Subscribe to our newsletter
Reference case

Jarvis en Cashman helpen Shared Service Centre in België te houden

Boudewijn Vanpeteghem Editor Connect on Linkedin

Robots inschakelen om de efficiëntie van het Shared Service Centre (SSC) te verhogen zodat het in België kan blijven. De beweging bij afvalverwerkingsbedrijf Renewi was volop aan de gang toen Project Consultant Kathleen Hansen iemand in het SSC kwam vervangen. Ze werkte er acht maanden en bracht met succes zelf ideeën voor bots aan. De robots kregen alle een naam, zoals Jarvis en Cashman, om duidelijk te maken dat ze een volwaardig lid zijn van het team.

“Door de verbeteroperatie keek ik naar mijn dagelijkse werk steevast met ogen die op zoek waren naar mogelijkheden tot modernisering en robotisering”, vertelt Kathleen, die voor de Blue Chip Boutique Transition & Support in Hasselt werkt. “Zo waren er moeilijkheden met het inboeken van interimmers. Ze stonden in verschillende kosten centers en de informatie van het interimbureau zat in omslachtige files waaruit we de nodige data moesten halen. Dat kon beter. Ik ging samenzitten met collega’s en gaf aan waar de verspilling aan tijd en energie zat. De experts in het team bouwden een robot en kwamen bij mij terug voor het testen ervan.”

Renewi schoolde boekhouders om tot RPA expert.

Kathleen Hansen, Project Consultant

Een ander voorbeeld dat Kathleen geeft, heeft te maken met de kwartaal facturatie aan klanten. “We moesten die over de drie maanden verdelen. De verschillende rapporten en systemen bemoeilijkten de verzameling en controle van de data. Ik bracht de kwestie aan en ook hier leverde RPA efficiëntiewinst op.” Het maandelijks downloaden en opslaan van een grote hoeveelheid facturen werd eveneens aan een bot toevertrouwd. Hij deed het werk ‘s nachts.

Het robotiseren van simpele, repetitieve taken waar veel datavolume mee gemoeid is, helpt om een Shared Service Centre hier te houden en aan de verleiding te weerstaan om het werk te outsourcen naar lagelonenlanden. “Waar ik aan de slag was, hebben ze het goed aangepakt. Boekhouders werden omgeschoold tot RPA expert en de manager daagde hen uit om binnen het jaar door robotisering elk een tijdswinst van 1 fulltime equivalent tot stand te brengen. De opdracht was: zichzelf terugverdienen. Ook kleinere ingrepen, zoals het uitroepen van het ‘RPA team van de maand’, hielpen om iedereen in de beweging mee te krijgen. Er was geen tekort aan motivatie omdat het ging over behoud van werkgelegenheid.”

Een robot werkt nooit meteen perfect. Zet in op continue verbetering.

Wim Van Bael, directeur Group Shared Services bij Renewi

Jaarlijks meer dan 2 miljoen facturen

Project Consultants van TriFinance zijn gepokt en gemazeld in procesdenken. Daardoor zijn ze ideaal geplaatst om van automatisering en robotisering een succes te maken. Het SSC van Renewi in Lommel buigt zich over financiën en human resources. 170 medewerkers en meerdere robots behandelen de HR administratie van zesduizend personeelsleden, de stroom facturen: jaarlijks 1,8 miljoen uitgaande en 370.000 inkomende, en de boekhouding van meer dan veertig vennootschappen.

Renewi is toonaangevend in RPA en Wim Van Bael, directeur Group Shared Services, geeft meerdere adviezen: “Geloof de promopraatjes niet. Optimaliseer uw proces vóór de automatisering. Overtuig je medewerkers dat ze baat hebben bij de robotisering omdat ze werk kunnen doen met meer toegevoegde waarde in plaats van transactionele en repetitieve taken uit te voeren. RPA-ontwikkelaars hebben een IT-achtergrond nodig en een robot werkt nooit meteen perfect. Zet in op continue verbetering. Denk goed na over het beheer van RPA.”

Related content