Power BI propulse la transformation du reporting dans un groupe industriel international 

Un groupe industriel mondial, dont le siège européen est en Belgique, exploite plusieurs sites de production et de distribution à travers la région. Son activité tourne autour de la climatisation, fournissant des systèmes techniques avancés permettant aux clients de gérer efficacement leur environnement intérieur.

Le client devait mettre en place de nouveaux systèmes de reporting, car son environnement de reporting et d’analytics basé sur SAP BusinessObjects (SAP BO) fonctionnait encore sur SAP R/3. Le Datawarehouse devait également être migré de SAP BW vers Azure, et le reporting déplacé de SAP BO vers Power BI.

Cette transition constituait le moment idéal pour revoir de manière critique les choix de reporting passés et concevoir des solutions à la fois évolutives et pérennes. L’objectif n’était pas seulement de remplacer SAP BO, mais aussi de réévaluer les décisions antérieures en matière de reporting, de standardiser les KPI entre les filiales et de construire un modèle de reporting pérenne permettant de soutenir la prise de décision tant au niveau du groupe que localement.

TriFinance a joué un rôle clé côté business dans le projet, travaillant en étroite collaboration avec l’équipe projet interne et l’IT sur la modélisation des données et le développement des tableaux de bord, tout en fournissant des conseils pour s’assurer que les besoins métier étaient correctement adressés.

Récemment, l’entreprise a franchi une étape décisive en mettant à jour son système ERP, passant de SAP R/3 à SAP S/4 HANA. Ce changement n’était pas seulement une migration technique, mais une véritable évolution stratégique : passer d’un reporting basé sur les coûts à un reporting basé sur les comptes, et de jeux de données fragmentés à une version unique de la vérité.

Cette transition a constitué le moment idéal pour revoir de manière critique les choix de reporting passés, réévaluer les besoins et concevoir des solutions de reporting pérennes. Power BI a été identifié comme l’outil optimal pour le nouveau système de reporting.

Dans l’ancien environnement SAP R/3, les données financières, de contrôle de gestion et commerciales étaient stockées dans des tables séparées, entraînant des écarts fréquents entre les données de contrôle et de comptabilité. Le reporting financier s’appuyait sur le cube FI, tandis que le reporting de gestion dépendait de l’ancien cube basé sur les coûts COPA. Avec S/4 HANA, ces structures de données ont été profondément modifiées.

Avec la transition vers S/4 HANA, les cubes traditionnels ont été consolidés dans la table universelle ACDOCA, intégrant les données financières et commerciales dans une source unique et centralisée. Cela a permis de résoudre les écarts de longue date entre la comptabilité (FI) et le contrôle de gestion (CO).

Le passage à S/4 HANA a nécessité une approche entièrement nouvelle des modèles de données utilisés et est devenu le moteur d’une transformation complète du paysage de reporting. L’ancien outil de reporting, SAP BO, reposant sur le cube basé sur les coûts, était devenu lent, rigide et obsolète.

Pour construire une solution pérenne, l’entreprise a migré vers Microsoft Azure Synapse Analytics comme nouveau data warehouse et Power BI comme outil de reporting à l’échelle de l’entreprise.

La transition de SAP vers les technologies Microsoft a permis de créer un modèle de données entièrement nouveau. Au lieu de SAP BW et BO, l’entreprise utilise désormais Azure et Power BI pour ses besoins en données et analytics.

Cette transition a entraîné des défis uniques :

• Recueillir les besoins métiers auprès d’un large éventail de parties prenantes, depuis le siège européen jusqu’aux multiples filiales à travers l’Europe.

• Centraliser le reporting pour garantir la cohérence tout en offrant aux filiales la flexibilité nécessaire à leurs opérations quotidiennes.

• Concilier l’ancien reporting (SAP BO) avec les nouvelles définitions de S/4 HANA et Power BI.

• Gérer le changement à grande échelle, en intégrant plus de 1000 utilisateurs dans un délai court.

• Assurer une performance évolutive, avec des rapports utilisés par plus de 1000 utilisateurs et des pics fréquents de 50 à 100 sessions simultanées.

Ces défis ont rendu essentiel l’équilibre entre précision technique, pertinence métier et adoption par les utilisateurs.

« Nous avons été confrontés à deux défis majeurs souvent difficiles à concilier. Le premier consistait à recueillir l’ensemble des besoins métier, et le second à mettre en œuvre ce nouveau reporting de manière centralisée », explique Anke Paelman.

Pour collecter les besoins métier, des ateliers ont été organisés avec différents acteurs, y compris les filiales locales à travers l’Europe et le siège. L’objectif était de comprendre comment ils analysent leurs données et quels insights sont les plus critiques pour leurs opérations.

Ce processus a révélé le besoin d’un reporting transversal, combinant les données sur le pipeline futur, les ventes et les instantanés afin d’offrir une vision globale. TriFinance, en collaboration avec l’équipe interne, les utilisateurs finaux et l’IT, a traduit ces besoins en un flux de reporting fournissant à la fois des insights détaillés et une perspective globale de l’activité.

Progressivement, de nouvelles sources de données ont été intégrées dans le périmètre du reporting. À mesure que le modèle de données s’élargissait, il a été nécessaire de prendre des décisions judicieuses sur la manière de répartir l’information entre les différents modèles de reporting.

L’un des changements les plus importants a été le passage de SAP BW/BO à des datasets Power BI construits sur Azure. Plutôt que de créer un modèle monolithique unique, TriFinance a conçu plusieurs modèles Power BI :

« Nous avons commencé à créer plusieurs modèles de données dans Power BI, chacun se concentrant sur un domaine spécifique », explique Fleur Snauwaert. « Par exemple, un dataset client regroupant toutes les données relatives aux clients. Un autre dataset plus global contenant des données agrégées provenant de tous les périmètres de reporting (Pipeline, Ventes, Instantanés, …) ».

Pour garantir la cohérence, l’équipe s’appuie sur des dimensions partagées stockées de manière centralisée dans le data warehouse. Ces dimensions partagées sont utilisées dans tous les datasets Power BI, de sorte que les définitions et hiérarchies restent identiques partout. Cela permet aux utilisateurs de naviguer facilement entre les rapports détaillés et les rapports synthétiques sans confusion.

Le deuxième défi concernait la centralisation : comment maintenir un nombre limité de rapports tout en conservant la flexibilité nécessaire aux métiers.

« Nous avons relevé ce défi en offrant aux utilisateurs finaux une grande flexibilité dans l’utilisation des rapports », explique Anke Paelman. « Les utilisateurs disposent d’options leur permettant de choisir partiellement les analyses qu’ils souhaitent réaliser, tout en gardant à l’esprit la structure centralisée des différents rapports. Les vues personnalisées des utilisateurs peuvent être sauvegardées et ils peuvent facilement revenir à leurs tableaux de bord partiellement adaptés. »

Pour garantir cohérence et comparabilité, des définitions de mesures à l’échelle du groupe ont été établies afin de créer une source unique de vérité. Auparavant, les filiales et les unités opérationnelles du siège utilisaient souvent des définitions différentes dans leurs rapports, ce qui signifiait que les chiffres pouvaient représenter des éléments différents et étaient difficiles à comparer. La standardisation a résolu ce problème : aujourd’hui, il existe une seule façon de reporter, basée sur des définitions et indicateurs partagés, garantissant clarté et comparabilité totale au sein de l’organisation.

Les tableaux de bord offrent également une vue cohérente des données, tant pour la direction que pour les employés. Cela augmente l’efficacité en évitant la duplication des fonctions et crée de la transparence grâce à une version unique et partagée de la vérité.

Dans l’ancien système BO, les utilisateurs travaillaient principalement avec des tableaux. Bien qu’ils fournissent des informations, leur analyse et interprétation demandaient beaucoup de temps. Les besoins métiers avaient dépassé cette approche.

« Notre objectif était de remplacer les tableaux statiques par des rapports orientés action », explique Fleur Snauwaert. « D’un seul coup d’œil, les utilisateurs doivent pouvoir savoir si les performances atteignent les objectifs et comment elles se comparent à l’année précédente ou aux objectifs définis.

Les principaux insights et conclusions synthétiques doivent être immédiatement visibles, avec la possibilité de descendre facilement dans les détails grâce à des pages interactives de drill-through. »

L’un des principaux défis consistait à rapprocher l’ancien reporting dans BO avec les nouveaux indicateurs clés de Power BI. La migration vers S/4 HANA a obligé l’équipe à reconstruire les définitions depuis zéro.

Cette transition a également offert l’opportunité de standardiser des définitions telles que le chiffre d’affaires net et les remises, à travers toutes les filiales. Par le passé, des exceptions étaient souvent accordées localement. Aujourd’hui, l’objectif est de maintenir des définitions uniformes au niveau du groupe.

Cette évolution a toutefois généré des conflits de rapprochement. Les chiffres du nouveau modèle ne correspondent pas toujours aux rapports historiques. Expliquer et cartographier les causes de ces écarts est essentiel. La gestion de ce changement est complexe en raison de son ampleur et de son impact à la fois sur les entités locales et sur le siège.

Un autre défi majeur consistait à garantir que l’infrastructure de reporting puisse supporter plus de 1 000 utilisateurs, souvent avec 50 à 100 sessions simultanées. « Cela nous a obligés à revoir de manière critique chaque partie du modèle de données et des flux de reporting », explique Anke Paelman.

L’équipe a optimisé les datasets et les calculs cruciaux, et effectué des tests de charge approfondis pour s’assurer que le système tiendrait sous des charges réelles. L’optimisation des performances ne concernait pas seulement la rapidité ; elle visait également l’adoption par les utilisateurs. Les rapports devaient se charger suffisamment rapidement pour que les filiales et le siège puissent les intégrer dans leur prise de décision quotidienne.

La transition de SAP BW/BO vers Azure Synapse Analytics et Power BI a offert la flexibilité nécessaire pour concevoir un modèle de données nouveau et plus efficace. Plutôt que de dépendre d’un système monolithique unique, plusieurs datasets simplifiés ont été créés, chacun adapté à son objectif. L’objectif : assurer un reporting stable et performant à l’échelle de l’organisation, sans compromettre le niveau de détail ni l’expérience utilisateur.

Le résultat a été un déploiement réussi de tableaux de bord commerciaux standardisés dans toutes les filiales européennes, réalisé en un seul effort coordonné. En interne, cette opération a été surnommée le « Big Bang », une expérience à la fois stressante et gratifiante : en avril et mai, presque chaque jour voyait un nouveau déploiement pour les collaborateurs ou les managers commerciaux.

Former des liaisons pour favoriser l’adoption
Le parcours a commencé en décembre 2023 avec le premier go-live en Belgique, impliquant 120 utilisateurs. Suite à ce pilote, l’entreprise a formé des utilisateurs clés – appelés liaisons – issus de toutes les filiales. Ces liaisons, utilisateurs principaux des rapports et datasets Power BI, se sont rendues au siège pour une formation approfondie sur les nouveaux rapports, modèles sémantiques et fonctionnalités développées dans les mois précédant le déploiement. Elles ont également apporté un retour crucial pour s’assurer que chaque filiale était prête pour son go-live.

Hyper care et support continu
Après chaque déploiement, les filiales ont bénéficié d’un support intensif de type hyper care pour garantir une transition fluide vers les opérations quotidiennes. Une fois stabilisé, le suivi a été progressivement transféré aux équipes opérationnelles, appuyé par une documentation détaillée et le coaching des équipes de support opérationnel.

Accroître l’adoption par les utilisateurs à l’échelle de l’Europe
En mai 2024, après le go-live de 14 filiales, l’entreprise comptait déjà 915 utilisateurs mensuels sur le système. L’attention s’est depuis portée sur l’adoption par les utilisateurs : aider les filiales à mieux comprendre les rapports et à les intégrer dans les processus décisionnels pour augmenter encore leur utilisation.