Alle overheidsinstellingen kunnen - als het goed is - e-facturen verwerken. Dat is namelijk in 2019 verplicht gesteld. Toch blijkt de adoptiegraad van e-facturatie bij veel gemeenten laag. Dat is jammer. Het gereedschap is er. Eenmaal ingezet werkt het als katalysator voor meer digitale verandering. Maar hoe verhoog je de adoptiegraad? TriFinance schreef in opdracht van het ministerie van BZK een handreiking die gemeenten daarbij helpt.
Sneller en nauwkeuriger werken met facturen
In tegenstelling tot een papieren factuur (of de pdf als bijlage aan de mail) is een e-factuur (of e-invoice) een digitaal bestand dat eenvoudig te verwerken is door geautomatiseerde systemen. Bij ontvangst kan de financiële software deze e-facturen eenvoudig controleren.
Op de lange termijn versnelt dit het factuurverwerkingsproces, verlaagt het de werkdruk en maakt het de verwerking van facturen veiliger (minder kans op fouten). Voor de korte termijn is het verwerken van e-facturen vooral een mooie opstap om de digitalisering van de gemeente een impuls te geven. Omdat het wettelijk verplicht is deze optie te bieden, is de kans groot dat alle middelen voor e-facturatie beschikbaar zijn.
Onafhankelijk advies over e-facturatie
Maar hoe krijg je de gemeenten zo ver om op grote schaal e-facturen te gaan verwerken? TriFinance geeft advies over (onder meer) e-facturatie en de bijkomende implementatie. In 2021 sloten wij ons aan bij het NMBF (Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Procurement). De voorzitter van dit platform is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). TriFinance heeft een software onafhankelijke positie, zodat we alle mogelijke opties voor onze klanten kunnen afwegen.
Richtlijn schrijven in opdracht van BZK
Door de onafhankelijke positie van TriFinance, zijn wij goed gepositioneerd om een richtlijn te schrijven die vrij is van een vooraf gekozen oplossing of leverancier. Om deze stelling te testen, heeft BZK ons gevraagd een handreiking te schrijven waarmee gemeenten aan de slag kunnen. Binnen Nederlandse gemeenten is er nogal veel verschil in het gebruik van e-facturatie. Grotere gemeenten verwerken wel 80 procent van de facturen automatisch, terwijl andere gemeenten onder de 1 procent blijven steken.
Hoe krijg je gemeenten zo ver om op grote schaal e-facturen te verwerken?
E-facturatie blijkt vaak ongebruikt digitaal gereedschap
Er zijn vele redenen om de aanwezige e-facturatie oplossing links te laten liggen. Zo komt het voor dat een leverancier die om de optie vraagt, onterecht te horen krijgt dat het niet mogelijk is. De factuur komt vervolgens gewoon weer op pdf in de mail. Een gemiste kans. Dat is jammer. Hoe hoger de adoptiegraad, hoe eerder de gemeente voordeel doet met de investering in e-facturatie. Ongebruikt gereedschap kost alleen maar geld. Daarnaast stimuleert het bedrijven om deze overstap te maken. Juist de gemeente doet lokaal veel zaken waardoor e-facturatie de bredere digitalisering van Nederland goed kan stimuleren.
Handreiking e-facturatie voor gemeenten
De handreiking e-facturatie voor gemeenten helpt gemeenten om e-facturatie vol te gaan benutten. Het bevat een plan van aanpak (het e-facturatiekompas). Daarin staat uitgebreid antwoord op de vraag ‘wat is de beste manier om e-facturatie binnen onze gemeente succesvol uit te rollen?’ De handreiking bevat tips van gemeenten die inmiddels e-facturatie succesvol hebben geïmplementeerd. Dit hebben we aangevuld met eigen expertise die is opgedaan bij implementatietrajecten. Wie de diepgang zoekt, vindt in de handreiking praktische voorbeelden en verwijzingen naar templates en andere behulpzame bronnen.
