kunde

Der Kunde ist ein weltweit agierendes Unternehmen für Facility Management, das mit einer halben Million Mitarbeitern knapp zehn Milliarden Euro jährlich erwirtschaftet. Die Dienstleistungen umfassen unter anderem technisches Gebäudemanagement, Reinigung, Food Services, Sicherheitsdienste und Bauen im Bestand. Letzteres war auch in diesem Projekt gefragt: Im laufenden Betrieb musste eine neue Lösung zur vertragsgerechten Datenaufbereitung geschaffen werden. Und zwar möglichst schnell.

Großer Auftrag, großer Aufwand

Das Unternehmen übernimmt das Facility Management großer Unternehmen. Es zog über eine Ausschreibung einen großen Auftrag an Land, der mit komplexen Vertragsanforderungen einher kam: Der Kunde erwartete über eine Open Book Policy teils stundengenaue Abrechnungen aller Leistungen inkl. individueller Zuschlagssätze und Umlagen: Welche Leistungen werden zu welchem Preis auf Einzelposten-Ebene in Rechnung gestellt? Antworten auf detaillierte Fragen waren mit dem gegenwärtigen System nicht umsetzbar. Das Unternehmen brauchte schnell eine neue Lösung für den gesamten Prozess, von der Leistungserfassung bis zur Rechnungsstellung.

Die Mitarbeitenden des Unternehmens waren zu stark ins Tagesgeschäft eingebunden, um Kapazität für das Projekt aufzubringen. Deshalb suchte das Management Hilfe bei TriFinance. Der genaue Inhalt des komplexen Vertragswerks war unseren Beratern zu Anfang noch nicht bekannt. Sie arbeiteten sich in die Aufgabenstellung ein, evaluierten verschiedene Alternativen von BI- und Datenbanklösungen und erkannten schnell: Ein Projekt, wie gemacht für Scrum!

TriFinance: Ihr Bauleiter fürs Bauen im Bestand

Der agile Ansatz führt zu frühen, funktionierenden Lösungen im laufenden Betrieb, die das Team wiederholend auf ihren Leistungsumfang überprüft. Die Zwischenversionen testet die Finance-Abteilung des Kunden regelmäßig und gibt das Feedback und neue Anforderungen zurück zum externen Entwicklungsteam. So formt sich über die Zeit eine von Beginn an funktionierende Software, die allen Anforderungen gerecht wird.

TriFinance händigte dem Kunden eine von Experten individuell programmierte Lösung aus. Das System läuft auf der Basis von Microsoft SQL BI Stack, das an die operativen Zeiterfassungstools und das ERP-System von SAP angebunden ist. Neue Lösungen für Front- und Backend erfüllen alle Anforderungen des Kunden. Ein transparenter Leistungsnachweis begleitet nun jede Rechnung und stellt die vertragskonforme Abrechnungsfähigkeit nach der Open Book Policy sicher. Eine übersichtliche “Rechnungsbegleitende Unterlage” sichert seither die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller erbrachten Leistungen in Richtung Kunde.

Am Wettbewerb vorbeisprinten

Das neue Tool wurde zum wichtigen Steuerinstrument für das Tagesgeschäft und Grundlage für die Monatsabschlüsse. Die Ist-Kosten lassen sich per Cube-Technologie detailliert nach Wunsch wiedergeben. Das interne Controlling nutzt die SQL-Reportings und kann auf deren Basis strategische Entscheidungen besser treffen und Optimierungspotenziale identifizieren. Der Kunde profitiert über den Großauftrag hinaus von langfristig verbesserten Möglichkeiten im operativen und strategischen Controlling.