Power BI drijft rapportagetransformatie bij een industriële groep

Van SAP R/3 naar S/4 HANA: op weg naar een nieuw rapportagelandschap

Een wereldwijd industrieel concern met Europese hoofdzetel in België beschikt over meerdere productie- en distributiesites in de regio. Het bedrijf is actief in klimaatbeheersing en levert geavanceerde technische systemen waarmee klanten hun binnenklimaat efficiënt kunnen regelen.

De organisatie moest haar rapportageomgeving vernieuwen. Het bestaande rapportage- en analysekader op basis van SAP BusinessObjects (SAP BO) draaide nog op SAP R/3. Bovendien moest het datawarehouse worden gemigreerd van SAP BW naar Azure en de rapportage van SAP BO naar Power BI.

Deze overgang bood een uitgelezen kans om de vroegere rapportagekeuzes kritisch te herzien en oplossingen te ontwerpen die schaalbaar en toekomstbestendig zijn. Het doel was niet enkel SAP BO te vervangen, maar ook de bestaande KPI’s te standaardiseren over alle dochterondernemingen heen en een rapportagemodel te bouwen dat zowel de groepsbrede als de lokale besluitvorming ondersteunt.

TriFinance speelde hierbij een sleutelrol aan de businesszijde. Samen met het interne projectteam en de IT-afdeling werkte het TriFinance-team aan de datamodellering en dashboarding, en zorgde ervoor dat de zakelijke behoeften correct werden vertaald.

Modernisering van financiële rapportage met Power BI na een ERP-upgrade

Onlangs zette het bedrijf een belangrijke stap door het ERP-systeem te upgraden van SAP R/3 naar SAP S/4 HANA. Deze stap was meer dan een technische migratie: het ging om een strategische verschuiving van kosten- naar accountgebaseerde­ rapportage, en van gefragmenteerde datasets naar één enkele bron van waarheid.

Dat bood een ideale gelegenheid om de bestaande rapportages te herzien, de behoeften te evalueren en de rapportage toekomstbestendig te maken. Power BI werd geïdentificeerd als het meest geschikte platform voor het nieuwe rapportagesysteem.

Van gefragmenteerde data naar één bron van waarheid

In de vroegere SAP R/3-omgeving werden financiële, controlling- en salesdata in aparte tabellen opgeslagen, wat leidde tot frequente verschillen tussen controlling- en accountingcijfers. Financiële rapportage steunde op de FI-cube, terwijl managementrapportage gebruikmaakte van de bestaande, kosten­gerichte COPA-kubus.

Met S/4 HANA veranderden deze datastructuren fundamenteel. De traditionele cubes werden vervangen door de universele ACDOCA-tabel, waarin financiële en salesdata in één geïntegreerde bron werden samengebracht. Dit maakte een einde aan de historische verschillen tussen accounting (FI) en controlling (CO).

De overstap naar S/4 HANA vereiste een volledig nieuwe aanpak voor de gebruikte datamodellen en werd zo de driver van  een grondige hertekening van het rapportagelandschap. De oude rapportagetool SAP BO, die steunde op de kosten­gerichte cube, was traag, inflexibel en verouderd.

Om een toekomstbestendige oplossing te bouwen, migreerde het bedrijf naar Microsoft Azure Synapse Analytics als nieuw datawarehouse en naar Power BI als enterprisewijde rapportagetool.

Uitdagingen bij de implementatie van Power BI

De overgang van SAP naar Microsoft-technologie maakte het mogelijk een volledig nieuw datamodel op te zetten. In plaats van SAP BW en BO gebruikt het bedrijf nu Azure en Power BI voor zijn data- en analysebehoeften.

Deze overstap bracht unieke uitdagingen met zich mee:

• Het verzamelen van business requirements in een zeer divers stakeholderslandschap, van de Europese hoofdzetel tot de verschillende Europese dochterondernemingen.
• Het centraliseren van rapportage om consistentie te garanderen, waarbij lokale entiteiten de nodige flexibiliteit behouden voor hun dagelijkse activiteiten.
• Het in overeenstemming brengen van oude rapportages (SAP BO) met de nieuwe definities in S/4 HANA en Power BI.
• Change management op grote schaal: meer dan 1.000 gebruikers moesten in korte tijd worden meegenomen.
• Het waarborgen van schaalbare prestaties, met meer dan 1.000 gebruikers en regelmatige pieken van 50–100 gelijktijdige sessies.

Deze uitdagingen maakten het essentieel om technische nauwkeurigheid, zakelijke relevantie en gebruikersadoptie zorgvuldig in balans te brengen.

Rapportage heropbouwen

“Wij stonden voor twee grote uitdagingen die vaak moeilijk te combineren zijn,” zegt Anke Paelman. “Het verzamelen van alle business requirements, en de centrale implementatie van de nieuwe rapportage.”

Om de businessbehoeften in kaart te brengen, werden workshops georganiseerd met verschillende stakeholders, zowel bij de lokale dochterondernemingen als bij de hoofdzetel. Doel was inzicht te krijgen in de manier waarop zij data analyseren en welke inzichten cruciaal zijn voor hun werking.

Dit proces maakte duidelijk dat er nood was aan cross-functionele rapportage, waarin pipeline-, sales- en snapshotdata samenkomen voor een holistisch beeld. TriFinance vertaalde samen met het interne team, de eindgebruikers en IT deze behoeften in een rapportageflow die zowel gedetailleerde inzichten als een overkoepelend bedrijfsbeeld biedt.

Cross-functionele rapportage

Geleidelijk werden nieuwe databronnen opgenomen in de rapportage. Naarmate het datamodel groeide, moesten slimme keuzes worden gemaakt over hoe informatie over verschillende rapportagemodellen te verdelen.

Diverse datamodellen in Power BI

Een van de grootste veranderingen was de overstap van SAP BW/BO naar Power BI-datasets op Azure. In plaats van één monolithisch model ontwierp TriFinance verschillende Power BI-modellen:

“Wij bouwden diverse datamodellen in Power BI, elk met een eigen focus,” legt Fleur Snauwaert uit. “Zo is er een klantendataset met alle klantgerelateerde data en een meer high-level dataset met geaggregeerde data uit verschillende rapportagegebieden zoals Pipeline, Sales en Snapshot-data.”

Om de consistentie te bewaren, gebruikt het team gedeelde dimensies die centraal in het datawarehouse worden beheerd. Deze gedeelde dimensies worden in alle Power BI-datasets hergebruikt, waardoor definities en hiërarchieën overal gelijk blijven. Zo kunnen gebruikers eenvoudig schakelen tussen high-level en gedetailleerde rapporten zonder verwarring.

Centralisatie met behoud van flexibiliteit

De tweede uitdaging was het centraliseren van de rapportage, zonder de flexibiliteit te verliezen die de business nodig heeft.

“Dat hebben we opgelost door de eindgebruiker veel flexibiliteit te geven in het gebruik van de rapporten,” zegt Anke Paelman. “Gebruikers kunnen deels zelf bepalen welke analyses zij willen uitvoeren, binnen de centrale structuur van de rapporten. Hun gepersonaliseerde views kunnen worden opgeslagen zodat zij gemakkelijk kunnen terugkeren naar hun eigen, gedeeltelijk op maat gebouwde dashboards.”

Om consistentie en vergelijkbaarheid te garanderen, werden voor de hele groep definities van kengetallen vastgelegd. Waar dochterondernemingen en business units van de hoofdzetel vroeger vaak met verschillende definities werkten in hun rapportage, wat betekende dat cijfers naar verschillende realiteiten konden verwijzen, is er nu één uniforme standaard. Dit zorgt voor duidelijkheid en volledige vergelijkbaarheid in de hele organisatie.

De dashboards bieden bovendien een consistente kijk op de data vanuit zowel management- als medewerkersperspectief. Dit verhoogt de kostenefficiëntie door dubbele functies te vermijden en creëert transparantie door één gedeelde “single source of truth”.

Actiegedreven rapportage

In het oude BO-systeem werkten gebruikers vooral met tabellen. Die boden wel informatie, maar vroegen veel tijd voor analyse en interpretatie, een aanpak die niet meer voldeed aan de huidige businessbehoeften.

“Ons doel was statische tabellen te vervangen door actiegedreven rapporten,” zegt Fleur Snauwaert. “Gebruikers moeten in één oogopslag kunnen zien of de prestaties de doelstellingen halen en hoe ze zich verhouden tot vorig jaar of tot de vastgelegde targets.”

Kerninzichten en conclusies moeten onmiddellijk zichtbaar zijn, met de mogelijkheid om via interactieve drill-throughpagina’s snel in de details te duiken.

Reconciliatie en KPI-standaardisatie in Power BI

Een van de belangrijkste uitdagingen was het afstemmen van de oude BO-rapportages op de nieuwe Power BI-kengetallen. De overstap naar S/4 HANA betekende dat definities volledig opnieuw moesten worden opgebouwd.

Dit bood de kans om definities zoals Net Sales en Discounts te standaardiseren over alle dochterondernemingen heen. Waar vroeger lokale uitzonderingen vaak werden toegestaan, is nu het doel om uniforme definities op groepsniveau te handhaven.

Deze verschuiving bracht wel reconciliatieproblemen met zich mee: cijfers in het nieuwe model komen niet altijd overeen met historische rapporten. Het verklaren en documenteren van deze verschillen is cruciaal. Het change management is complex door de omvang en de impact op zowel lokale entiteiten als het hoofdkantoor.

Schaalbare prestaties

Een andere belangrijke uitdaging was ervoor te zorgen dat de rapportage kon worden opgeschaald naar meer dan 1.000 gebruikers, met regelmatig 50–100 gelijktijdige sessies. “Daarvoor moesten we elk onderdeel van het datamodel en de rapportageflows kritisch doorlichten,” legt Anke Paelman uit.

Datasets en cruciale berekeningen werden geoptimaliseerd en er werd uitgebreid stresstesten uitgevoerd om te verzekeren dat het systeem ook bij piekbelasting stabiel blijft. Performance tuning ging niet enkel om snelheid, maar ook om gebruikersadoptie: rapporten moesten snel genoeg laden om door drukbezette dochterondernemingen en het hoofdkantoor dagelijks te worden gebruikt in hun besluitvorming.

De overgang van SAP BW/BO naar Azure Synapse Analytics en Power BI bood de flexibiliteit om een nieuw, efficiënter datamodel te ontwerpen. In plaats van één monolithisch systeem werden meerdere, doelgerichte datasets gecreëerd om stabiele, performante rapportage mogelijk te maken zonder in te boeten aan detail of gebruikerservaring.

De ‘Big Bang’-uitrol van salesdashboards

Het resultaat was een succesvolle uitrol van gestandaardiseerde salesdashboards naar alle Europese dochterondernemingen in één gecoördineerde operatie. Intern werd dit de “Big Bang” genoemd: een zowel stressvolle als lonende ervaring, waarbij in april en mei bijna dagelijks een nieuwe uitrol plaatsvond voor salesmedewerkers of -managers.

Liaisons trainen om adoptie te stimuleren

Het traject begon in december 2023 met de eerste go-live in België voor 120 gebruikers. Na deze pilot begon het bedrijf key users, de zogeheten liaisons, uit alle dochterondernemingen op te leiden. Deze liaisons, kerngebruikers van de Power BI-rapporten en -datasets, kwamen naar het hoofdkantoor voor intensieve training over de nieuwe rapporten, semantische modellen en functionaliteiten. Zij leverden ook cruciale input om te garanderen dat elke dochteronderneming klaar was voor zijn eigen go-live.

Hypercare en blijvende ondersteuning

Na elke uitrol kregen de dochterondernemingen intensieve hypercare-ondersteuning om de overgang naar de dagelijkse werking soepel te laten verlopen. Zodra de situatie was gestabiliseerd, werd het eigenaarschap geleidelijk overgedragen aan de operationele teams, ondersteund door uitgebreide documentatie en coaching.

Opschaling van de gebruikersadoptie op Europees niveau

Tegen mei 2024, na de go-live van 14 dochterondernemingen, telde het bedrijf al 915 maandelijkse gebruikers. De focus ligt sindsdien op het verder vergroten van de gebruikersadoptie: affiliates helpen de rapporten beter te begrijpen en ze te verankeren in hun besluitvormingsprocessen om het gebruik verder te verhogen.