Er waren meerdere en diverse noden toen Project Manager Leentje Osselaer bij Herita aan de slag ging. Geen erg, om die uitdagingen aan te gaan, had TriFinance de vereiste expertise in huis: Project Consultants Matthijs Boussery en Simon Goderis kwamen mee aan boord. De opdracht van dat drietal? Het financiële beleid voort professionaliseren bij Herita, de vzw die voor de overheid waakt over het onroerend erfgoed in Vlaanderen en bekend staat voor de jaarlijkse Open Monumentendag.
Leentje kon haar brede ervaring goed inzetten bij de Vlaamse organisatie voor onroerend erfgoed.
Herita is de Vlaamse ‘National Trust’ naar het voorbeeld van wat al langer bestaat in Groot-Brittannië. Leentje Osselaer, voormalig financieel directeur, ontwikkelt zich verder als rechterhand van de algemeen directeur. Het is haar eerste project voor TriFinance, waar ze sinds april 2019 werkt voor de Blue Chip Boutique (BCB) ‘Public Sector’. Leentje studeerde Toegepaste Economische Wetenschappen aan de KULeuven en heeft al heel wat kilometers op de teller van haar carrière staan. Bij haar vorige werkgever: de vzw Natuurpunt, was ze 8 jaar financieel directeur. Voordien was ze 6 jaar financieel coördinator van een ngo werkzaam in de ontwikkelingssamenwerking.
“Ik ben blij dat het project langer duurt omdat we zo de tijd krijgen de veranderingen die we, met de klant, uitdenken en implementeren, heel grondig te laten doordringen in de hoofden van alle betrokkenen”, vertelt Leentje. Ze werkt aan de stroomlijning van processen en bekijkt de noden die er zijn om het beheer van de financiën te optimaliseren. In haar coördinerende takenpakket zitten bijvoorbeeld de link tussen de boekhouding en het inhoudelijke werk, de rapportering aan de raad van bestuur, de ondersteuning bij financiële vragen die de overheid stelt.
"Mijn werk bracht aan de oppervlakte dat er onvoldoende aandacht naar inhoudelijke rapportage ging. Ik achtte het een voorwaarde om budgetbeheerders meer inzicht te geven in de boekhoudkundige stromen en om de cijfers meer te vertalen in rapporten die meer tegemoet komen aan de logica van de gebruiker. Inzicht in de subsidiestromen, de giften, de kosten, de investeringen, de herstellingen enzovoort”, stipt Leentje aan. Om deze rapportering te automatiseren, bevroeg Herita verschillende organisaties en het koos voor het aanbod van TriFinance. Project Consultant Matthijs Boussery van de Blue Chip Boutique ‘Management Information & Systems’ (MI&S) startte met de uitwerking van een rapporteringsmodule in Power BI op maat van Herita.
Matthijs Boussery wil expert worden in dataverwerking
Matthijs studeerde Bestuurskunde en Publiek Management aan de UGent, en werkt sinds 2016 voor TriFinance, zijn eerste werkgever. Hij deed al projecten in meerdere sectoren zoals kredietbeheer in de financiële sector, fusie analyse in de zorgsector, reorganisering van diensten en processen in de culturele sector. Eerst maakte Matthijs deel uit van de BCB Public en sinds anderhalf jaar werkt hij voor de BCB MI&S, waar hij zich is gaan toeleggen op Power BI. Het is zijn ambitie om zich daar voort in te bekwamen en, meer algemeen, expert te worden in dataverwerking.
Dat inzicht kwam er gaandeweg. “Ik verrichtte ondersteunende activiteiten in het begin. Dat is waardevol, want het legt een basis voor het verdere werk. De samenwerking met collega’s die elk hun expertise hebben, binnen een BCB en over de grenzen van de units heen, is enthousiasmerend. Ik stak ook al heel wat op van de knowledge circles die TriFinance houdt. Door dat alles kwam ik tot het besef dat de analyse van financiële processen mijn ding is. Tijdens mijn laatste projecten voor de BCB Public Sector deed ik interviews rond rapportage en ik voelde dat ik meer kennis nodig had om te kunnen doorvragen. Mede door gesprekken met mijn coach, koos ik voor een overstap naar MI&S”, legt Matthijs uit. Bij Herita doet hij voor de eerste keer van A tot Z een project rond Power BI. Het is ook de eerste maal dat hij bij de klant de opleiding daarrond verzorgt. Matthijs’ achtergrond is daar ideaal voor: hij kan zijn kennis van de publieke sector combineren met die van de dataverwerking.
Met Matthijs was voor Leentje die flank afgedekt. “ik focuste me verder op mijn ondersteunende en verduurzamende projectwerk’, vertelt ze. Leentje kreeg de bijkomende opdracht de financiële rapportage aan de raad van bestuur onder de loep te nemen en zocht, samen met alle stakeholders, in een eerste fase uit wat die raad aan data, ook niet-financiële, wou krijgen. Er werd een model uitgewerkt voor de strategische werkgroep binnen Herita.
Ook hier stootte Leentje op bijkomende obstakels. Om het werk tijdig klaar te krijgen en om een herbruikbaar model uit te werken, werd Project Consultant Simon Goderis van de BCB Public ingeschakeld. Er dienden een financiële analyse en een model te komen voor elk van de negen sites die Herita beheert, zoals het Koninklijk Paleis op de Meir in Antwerpen, het Trammuseum van Schepdaal, het Fort Napoleon in Oostende, de Molen van Hoeke in Damme en de Abdij van Herkenrode in Hasselt.
Het feit dat we samenwerken over de grenzen van de Blue Chip Boutiques heen is een absolute meerwaarde van TriFinance. Het is een win voor de klant, omdat elke opdracht op de beste manier wordt uitgevoerd.
Simon Goderis implementeert graag ERP-systemen en rapportagetools
Net als Matthijs behaalde Simon een master Bestuurskunde en Publiek Management aan de UGent. TriFinance is ook zijn eerste werkgever en hij is er sinds februari 2019 aan de slag. In zijn vorig project deed Simon aan master data management voor een multinational. Bij Herita moet hij voor elke site het financiële beeld vastleggen en in een model gieten waarmee gemakkelijker en met meer kennis van zaken beleid kan worden gevoerd. “Ik heb veel gesprekken met betrokkenen en maak prognoses tot ver in de toekomst. Ik vertrek van de actuals, kijk de boeken na en raam wat de exploitatie-inkomsten zullen zijn, bijvoorbeeld van de uitbating van de cafetaria”, legt Simon uit.
In zijn berekeningen zitten uiteraard de overheidssubsidies, het grootste deel van de inkomsten. Hij heeft dan te maken met vragen zoals: hoeveel percentage van de schilderwerken betaalt de overheid? “Het model moet kunnen aangeven welke de gevolgen zijn wanneer de toelage van de overheid met bijvoorbeeld 20 procent zou dalen.” De ervaring die Simon tot nog toe opdeed, hebben in hem de interesse doen groeien voor systemen, applicaties, technologie. “Het is de weg die ik verder wil opgaan: ERP-systemen en tools voor rapportage implementeren”, stipt hij aan.
Ook Leentje leert naar eigen zeggen heel wat bij. “Ik kom uiteraard veel te weten over investeringen in onroerend goed en over onderhoudsplannen. Mijn sociale skills verdiepen zich voort door mijn werk met de financiële afdeling, de algemeen directeur en de raad van bestuur. Ik neem de tijd om, zonder bruuskeren, de veranderingen bij iedereen ingang te doen vinden en te laten doorsijpelen totdat alle betrokkenen doordrongen zijn van de nieuwigheden. Simon en Matthijs hebben elk hun expertise en ook zij leerden me nieuwe facetten van de financiële organisatie. Simon kon spelen met data en introduceerde Power Query om relevante data snel samen te krijgen en grote analyses op een overzichtelijke manier aan te pakken. Matthijs bracht Power BI binnen om vanuit een ruime set aan data tot mooie dashboards te komen. Met een druk op de knop, zie je waar de zwakke punten zich bevinden en kan je meteen aan de oplossingen beginnen werken. Ik werk het liefst vanuit een helikopterview en voel me het meest in mijn sas wanneer ik projecten doe die meerdere facetten combineren.”
“Dat we over de grenzen van de Blue Chip Boutiques heen samenwerken, is een absolute meerwaarde van TriFinance. Het is een win voor de klant, want elke taak gebeurt steeds op de beste manier. Voor de consultant is het leuk en motiverend om zijn expertise te kunnen inzetten, te leren van de anderen en als 'tijdelijk' team samen een resultaat neer te zetten”, besluit Leentje.
