Onze recente ronde fatel 'evolving regulatory expectations', georganiseerd door ACFE Belgium en TriFinance, bracht inzichten van Annemie Pelgrims, TriFinance Expert Practice Leader Risk, en Sonny Luypaert, President ACFE Belgium. Zij deelden hun expertise met deelnemers uit verschillende bedrijven en bespraken de impact van de nieuwe Belgische wet op private opsporing.
Context en achtergrond
De Wet Private Opsporing (WPO), gepubliceerd op 6 december 2024, vervangt de 30 jaar oude wet op de privédetectives. De WPO introduceert een modern, in overeenstemming met GDPR, kader voor private opsporing dat sectorneutraal is: het geldt zowel voor externe detectivebureaus als voor interne functies zoals Internal Audit of HR wanneer zij gerichte onderzoeken uitvoeren.
Wat wordt beschouwd als ‘private opsporing’?
Artikel 3 definieert private opsporing aan de hand van vier cumulatieve voorwaarden. Alle vier moeten gelijktijdig vervuld zijn:
Artikelen reeds van kracht: onderneem nu actie
Hoewel veel uitvoeringsbesluiten nog in voorbereiding zijn, zijn de volgende bepalingen vandaag al wettelijk van kracht en brengen ze nietigheidsrisico’s met zich mee:
Klokkenluiderskanaal – een bijzonder regime
Wanneer een dossier via het klokkenluiderskanaal (WB‑kanaal) binnenkomt, wijzigt het juridische kader:
- De ‘cliënt’ onder de WB‑wet is de wetgever, niet het bedrijf. Het doel is de bescherming van de melder.
- De Belgische wet voegde twee specifieke thema’s toe aan het WB‑toepassingsgebied: sociale fraude en financiële fraude.
- Voor deze twee categorieën mag Internal Audit een onderzoek uitvoeren zonder IBZ‑vergunningsplicht, maar IA moet nog steeds voldoen aan GDPR en WPO.
- GDPR‑compliance betekent: als je de verzamelde informatie wil gebruiken, moet je de onderzochte persoon informeren en inzage geven in zijn/haar persoonsgegevens.
- Als IA systematisch alle onderzoeken via het WB‑kanaal laat lopen, moet het volledig voorbereid zijn op alle meldings‑ en inzageverplichtingen die daarbij horen.
⚠ Belangrijk voor Internal Audit
Als een bedrijf systematisch alle fraudegerelateerde dossiers via het klokkenluiderskanaal laat binnenkomen en Internal Audit vervolgens het onderzoek uitvoert, dan brengt die systematische werkwijze op zichzelf de activiteit binnen het toepassingsgebied van de WPO. Het klokkenluiderskanaal vormt geen algemene uitzondering op de wet private opsporing. De bepalende factor is niet het intakekanaal, maar de aard en het doel van het daaropvolgende onderzoek.
Zodra de vier cumulatieve voorwaarden van Artikel 3 vervuld zijn, ongeacht hoe het dossier het systeem binnenkwam, is de WPO volledig van toepassing, inclusief alle nietigheidsrisico’s onder Artikel 101.
ACFE Belgium‑standpunt – Internal Audit vs. forensisch onderzoek
ACFE Belgium en IFA hebben een position paper ingediend. Belangrijkste argumenten voor Internal Audit:
- Routinewerk van IA (risicobeoordelingen, controles, frauderisico‑indicatoren) valt buiten het toepassingsgebied van de WPO.
- Gerichte onderzoeken naar individuen, met bewijsverzameling en confronterende interviews, vallen wél binnen de WPO.
- ACFE Belgium pleit voor duidelijke escalatierichtlijnen: op welk moment moet IA een dossier doorverwijzen naar een vergunde forensisch onderzoeker?
- Aanbevolen best practice (twee‑fasenaanpak): Vooronderzoek onder de klokkenluiderswetgeving → Vervolgonderzoek onder de WPO zodra de vier cumulatieve criteria vervuld zijn
- IT‑forensische specialisten die louter technische ondersteuning bieden onder instructie van een vergunde onderzoeker hebben geen eigen WPO‑vergunning nodig. Maar zodra zij mee de onderzoeksrichting bepalen of rechtstreeks aan de cliënt rapporteren, is de WPO wel van toepassing.
- Verifieer IBZ‑vergunningen: Controleer of alle externe onderzoekspartners over een geldige IBZ‑autorisatie beschikken. Schort elke niet‑vergunde dienstverlener onmiddellijk op.
- Werkregels actualiseren: Neem expliciete bepalingen op rond mandatering en procedures voor interne onderzoeken waarbij werknemers betrokken zijn. Betrek HR, Legal, Compliance en de Ondernemingsraad. Deadline: 16 december 2026.
- Audit van interne onderzoeksprocedures: Toets de huidige IA‑onderzoeksprocessen aan Art. 81 (methoden), Art. 57/58 (gegevenscategorieën) en Art. 87 (observatie).
- Bepaal de escalatiedrempel: Stel een duidelijk intern protocol op: wanneer moet IA escaleren naar een vergunde forensisch onderzoeker? Documenteer dit in het IA‑charter of de procedures.
- Train het team: Zorg dat IA‑medewerkers, HR en Legal de nieuwe verplichtingen volledig begrijpen. Deze wet raakt iedereen die betrokken is bij werknemers‑ of fraudeonderzoeken.
- Herbekijk WB‑triage governance: Verifieer dat het triageproces voor klokkenluidersmeldingen correct is ingericht (juridische eigendom, GDPR‑meldingsplichten voor financiële/sociale fraude).
Dit artikel weerspiegelt een professionele interpretatie van de Wet Private Opsporing en is bedoeld voor informatieve en discussiedoeleinden. Het vormt geen juridisch advies. Leden worden aangemoedigd om onafhankelijk juridisch advies in te winnen voor vragen over specifieke toepassingen.
