#Takeaways Rondetafelsessies Financiële maturiteit woonmaatschappijen

Hervorming en schaalvergroting zetten financieel beheer onder druk

De recente oprichting van de vernieuwde woonmaatschappijen heeft nog steeds een significante impact op de organisaties, en dat laat zich sterk voelen in het financieel beheer:

• Fusies vragen tijd: Het kost tijd om te komen tot een volledig geïntegreerde aanpak en om mogelijke efficiëntiewinsten te realiseren.
• Schaalvergroting vraagt verdere professionalisering: Medewerkers moeten anders samenwerken, terwijl data en systemen een robuustere ondersteuning moeten bieden voor de werking. Dit proces verloopt niet vanzelf.

De rondetafelgesprekken helpen woonmaatschappijen om zicht te krijgen op de juiste prioriteiten en een passende aanpak. Ons expertenteam, bestaande uit Els Hellraeth, Stuey Hamelink, Wender Decré en Steve Waeyaert, verzorgde de inhoudelijke bijdragen. De sessies werden vakkundig gemodereerd door Pieter Sellenslagh, onze Expert Manager Public.

De Maturiteitsscan

Om de financiële maturiteit van de woonmaatschappijen concreet in kaart te brengen, ontwikkelde TriFinance een gespecialiseerde Maturiteitsscan. Deze scan is een belangrijk instrument om het financieel beheer te professionaliseren. De Maturiteitsscan is gebaseerd op het prestatiehandboek en helpt u zich voor te bereiden op de vernieuwde evaluatiemethodiek die de Vlaamse overheid de komende jaren uitwerkt.

De deelnemers aan de rondetafelsessies vulden de Maturiteitsscan vooraf in, wat waardevolle inzichten opleverde. De belangrijkste vaststellingen uit de scan wijzen op enkele stevige uitdagingen. Opvallend is dat de scores grotendeels gelijk lopen. Het zwakste punt is het (kosten)beheer van de ingehuurde woningen.

Algemeen vormen financiële planning en kostenbeheersing de grootste uitdagingen. De relatief goede scores voor aankoopbeheer en rapportering van leegstand staan bovendien in contrast met de ervaring van TriFinance op het terrein. We schatten de risico’s en groeikansen veel hoger in.

Financiële planning als prioriteit

Een sterkere financiële planning is een absolute prioriteit voor de woonmaatschappijen. De huidige budgettool van Wonen in Vlaanderen volstaat niet om een robuust en goed financieel beheer te ondersteunen. Een bijkomende uitdaging is dat door de recente fusies de historische data niet altijd beschikbaar of betrouwbaar zijn, wat een financieel risico vormt. Er is dringend nood aan financiële plannen die verder kijken dan de korte termijn, en die toekomstige data expliciet koppelen aan de strategische keuzes voor de toekomst.

TriFinance stelt op de werkvloer nog vaak problemen vast met wanordelijke rekeningstelsels en onzuivere boekingen. Wij adviseren de initiële focus te richten op het correct inrichten van de fundamentele boekhoudkundige processen. In een volgende fase is de ontwikkeling van een essentiële tienjarenplanning noodzakelijk, teneinde de gevolgen van patrimoniumwijzigingen, onderhoudsvereisten en financieringsstructuren gedetailleerd te kunnen visualiseren.

Datagedreven werking en rapportering

Stuey Hamelink gaf een inkijk in de dataknelpunten in de sector en illustreerde een datagedreven oplossing voor de afrekening van huurlasten. Bij veel maatschappijen is die afrekening nog een zeer tijdsintensief proces, waarbij heel wat deelnemers bovendien twijfels uitten over de accuraatheid van het saldo. De over vele bronnen en systemen versnipperde data zorgt mede voor een complexe beginsituatie en resulteert in veel manueel werk. Vanuit onze ervaring stellen we vast dat een groot deel van dat manuele werk kan worden geautomatiseerd.

Vertrekkend van een grondige analyse van de beginsituatie, zoals bronnen en afrekenprincipes, wordt een datamodel ontwikkeld en samen met de medewerkers gevalideerd. Dit datamodel zorgt vervolgens voor de automatisering van de afrekening en biedt tegelijkertijd interessante informatie voor het rapporteringsdashboard.

TriFinance wil samen met de maatschappijen bekijken hoe rapporten op maat kunnen worden ontwikkeld. We vroegen de deelnemers bij welke informatie zij vooral nood hebben aan meer geautomatiseerde rapportering. De resultaten in de groepen liepen wat uiteen. Algemeen zien we een sterke vraag naar inzicht in financiële informatie: budgettering en cashflow forecasting, kostenbeheer en huurlasten. De tweede focus is veel breder en gaat over de opvolging van de indicatoren volgens het prestatiehandboek.

Aankoopbeheer en samenwerking

Op het vlak van aankoopbeheer geven de deelnemers aan de ronde tafel hun eigen beleid een relatief goede score. Dit staat echter in contrast met de vaststellingen die TriFinance in de praktijk maakt. Grote investeringen verlopen doorgaans correct en conform de wetgeving inzake overheidsopdrachten, maar de algemene kennis en brede toepassing van deze regelgeving binnen de organisaties zijn vaak beperkt. Dat gebrek aan beheersing van overheidsopdrachten houdt aanzienlijke risico’s in voor de woonmaatschappijen.

Een duidelijke hefboom om het aankoopbeheer te verbeteren en te professionaliseren, is door sterker samen te werken. Gezamenlijke aankopen, tussen maatschappijen onderling of met externe partners, kunnen de woonmaatschappijen in dit domein aanzienlijk versterken. Ze dragen bij aan financiële performantie, risicobeheersing en een meer efficiënt organisatorisch functioneren.

Opstap naar professionalisering

De rondetafels maken duidelijk dat er nog groeimarge is in de professionalisering van het financieel beheer. De Maturiteitsscan kan helpen om deze groeipunten in kaart te brengen en van daaruit te prioriteren en een actieplan op te maken. Een belangrijke prioriteit is het verkrijgen van beter inzicht in de financiële prestaties, zodat correcte prognoses kunnen worden gemaakt. Dat vergt zowel een sterkere financiële planning als verdere automatisering van de rapportering.