Acht adviezen om mentoring in jouw organisatie te implementeren

1. Integreer mentoring in de strategie van jouw organisatie

Definieer duidelijke doelstellingen voor je mentoringprogramma. Denk bijvoorbeeld aan een snellere onboarding en kortere inwerkperiode, het verhogen van employee engagement en het langer houden van medewerkers, kwaliteitscontrole en risicomanagement, wellbeing, enzovoort. Aligneer deze doelstellingen met je organisatiestrategie en bouw voldoende evaluatiemomenten in. Gebruik dit om senior management te overtuigen van de Return on Investment.

2. Zorg voor een match made in heaven en keuzevrijheid

Alles start met de juiste match tussen mentoren mentee. Denk hier goed over na, definieer een aantal matchingcriteria en zorg voor een proces als achteraf blijkt dat de matching niet optimaal was. Geef mentees en mentoren ook voldoende keuzevrijheid. Het gevoel hebben zelf een duit in het zakje te doen, motiveert en geeft verantwoordelijkheidszin om er echt iets van te maken. Je kan de mentee bijvoorbeeld de keuze geven tussen een aantal potentiële mentoren.

Of een mentoringrelatie het best helemaal vrijwillig is, is een dubbeltje op zijn kant. Somshebben mensen koudwatervrees of voelen ze mentoring aan als een uiting van zwakte. Hier helpt het om mentoring te normaliseren door het op alle niveaus van de organisatie, tot op executive level, te embedden. Op deze manier kan je de vrijwillige basis behouden, maar tegelijkertijd iedereen motiveren om mee in het traject te stappen.

3. Creeër psychologische veiligheid

Mentees zullen pas vrijuit spreken en feedback ter harte nemen als ze zich veilig voelen. Vertrouwelijkheid is key. Gemakkelijker gezegd dan gedaan, want in de praktijk horen mentoren soms dingen die ze liever zouden escaleren. Bovendien verwacht men soms van mentoren dat ze fungeren als voelsprieten. Dit hoeft de psychologische veiligheid niet te belemmeren, zolang je een duidelijk kader hebt en afspreekt wat al dan niet binnen de vertrouwelijkheidsfeer valt.

4. Vergeet de mentoren niet

Gooi de mentoren niet zomaar voor de leeuwen. Alles staat ofvalt met hun competenties. Zorg voor een kwalitatief selectieproces en een gericht opleidingsplan. Train de mentoren niet alleen in het proces, maar zeker ook in de skillset van een goede mentor. Denk aan empathisch vermogen, luisteren, samenvatten, doorvragen, feedback geven, duidelijke doelen voorop zetten, aanmoedigen en challengen. Laat oude rotten nieuwe mentoren shadowen en organiseer intervisies waarbij mentoren met elkaar in dialoog gaan. Voor organisaties die hierin nog een stapje verder willen gaan, bestaan er ook accreditatieprogramma’s, zoals die van het EMCC (European Mentoring and Coaching Council). Dit helpt overigens ook om mentoren te motiveren.

Vergeet ook niet naar de benefits voor de mentoren te kijken. Mentor worden is een vorm van erkenning en waardering en geeft een boost aan het engagement van deze groep medewerkers. Daarnaast kan het ook een oplossing zijn om bepaalde mensen al people management skills te laten verwerven wanneer er geen mogelijkheden in de traditionele hiërarchie zijn.

5. Structuren & processen zijn van levensbelang

Succesvolle mentoringprogramma’s zijn goed doordacht, gedocumenteerd en organisatiebreed uitgerold. Wie willen we mentoren en wie kan er mentor zijn? Hoe gaan we matchen? Hoe vaak komen mensen samen? Hoe start en eindigt een mentorrelatie? Hoe organiseren we wederzijdse feedback? Welke afspraken maken we rond psychologische veiligheid?

Ga niet over één nacht ijs en geef het tijd! Vaak start mentoring heel organisch en informeel. Als de buy-in hier goed zit, kan het verder groeien naar een volwaardig programma.

Ook de mentor-mentee relatie geef je het best zoveel mogelijk structuur. Zo kan je starten met een self appraisal van de mentee: waar sta ik en waar wil ik met de mentor rond werken? Daarna kan je wederzijdse doelstellingen formaliseren. Zorg ook voor recurrente wederzijdse feedbackmomenten en een afsluitmoment om te evalueren of de doelstellingen bereikt werden.

6. Interne branding geeft je mentoringprogramma vleugels

Succesvolle mentoringprogramma’s krijgen visibiliteit. Zorg voor voldoende interne communicatie, maak er een programma van waarop mentees en mentoren fier kunnen zijn. Deel succesverhalen.

7. HR als facilitator

HR-professionals spelen een faciliterende rol: voor welke leernoden zetten we mentoring in, welke mensen vinden de weg niet naar mentoring, welke barrières zijn er, hoe organiseren we de kwaliteitscontrole, enzovoort. Zoek ook naar grootste gemene delers: problematieken die vaak terug komen, of alarmbellen die omwille van de vertrouwensrelatie niet openlijk benoemd kunnen worden. Ga daarmee aan de slag, indien nodig geanonimiseerd.

8. Experimenteer met het format

Eens je mentoringprogramma is opgezet, kan je nieuwe dingen proberen om zo voortdurend te optimaliseren. Traditioneel is de mentor de meer ervaren medewerker, de mentee de minder ervarene. Kijk ook naar andere vormen, zoals groepmentoring en peer mentoring. Of waarom geen reverse mentoring waarbij jongere werknemers oudere werknemers mentoren om ze anders te laten kijken naar de wereld van vandaag en ze beter te laten gedijen in transformatietrajecten?

Interesse om mentoring in jouw organisatie te implementeren? Blijf op de hoogte van ons volgende High Tea-evenement over mentoring. Kan je niet wachten? Contacteer ons via info@trifinance.be.