Het optimaliseren van financiële processen is voor veel bedrijven een uitdagende opdracht. Het gebruik van Robotic Process Automation (RPA) kan hier een belangrijke bijdrage leveren, omdat voorspelbaar en repetitief handmatig werk geautomatiseerd wordt. Bij Renewi, een toonaangevende speler in het ophalen, recycleren en produceren van secundaire grondstoffen, werden al in 2017 de eerste RPA-stappen gezet. Tijd voor een grondige toelichting door Thomas van Dijk, Manager Projects & Support, en Wim Van Bael, Group Shared Service Director bij Renewi.
Wie recycling, afvalbeheer en duurzaamheid zegt, zegt Renewi. Met ruim 160 vestigingen in 6 landen is het een absolute topspeler in de sector van afvalverwerking en recyclage. Het bedrijf ontstond in 2017 na een fusie van Shanks Group plc met Van Gansewinkel Group bv.
Renewi zamelt afval in en herwerkt het tot bruikbare secundaire grondstoffen, zoals gerecycleerd papier, metaal, kunststof, glas, hout, bouwstoffen, compost en energie. Op die manier levert dit innovatieve bedrijf een belangrijke bijdrage aan een circulaire economie.
Shared Service Center als koploper in RPA
Niet enkel in zijn core business zet Renewi voluit in op innovatie. Ook op het vlak van organisatie en digitalisering wil het bedrijf toonaangevend zijn, met een performant Shared Service Center dat in België gevestigd is en waar vandaag ongeveer 180 medewerkers aan de slag zijn. Want om dit service center in België te houden, speelt RPA al enkele jaren een cruciale rol.
Onder leiding van Thomas en Wim werden in 2017 de eerste stappen gezet in het RPA-traject. Hiermee was Renewi in zijn sector een van de eerste bedrijven die investeerde in deze technologie. Door het opnemen van die voortrekkersrol betaalde de onderneming het nodige leergeld, want al snel bleek dat een externe RPA-implementatiepartner te weinig inzicht had in interne financiële processen en informatiestromen van het afvalverwerkingsbedrijf.
Groen licht voor lean management
Met andere woorden: exit externe RPA-tool en implementatiepartner, en groen licht voor het opzetten van een structuur waarbij interne finance processen uitgebreid doorgelicht werden en collega’s uit finance teams de opdracht kregen om zo lean mogelijk te denken, eigen takenpakketten in vraag te stellen, op zoek te gaan naar opportuniteiten voor automatisering en vertrouwd te raken met roboticstoepassingen. Een intensief traject, maar wel een waarbij vrijgemaakte resources uiteindelijk binnen een jaar terugverdiend zouden worden.
Het vieren van kleine en grote RPA-successen zorgt voor een groter draagvlak bij medewerkers.
Evolutie naar hybride model
De voorbije jaren werd dit proces voortdurend op punt gesteld. Concreet werden analisten en developers ondergebracht in een centraal team, met een betere kennisuitwisseling als een van de resultaten. Ook op het vlak van infrastructuur volgden de nodige aanpassingen: robots werden naar een datacenter overgebracht en de licentiestructuur werd aangepast. Thomas en Wim streven naar een hybride model met enerzijds een centrale structuur en anderzijds decentrale innovatie-initiatieven die bottom-up binnen de organisatie opborrelen.
Van transactioneel naar business Shared Service Center
Dit intensieve RPA-traject leverde al indrukwekkende resultaten op binnen Renewi. Zo steeg het aantal door robots geboekte memo’s naar ruim 1500 stuks tijdens de drukke dagen van de maandafsluiting, worden jaarlijks ruim 10.000 leveranciersaanmaningen uitgelezen, gecontroleerd en in een gerobotiseerde actie omgezet en worden maandelijks enkele honderden klantcases over facturen gerobotiseerd afgewikkeld.
Die knappe resultaten zijn mogelijk dankzij continue inspanningen binnen de organisatie om robotprocessen te bouwen en te integreren. Anno 2023 zijn binnen Renewi al circa 100 robotprocessen van de tekentafel gerold, waarvan er 90 live en beschikbaar zijn en een zestigtal effectief ingepland zijn.
Die scheduling gebeurt in diverse frequenties: terwijl memoboekingen of verzendingen van kopiefacturen naar klanten dagelijks uitgevoerd worden, vinden gerobotiseerde pensioencontroles maandelijks plaats.
Ook vermeldenswaard is het gerobotiseerd overbrengen van operationele gegevens tussen bedrijfssystemen, met onder meer de transfert van 500 transportplanningen in Nederland. Resultaat? Een besparing van twee à drie FTE’s.
Van finance professional tot RPA-specialist
Vormt RPA een bedreiging voor het takenpakket van de finance professional? Integendeel! Omdat robots handmatige en repetitieve (boekhoud)taken overnemen, krijgen finance medewerkers meer tijd voor adviserende taken die collega’s en klanten echte meerwaarde bieden. Volgens Wim en Thomas zullen robots mensen nooit vervangen, al was het maar omwille van de complexe en snel wijzigende (fiscale) regelgeving en bijbehorende rapportagetaken. Een menselijke factor zal nodig blijven om die regelgeving te interpreteren en robots slimmer te maken.
Elke finance professional moet bereid zijn om eigen taken kritisch onder de loep te blijven nemen en transparant te communiceren over tijds- en efficiëntieverspilling in werkprocessen. Ook een open blik richting nieuwe technologieën en de wil om zich hierover constant bij te scholen, creëert mooie kansen om de troeven van RPA binnen de organisatie maximaal te benutten. Binnen Renewi is er trouwens een belangrijke succesfactor aanwezig, met name de ontwikkeling ‘in huis’ van eigen robottoepassingen. Die aanpak op maat van eigen medewerkers wakkert de interesse in RPA verder aan en houdt Renewi in pole positie wat automatisering betreft.
