Boekhouding is saai, niet? Dat valt nog te bezien. Het hangt af wat je er zelf van maakt. Althans dat is de mening van mentor Wouter Noben. Hij helpt beginnende collega’s de weg te vinden in de wereld van Accounts Payable (AP). “De boekhoudwereld boeit. Echt waar”, stipt de mentor aan.
Wouter heeft een master in Toegepaste Economische Wetenschappen (TEW) en werkt sinds bijna zes jaar voor TriFinance, zijn eerste werkgever. “Ik leerde al veel bij tijdens de projecten die ik mocht doen en ging zelfs naar India voor een klant”, benadrukt hij. Zijn parcours binnen de Blue Chip Boutique Transition & Support (T&S) Antwerpen/Limburg, gaat van uitvoerend boekhoudkundig werk, via het bedenken van oplossingen en projectmatig werk, naar het geven van trainingen, tot controlling: zowel financial als business.
“AP heeft meer raakvlakken dan de meesten denken.”
Die ervaring maakt dat hij in onze netwerkorganisatie workshops geeft rond AP voor collega’s die daar helemaal geen of weinig ervaring mee hebben. “Het gaat er heel interactief aan toe met veel op te lossen vraagstukken. We starten met algemene vragen zoals: wat doet iemand die met AP bezig is? Met wie werkt hij/zij samen? Meestal krijg ik als antwoorden: facturen boeken, betalingen klaarzetten, vragen van leveranciers beantwoorden. Maar AP heeft meer raakvlakken dan de meesten denken en er zijn meer mensen bij betrokken dan enkel finance collega’s. Wat eveneens opvalt, is dat de deelnemers niet volledig beseffen dat wanneer er een probleem is met een factuur de oorzaak veelal niet bij de afdeling AP ligt.”
“Wanneer er iets fout loopt, ligt de oorzaak meestal niet bij de boekhoudafdeling, maar elders in de keten.”
Na het algemene deel van de workshop verdeelt Wouter de deelnemers in kleinere groepen en hij geeft hen elk een envelop met bouwstenen waarmee ze het Business-to-Business (B2B) en Purchase-to-Pay (P2P) proces kunnen construeren. “Die oefening leert hen dat er veel gebeurt voordat er sprake is van een factuur, die pas laat in het proces aan bod komt. Wanneer er iets fout loopt - er is bijvoorbeeld iets mis met een factuur of de betaling loopt vertraging op - ligt de oorzaak meestal niet bij de boekhoudafdeling, maar elders in de keten. Het is zaak om te gaan kijken waar het euvel zit. Wanneer je boekhoudkundig werk zo bekijkt, besef je dat het een verrijkende taak is. In sommige gevallen komen er zelfs al beginselen van project management bij kijken.”
De oefeningen in de workshop krijgen een aanvulling met getuigenissen van deelnemers die al een AP-project achter de rug hebben. Ook Wouter deelt zijn eigen AP ervaringen. Die verrijking wordt ondersteund door de P2P process flow, die ondertussen op het bord is verschenen.
Tot slot werpen deelnemers situaties op waarin het in de keten fout loopt. De anderen moeten met oplossingen komen. Er komen gevarieerde probleemstellingen, maar de oplossing is vaak dezelfde: ga langs bij de betrokken afdeling. Wouter voegt eraan toe dat daar soft skills bij komen kijken: “Kom van je stoel af. Ga naar de inkoopafdeling, het magazijn,... Kortom: krijg alle neuzen in dezelfde richting.”
