Desiree Venema heeft haar master in Finance & Control behaald. Thesis: “E-invoicing binnen een internationale organisatie”

Een niet consistent e-invoicing landschap

Desiree concludeerde dat wanneer er beperkte kennis is van globale e-invoicing verschillen binnen een bedrijf, de financiële medewerkers vaak een eigen gesegmenteerde benadering per land toepassen.

De factoren die e-invoicing beïnvloeden, kunnen meestal worden gelinkt aan verschillen tussen platformen en hoe e-invoicing wereldwijd op verschillende manieren wordt toegepast. Het globale e-invoicing landschap is dan ook niet consistent. Dit geldt zowel voor de technische aspecten als voor de wettelijke vereisten.

Zo wordt in Latijns-Amerika het "clearance model" gebruikt terwijl in Europa voornamelijk het "post-audit model" wordt gebruikt. De verschillen tussen deze twee modellen zijn de uitwisseling van facturen, hoe facturen worden geverifieerd en hoelang een factuur moet worden bewaard of gearchiveerd. Het onderzoek laat zien dat een centrale en proactieve strategie een betere methode is voor de adoptie van e-invoicing binnen een bedrijf dan een decentrale en passieve benadering.

Een casus in Latijns-Amerika

De uitkomst van de roadmap liet zien dat twee landen (Mexico en Brazilië), beide gelegen in Latijns-Amerika, de hoogste prioriteit hadden om de wet- en regelgeving te handhaven. Desiree heeft de facturerings processen binnen Latijns-Amerika met elkaar vergeleken. Hier is vervolgens de huidige situatie en gewenste situatie in meegenomen. Desiree haar aanbeveling voor dit bedrijf is om te stoppen met het adopteren van lokale software oplossingen en te onderzoeken of er voor deze specifieke case een serviceprovider voor alle landen wereldwijd kan worden gebruikt.

Op dit moment ontvangen de landen in Latijns-Amerika de gefactureerde bedragen van de Verenigde Staten. Daarom wordt de factuur verzonden vanuit een Amerikaanse entiteit en worden deze transacties beschouwd als grensoverschrijdende transacties tussen de Verenigde Staten (export) en Latijns-Amerika (import). Mexico en Brazilië verplichten e-invoicing voor alle belastingplichtigen binnen haar eigen landsgrenzen. Aangezien de onderneming momenteel niet als belastingplichtige is gekwalificeerd, zijn de transacties vrijgesteld van e-invoicing verplichtingen.

Toekomstige ontwikkelingen kunnen buitenlandse bedrijven eisen e-invoices te sturen of klanten kunnen hun leveranciers verzoeken een specifiek factuur formaat aan te leveren. Het gebruik van een e-invoicing platform zou potentiële handmatige verwerking van conversie of invoer van huidige facturen naar klant- of landspecifieke portals of toepassingen kunnen verminderen. Bovendien zijn er nog andere voordelen. Denk hierbij aan de mogelijkheid om de efficiëntie van het proces te verbeteren en het verlagen van de kosten.

Meer weten?

Als u dit probleem herkent binnen uw organisatie en hierover wilt sparren of advies wilt krijgen, neem dan contact op met desiree.venema@trifinance.nl

Wilt u up-to-date blijven van alle actuele en aanstaande e-invoicing wet- en regelgeving in meer dan 130 landen? Ga dan snel naar onze website: https://electronicinvoicing.global/