ERP’s hebben de afgelopen jaren sterk aan belang gewonnen. Maar wie zijn de mensen die deze systemen implementeren? Welke skills hebben ze? We vragen het aan een paar van onze TriFinance experts. BCB Leader Management Information & Systems (MI&S) Serge Vigoureux, Managers Bert Delaere en Cosie Goudesone en ERP Project Managers Tim De Ryck en Lies Van der Goten bespreken de uitdagingen waar bedrijven soms tegenaan lopen.
De teamleden hebben verschillende opleidingen achter de rug, doorgaans in een economische richting. Ook hun professionele parcours zijn divers. Wat hen bindt is de wens om meer functioneel aan de slag te gaan met ERP-systemen, eerder dan finance-gerelateerde opdrachten. BCB Leader Serge Vigoureux vat het op passende manier samen. “Hier zijn we niet op zoek naar IT’ers, maar naar mensen met een functionele achtergrond. Zij beschikken over de talenten om de rapporteringsnoden van de klant te vertalen naar een systeem en zo een effectieve procesoptimalisatie te realiseren.”
Een systeem dat technisch werkt is niet voldoende. Het management moet uit dat systeem ook inzichten kunnen halen. Dat is de functionele kant van het verhaal, waar vaak onvoldoende rekening mee wordt gehouden
Focus op ERP, maar een geïntegreerd verhaal
“Wij helpen klanten om hun ERP-systemen optimaal te gebruiken”, zegt Cosie Goudesone. “Een systeem dat technisch werkt is niet voldoende. Het management moet uit dat systeem ook inzichten kunnen halen. Dat ze weten waar de winst of het verlies vandaan komt en welke segmenten het meest interessant zijn. Dat is de functionele kant van het verhaal, waar vaak onvoldoende rekening mee wordt gehouden. Het gaat om rapportering, maar ook om het opzetten van het systeem zelf. Dat begint al bij de selectie van de software: door een juiste keuze te maken, is het mogelijk om te rapporteren op de KPI's waar je je bedrijf mee wil sturen.”
Dankzij de aanpak van TriFinance kunnen bedrijven beide facetten laten samensmelten in één project. Naast het ERP-team heeft Management Information & Systems ook een team dat rond data en analytics werkt. “Zo kunnen we de klant begeleiden en de informatiepiramide vormgeven.” De Data & Analytics-piramide biedt een overzicht van concepten om data om te zetten in bruikbare inzichten: Data-acquisitie, engineering, management, analytics en, aan de top van de piramide, data science. Afhankelijk van het maturiteitsniveau van een dataorganisatie zijn een of meer van deze concepten van toepassing. “Dat wij de klant van A tot Z begeleiden zorgt voor gemoedsrust,” zegt Goudesone. “Het is een geïntegreerd verhaal, waarbij één partij alles oplost.”
Een cultuur van kennisdeling
Typisch voor het ERP-team is de vlakke organisatie en een cultuur van kennisdeling. “TriFinance staat erom bekend zijn mensen veel kansen te geven en dat is hier niet anders”, zegt Vigoureux. “We gaan heel bewust om met de stappen die de teamleden willen zetten en proberen die te rijmen met de projecten. Zo werkt iedereen steeds vanuit een intrinsieke motivatie en benutten we ieders sterktes ten volle.”
Het ERP-team functioneert als een expert practice team. Vanuit hun focus bouwen de leden kennis en ervaring op, waarna ze die expertise via allerlei trainingen en overlegmomenten met elkaar delen. “Van kennisprotectionisme is hier allerminst sprake”, vindt Goudesone. Dat kadert binnen een uitgesproken open communicatiestructuur, waarin vragen stellen en een proactieve instelling aangemoedigd worden.
Bert Delaere geeft initiatietrainingen in SAP aan zijn collega’s van Transition & Support, maar is ook manager. “Ik krijg veel energie van het motiveren en het engageren van mensen. Iemand vroeg me eens of ik geen schrik heb dat anderen straks meer weten van SAP dan ik. Het antwoord is "Nee, integendeel". Het is net leuk om collega’s te zien evolueren.”
Veel organisaties merken na de implementatie van de software dat het systeemtechnisch wel functioneert, maar niet de gewenste data en inzichten genereert
Doorgroeimogelijkheden
De cultuur van het team en van TriFinance in het algemeen leidt logischerwijs tot groei- en doorgroeimogelijkheden. “We krijgen zelf de keuze hoe we willen doorgroeien”, zegt Tim De Ryck. “Als expert in een bepaalde module of ERP-pakket, of net verticaal richting meer taken in project management. Er is niet één vastgelegd groeipad, we mogen onze carrière zelf vormgeven. De honger om bij te leren is een belangrijke karaktertrek om in deze job te excelleren.”
“De get up or get out-methode is hier niet van toepassing”, zegt Cosie Goudesone. “Als je op je plaats zit en niet per se uitkijkt naar een nieuwe rol, is dat ook prima.”
De valkuilen van een ERP-implementatie
Het ERP-team helpt midmarketbedrijven met het beslissingscentrum in België, over allerlei sectoren heen. De nood aan ondersteuning is reëel, want de bedrijfswereld krijgt te kampen met heel wat hindernissen op vlak van ERP. “Veel organisaties merken na de implementatie van de software dat het systeemtechnisch wel functioneert, maar niet de gewenste data en inzichten genereert”, schetst Bert Delaere een vaak voorkomend probleem. “Of ze blijven vasthouden aan hun oude manier van werken, waardoor het nieuwe systeem niet naar behoren presteert“, aldus Project Manager Lies Van der Goten.
Ook Goudesone ziet enkele valkuilen. “Door organische groei of een overname kunnen processen gedateerd raken. Als je ze niet update voor de implementatie in een nieuwe omgeving, loop je tegen de lamp. Hetzelfde kan gebeuren bij de selectie van een pakket. Als je voordien met pakweg SAP werkte en daar gewoon mee verdergaat, loop je mogelijk enkele troeven van een Microsoft Dynamics 365 F&O, Infor M3 of Oracle mis. Bedrijven die enkel met een technische partner in zee gaan, onderschatten ook meer dan eens de tijd die nodig is om de software te testen. Dan kom je in tijdsnood bij de go live en ga je onvoorbereid live, met mogelijk zware gevolgen voor de werking van het bedrijf en de kosten van het project. Rechttrekken na go-live is aanzienlijk duurder dan voor go-live. Een partij zoals TriFinance kan ondersteunen in project management. Wij zetten stevige key-users op de juiste plaatsen en help organisaties om van een technisch OK systeem naar een performant systeem te gaan, waarbij het ERP pakket werkt voor jou in plaats van andersom.”
De pakketten komen voor circa 80 procent overeen, maar het is met die laatste 20 procent dat je het verschil kan maken. Op die manier kunnen we steeds een juiste match vinden en een implementator waar nodig ook challengen
Systeemonafhankelijke vertaler-tolk
Door het ERP-team van TriFinance onder de arm te nemen als tussenschakel, zetten bedrijven die hindernissen buitenspel. Lies Van der Goten licht toe. “Een software-implementator kan de behoeften van een organisatie soms niet helemaal inschatten. Omgekeerd begrijpen de mensen bij een bedrijf niet altijd welke richting de technische partner uit wil. Wij snappen beide kanten en zorgen ervoor dat de requirements passend vertaald worden.” Lijnrecht tegenover een implementator staat het team evenwel nooit. Het focust op samenwerking en streeft naar een rol als vertaler-tolk.
“We zorgen ervoor dat onze klanten goed voorbereid zijn op elke fase van het traject, op elke workshop”, zegt De Ryck. “Zo lopen ze geen vertraging op, wat anders wel vaak gebeurt.”
"Alles start met het identificeren van het juiste ERP pakket," zegt Goudesone. "De pakketten komen voor circa 80 procent overeen, maar met die laatste 20 procent maken ze een verschil tegenover elkaar. Wij zoeken naar de juiste match tussen noden van de klant en ERP pakket. Door onze ervaring weten we vaak al vrij snel welk pakket een kandidaat is en welk pakket onvoldoende zal matchen".
Een belangrijk punt, vindt ook Vigoureux. “Wij zijn systeemonafhankelijk en leveren objectief advies, onderbouwd door onze ervaring en gericht op de lange termijn.” Over het hele traject geeft het Expert Practice team zijn klanten een broodnodige boost in kennis. “Het is niet meer dan logisch dat klanten niet altijd over de resources beschikken om sommige taken uit te voeren of knopen door te hakken”, stelt De Ryck. Vigoureux stemt daarmee in. “De werknemers van een klant maken in hun loopbaan misschien tweemaal een ERP-implementatie mee. Wij doen het continu. Dat is het verschil.”
De werknemers van een klant maken in hun loopbaan misschien tweemaal een ERP-implementatie mee. Wij doen het continu. Dat is het verschil.
Brug en doorgeefluik
Dat het ERP-team een rol van bruggenbouwer opneemt, staat buiten kijf. Dat is ook het geval binnen een bedrijf en zijn verschillende afdelingen. “Vaak zijn er heel wat departementen bij betrokken en dan is het niet uitgesloten dat er wrevel ontstaat”, zegt Van der Goten. “Dan ben je ook de brug – en soms het doorgeefluik – tussen die mensen. Gelukkig is het als externe partij dikwijls gemakkelijker om eventuele interne problemen aan te kaarten en op te lossen.”
Het is voor het team zaak om niet alleen na te gaan wat het beste is voor Finance, maar eveneens de impact op en de noden van de andere afdelingen in te schatten. Goudesone: “Wanneer je de mensen kan samenbrengen en in onderling overleg een oplossing ontwikkelt die werkt voor iedereen, dan creëer je echt toegevoegde waarde.”
Vaak zijn er heel wat departementen bij betrokken en dan is het niet uitgesloten dat er wrevel ontstaat. Dan ben je ook de brug – en soms het doorgeefluik – tussen die mensen
People skills
Met het oog op die positie van bruggenbouwer beschikt een succesvol ERP-teamlid naast functionele kennis, een analytische geest en een kritisch perspectief tevens over een dosis communicatieve en people skills. “We komen bij verschillende klanten terecht, in verschillende settings”, zegt Bert Delaere. “Daar moet je toch mee om kunnen, zodat je iedereen steeds blijft motiveren om voluit deel te nemen aan zo’n traject.”
“Ook mag je je niet te snel uit het lood laten slaan tijdens een project”, voegt Goudesone er nog een voornaam persoonlijkheidskenmerk aan toe. “Want de eerste implementatie die volledig vlekkeloos verloopt, die ben ik nog niet tegengekomen. Er duikt altijd wel een of ander probleem op. Dan is het essentieel om met een open geest op zoek te gaan naar een oplossing. Als je die instelling combineert met voeling voor economie en voor systemen, en als je niet puur met cijfertjes wil werken en echt met beide voeten in de business wil staan, ben je bij ons aan het juiste adres.”