Bij VYNCKE gaan automatisering en betekenisvolle jobs in finance hand in hand

VYNCKE is een wereldspeler in het omzetten van biomassa en industrieel afval in schone elektrische of thermische energie. Het West-Vlaamse familiebedrijf ontwikkelt installaties op maat, waarmee het afhankelijk van de energienoden van de klant elektriciteit, stoom, warm water of thermische olie produceert. Elk jaar ontvangt VYNCKE zo’n vierhonderd projectaanvragen, uit alle hoeken van de wereld en in allerlei sectoren, waarna het via een gedetailleerde screening landt op een dertigtal projecten. “Om nooit afhankelijk te zijn van onverwachte gebeurtenissen, is het erg belangrijk om zowel geografisch als qua scope een gevarieerde selectie te maken”, zegt CFO Elke Toye. “We werken tenslotte in functie van de continuïteit en de groei van een familiebedrijf dat al sinds 1912 bestaat.”

Niet in het minst omdat VYNCKE in een behoorlijk volatiele sector met heel wat bepalende parameters, veranderingen en onzekerheden opereert, hebben Elke Toye en haar financeteam een essentiële maar uitdagende rol binnen de organisatie. “We staan erop om méér te zijn dan de laatste schakel. We zijn doorheen het hele proces betrokken, van pre-sales tot customer service, en volgen het financiële luik van elk project van dichtbij op. Zo kunnen we eventuele risico’s vroegtijdig signaleren, en waar nodig kleine contractuele nuances aanbrengen: details, maar die maken een wereld van verschil als het plots fout gaat.” Ook controlling is nu een cruciale stap. “Na afloop van elk project wordt een nauwgezette nacalculatie gemaakt die waardevolle inzichten oplevert voor de budgettering van nieuwe projecten.”

“De maturiteit van het financeteam heeft enorme sprongen gemaakt”, werpt Business Manager bij TriFinance Carl-Philippe Verfaillie op. “Een paar jaar geleden werkte de afdeling vooral reactief. Nu kan finance als businesspartner optreden en in elke stap van het project meedenken met de business. Zo gaan de groei van VYNCKE als bedrijf en zijn medewerkers echt hand in hand.”

Toen Elke Toye - Trends CF'Hope of the Year - VYNCKE in 2020 versterkte als Global Finance Manager, zag ze nog best wat ruimte voor verbetering. “Dat de verwerking van facturen en consolidatie nog manueel gebeurden, bood de kans om met relatief kleine inspanningen grote stappen vooruit te zetten. Zo gebruiken we nu een tool die RPA en AI combineert om facturen automatisch in te boeken. Door de inherente complexiteit van onze activiteiten is het onmogelijk om zulke processen 100% te automatiseren, maar met een huidige succesratio van 83% kunnen we toch heel wat manuele handelingen overbodig maken.”

Met daarnaast een slim ERP-systeem – The Brain, een zelf ontwikkelde dataset die alle financiële én niet-financiële gegevens gestructureerd samenbrengt – en enkele andere specifieke tools, bijvoorbeeld om btw-registraties te genereren, zijn een reeks tijdrovende taken verdwenen. “Van repetitief werk zonder toegevoegde waarde is niet langer sprake. Het takenpakket is er een stuk diverser op geworden: onze financemedewerkers controleren de output en hebben veel meer tijd voor analyses die waarde toevoegen.”

Mede doordat de digitalisering een gestandaardiseerde rapportering mogelijk maakt, kan niemand ontkennen dat de finance-afdeling van VYNCKE een ingrijpende efficiëntieslag achter de rug heeft. Toch noemt Elke Toye vooral het menselijke element wanneer ze de voordelen van automatisering in finance bespreekt. “Als je tijdens een werkdag drie uur spendeert aan het samenvoegen van een aantal spreadsheets en het scannen van pdf’s, stel je je takenpakket ongetwijfeld in vraag aan het eind van de dag. Een team dat zich daarentegen mag toeleggen op analyses die menselijke expertise vereisen en veel leuker zijn om te verrichten, is merkbaar gemotiveerder. Het laat medewerkers ook toe zich op andere vlakken te ontwikkelen. Zo zijn soft skills een stuk belangrijker geworden.”

Automatisering fungeert dus als een belangrijke katalysator van het duurzaam loopbaanbeleid bij VYNCKE. In een krappe arbeidsmarkt dient de automatisering bovendien een dubbel doel: door de verhoogde productiviteit daalt het aantal openstaande vacatures, en zinvol werk is een sterke onderscheidende factor om talenten aan te trekken én aan boord te houden.

Volgens Elke Toye is het een must om vooruit te kijken en ook de ontwikkelingen in andere domeinen van de organisatie goed in de gaten te houden. Enkel op die manier kan je echt duurzame loopbaanperspectieven bieden aan je medewerkers. “De finance-afdeling moet mee evolueren met de digitalisering die elders gerealiseerd wordt. Enkel zo is het mogelijk om steeds ten dienste van het grotere geheel te blijven staan. In parallel is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de toekomstambities van je medewerkers. De uitdaging ligt erin om beide met elkaar in overeenstemming te brengen. Dat doe ik onder andere door ervoor te zorgen dat al mijn medewerkers een duidelijk beeld hebben van de toekomst van het bedrijf en de finance-afdeling en regelmatig met hen in gesprek te gaan over hun carrière. Even belangrijk vind ik het om hen te blijven triggeren om out of the box te denken, niet alleen rond processen en procedures, maar ook rond hun eigen evolutie.”

Medewerkers uitleggen waarom nieuwe tools worden opgezet en hoe ze hen precies kunnen helpen bij hun dagelijkse job is cruciaal bij de succesvolle implementatie van nieuwe systemen. Vanuit een echt duurzaam carrièreperspectief sla je zo echter een essentiële stap over. “In een ideale wereld komt het initiatief vanuit de medewerkers zelf of bouwen de uiteindelijke end users minstens mee aan de nieuwe tools”, legt Elke Toye de nadruk op het codewoord ownership. “Als je hen betrekt en input laat geven, creëer je veel kwalitatievere systemen, afgestemd op de concrete noden van iemands specifieke rol. Bovendien zijn medewerkers veel gemotiveerder om met de nieuwe tools aan de slag te gaan, of om net hun rol op een andere manier in te vullen dankzij technologische ondersteuning.”

In organisaties die ownership hoog in het vaandel dragen, zien medewerkers de automatisering niet als een gevaar. Voor hen zijn de tools geen entiteiten die hen vervangen, maar zijn het net hulpmiddelen om hun taken op een meer efficiënte en ronduit betere manier uit te oefenen. “Wanneer er toch nog wat weerstand is, is het aangewezen om terug te schakelen en te luisteren naar de bezorgdheden. En om de implementatie geleidelijk aan door te voeren, zodat iedereen de kans krijgt om mee te groeien.”

Het staat als een paal boven water: automatisering leidt per definitie tot veranderende rolomschrijvingen. Sommige medewerkers krijgen er een AI-assistent bij en moeten hun digitale vaardigheden aanscherpen, anderen groeien door naar een nieuwe functie, bijvoorbeeld van boekhouding naar controlling. De nood aan up- en reskilling en een duurzame talentstrategie is reëel. “Welke nieuwe vaardigheden heeft iemand nodig in functie van een evoluerend takenpakket? Of welke skills moet een boekhouder nog aanscherpen om de stap te zetten naar een functie als controller? Die vragen komen aan bod tijdens onze jaarlijkse ‘annual review’-gesprekken. Op basis daarvan krijgt elke medewerker een traject op maat om hun persoonlijke groei te faciliteren, bijvoorbeeld door externe of interne opleidingen of door gaandeweg die nieuwe rol op te nemen met de nodige ondersteuning on the job.”

Elke Toye benadrukt hierbij de gedeelde verantwoordelijkheid van medewerker en organisatie: van de financetalenten wordt verwacht dat ze niet vastgeroest raken in hun rol en uit hun comfortzone durven treden om hun carrière vorm te geven, maar de leidinggevenden en de HR-dienst zorgen in dat licht voor de nodige triggers en handvatten. Geen overbodige luxe, want het belang van een getrainde leerspier zal er in de nabije toekomst niet minder groot op worden. “Als je de evolutie van AI ziet, staat er ons duidelijk veel te wachten in de komende jaren. Uiteraard is het niet realistisch om elke boekhouder om te toveren tot een AI-expert, maar iedereen in finance zal hoe dan ook nieuwe skills moeten aanleren.”

Bij een familieonderneming als VYNCKE gaat ook heel wat aandacht naar het bewaken van de hechte bedrijfscultuur en een gezonde work-lifebalance. “Ik probeer de taken duidelijk te verdelen, zodat iedereen weet waar het qua timing en accountability op staat. Om het team verder te ontlasten, werken we daarnaast met goed afgesproken procedures en regels. Voorts hanteren we een deconnectiebeleid, waarbinnen avond- en weekendwerk uitgesloten zijn en pieken in de workload opgevolgd worden door rustigere periodes.” Dat de hoofdzetel in Harelbeke heel wat ontspannende faciliteiten kent en er naast het gebouw zelfs een boomgaard, een wijngaard en een padelterrein liggen, zijn kleine maar veelzeggende facetten van het beleid. “Tot slot nemen we regelmatig de tijd om de kleine successen te vieren. Het lijkt iets onbeduidends, maar we zien dat echt als een teken van waardering.”

Tot slot: zorg je er als financeprofessional voor dat je duurzaam inzetbaar blijft binnen de snel veranderende wereld? “Het blijft uiteraard belangrijk om het vak volledig onder de knie te hebben – in een complexe wereld blijft een stevige boekhoudkundige basis cruciaal –, maar je moet ook omkunnen met een sector die continu evolueert. Flexibiliteit en leergierigheid zijn vandaag fundamentele karakteristieken. Net als zelfvertrouwen overigens: weet van jezelf dat je over vaardigheden beschikt die een computer nooit kan overnemen.” Precies om die reden onderstreept Elke Toye het belang van soft skills. “Als financeprofessional moet je vandaag ook communicatief sterk zijn. Want als je impact nastreeft en je bedrijf mee wil sturen, moet je ook het verhaal achter de cijfers kunnen vertellen.”