Analyse aankoopproces bij lokale besturen - inzichten

Methodiek

Voor het creëren van een zo volledig mogelijk totaalbeeld van het aankoopproces werd een vragenlijst opgesteld, verdeeld over drie luiken. Het eerste luik richtte zich op algemene vragen omtrent de structuur van de financiële dienst, de aankoopprocedure en een zelfevaluatie van het bestuur. In het tweede luik werden gerichte vragen gesteld over het validatieproces, de delegaties, de goedkeuringsflow van bestelbonnen en facturen, evenals het proces rondom de kredietvaststelling en -overschrijding. Het derde luik was specifiek gericht op overheidsopdrachten, waarbij onder andere de kennis in het bestuur, de personeelsbezetting, het contractbeheer en de aan- of afwezigheid van een centrale aankoopdienst werden bevraagd. Bijkomstig werden enkele uitgaven van 2021 en 2022, die de drempel van de aanvaarde factuur overschreden, nader bekeken.

Na het interview werden de risico’s, valkuilen en pluspunten in het proces geïdentificeerd en geëvalueerd op basis van waarschijnlijkheid en ernst, met scores tussen 1 en 9. Deze risico’s werden vervolgens geplaatst op een risicomatrix. Het eindrapport werd mondeling toegelicht, zodat besturen naar de toekomst toe gerichte maatregelen kunnen nemen.

Opvallende bevindingen

1. Sterktes

Lokale besturen zien het belang van een uniforme aankoopprocedure voor de stad/gemeente en OCMW. Deze procedure wordt over het algemeen organisatiebreed bekendgemaakt en kan ook online geconsulteerd worden. Belangrijk is dat deze procedure duidelijk en allesomvattend is. Het creëren van een draagvlak blijft wel een aandachtspunt.

De financiële dienst heeft een sterk controlerende rol in het financiële proces en hecht grote waarde aan de tijdige en correcte verwerking van facturen. Elektronische facturatie wordt gepromoot vanwege de efficiëntie - en tijdswinst, maar een volledige overstap naar het digitaal ontvangen van facturen is volgens de besturen niet mogelijk doordat kleine lokale handelaren vasthouden aan hun traditionele werkwijze.

De financiële dienst zorgt voor voldoende controle in de hele financiële flow en kent de rechten in de boekhouding toe. Er wordt strikt gelet op functiescheiding in alle besturen. Bij de opmaak van een bestelbon wordt de markt voldoende bevraagd. Bovendien wordt het aanbod van aankoopcentrales kritisch beoordeeld en worden bijkomende prijzen opgevraagd.

2. Valkuilen

Delegaties aan de diensten beperken zich meestal tot het opmaken en goedkeuren van bestelaanvragen en facturen. Het college is budgethouder en staat in voor de goedkeuring van de bestelaanvragen en facturen, wat tot vertraging in het proces kan leiden. In veel besturen is het echter ook een probleem dat diensthoofden niet tijdig valideren. De financiële dienst speelt hierbij een belangrijke rol en zal proactief contact opnemen met de diensten om dit probleem aan te pakken.

In alle besturen wordt een marktconsultatie steeds aanbevolen. Het drempelbedrag voor het opvragen van drie prijzen verschilt echter sterk van bestuur tot bestuur. Dit gaat van het ontbreken van drempelbedragen tot drempelbedragen van 1.500 euro. Uit het interview blijkt dat het bevragen van de markt bij kleine uitgaven tot frustraties en tijdverlies leidt bij zowel collega’s als handelaars. Echter wordt er niet altijd gecontroleerd of deze marktbevraging werd uitgevoerd en of de offertes aan de bestelaanvraag werden toegevoegd.

Positief is dat besturen bereid zijn om kritisch te kijken naar deze drempel en deze eventueel te verhogen. Echter, bijna geen enkel bestuur analyseert jaarlijks hun uitgaven, terwijl dit gericht kan worden gebruikt om te bepalen of er nood is aan het uitschrijven van bijkomende opdrachten. Een jaarlijkse analyse kan ook helpen om efficiëntiewinsten te behalen en onopgemerkte dossiers te ontdekken.

Een goede jaarplanning is essentieel om de werklast beter te spreiden en meer proactief te werken.

3. Risico's

Sommige besturen beschikken over uitgewerkte procedures, echter zijn deze opgenomen in verschillende documenten wat het niet eenvoudig maakt om deze te consulteren. Meer nog, sommige processen zijn nog niet up-to-date waardoor er onduidelijkheid ontstaat in het bestuur. Het beschikken over duidelijke, allesomvattende maar eenvoudige en in klare taal geschreven procedures en richtlijnen zijn noodzakelijk om de financiële valkuilen en risico’s te ondervangen doorheen het hele financiële proces.

Het grootste probleem bij veel kleine besturen blijft de kwetsbare positie op vlak van personeel. Het is niet altijd eenvoudig om over een goed back-up systeem te beschikken met een beperkte personeelsequipe. Zo beschikken de meeste besturen niet over een centrale aankoopdienst, maar wordt de materie overheidsopdrachten toevertrouwd aan één persoon, wat leidt tot een grote werklast en risico’s bij langdurige uitval. Op deze manier is de kennis en ervaring beperkt in het bestuur. Het voorzien van back-ups of het inrichten van een centrale aankoopdienst is cruciaal om de continuïteit in het proces te kunnen garanderen. Bovendien merken we dat de transformatie van de aankoopdienst of aankoper als klantgerichte partner van de organisatie nog niet volledig op punt staat. Deze is nochtans een belangrijke verbinding tussen de interne en externe klant. Procedures dienen hier beter op te worden afgestemd, maar ook het aanwerven van de juiste profielen is een noodzaak.

Een ander groot risico zien we in het beheer van contracten. Vaak gebeurt dit decentraal en worden verschillende methoden gebruikt, zoals Excel en 3P. Veel besturen zijn vragende partij naar een goede tool om dit efficiënt te kunnen opvolgen. Het niet tijdig vernieuwen of uitschrijven van opdrachten brengt juridische risico’s met zich mee.

Het goedkeuren van de facturen wordt toevertrouwd aan de bestellende dienst. In sommige besturen kon niet met zekerheid gezegd worden of de besteller effectief de prijzen toetst aan de prijzen uit de offerte. Ook het nazicht van prijsherzieningen gebeurde niet altijd correct. Dit zijn nochtans belangrijke risico’s die een budgettaire impact hebben op het bestuur.

Conclusie

Het is cruciaal voor lokale besturen om te beschikken over een duidelijke, allesomvattende aankoopprocedure, goed afgestemde processen en voldoende kennis en personeel om overheidsopdrachten op een correcte manier uit te schrijven en op te volgen. Vele besturen zetten al stappen in de goede richting maar we zien nog valkuilen en risico’s doorheen het proces. Zelf geïnteresseerd in een analyse van het aankoopproces? Nood aan (operationele, tactische en/of strategische) ondersteuning bij overheidsopdrachten of bij personeelstekorten? Neem contact op met bart.vandervelde@trifinance.be voor het inplannen van een afspraak.