Overheidsopdrachten: recente wijzigingen en maatregelen

Het toekennen van voorschotten

Het koninklijk besluit van 29 november 2022, dat sinds 19 december 2022 van kracht is, maakt het toekennen van voorschotten mogelijk. Hoewel Artikel 67 van het KB uitvoerig stelt dat een overheidsbedrijf steeds moet betalen na verleende diensten, staat dit artikel onder strikte voorwaarden een voorschot van maximaal 50% toe. Veel bedrijven kunnen echter geen gebruik maken van deze regeling vanwege specifieke voorwaarden. De wijziging aan dit artikel maakt het nu mogelijk om firma’s financieel tegemoet te komen met een voorschot van maximaal 20% van het initiële opdrachtbedrag. Dit voorschot moet bedrijven helpen om liquiditeitsproblemen te voorkomen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen.

De aangepaste regeling is van toepassing op zowel lopende als nieuwe opdrachten. Als het bestek nog niet is uitgegeven, kan de overheid de voorwaarden voor het voorschot, de rentevoet en de terugbetalingsmodaliteiten opnemen in de besteksvoorwaarden. Bij opdrachten die al lopen, moet het bedrijf zelf een aanvraag indienen bij de overheid.

Overheden moeten kritisch kijken naar het verlenen van voorschotten. Het uitbetalen moet uiterlijk binnen 30 dagen na gunning of goedkeuring gebeuren, anders heeft het bedrijf recht op verwijlintresten van 10,5%. Belangrijk is dat het uitbetalen van voorschotten ook voor de overheid zo budgettair mogelijk moet zijn.

Het koninklijk besluit maakt het mogelijk om voorschotten toe te kennen tot 31 december 2023. Na deze datum komen opdrachten niet meer in aanmerking voor deze regeling.

Een correcte prijsherzieningsformule

Het opnemen van een correcte prijsherzieningsformule is een andere mogelijkheid om bedrijven financieel tegemoet te komen. Vaak grepen overheden in het verleden naar de consumptie- of de gezondheidsindex, maar vandaag de dag is het essentieel om de formule beter af te stemmen op het soort opdracht en rekening te houden met de hoofdcomponenten ervan.

Hoewel het niet verplicht is om een prijsherziening toe te staan bij opdrachten voor leveringen of diensten, wordt dit sterk aanbevolen. Overheden denken vaak dat een prijsherziening alleen een prijsstijging met zich meebrengt en dus in hun nadeel is. Maar bedrijven die hun prijs vier jaar moeten handhaven, moeten vanaf het begin voldoende marge voorzien. Vaak wordt vergeten dat een prijsherziening ook negatief kan zijn en dus een prijsdaling met zich kan meebrengen.

Overheden hebben de mogelijkheid om tussentijdse prijsherzieningen toe te staan, zodat de prijzen beter afgestemd zijn op de onstabiele markt. Deze herzieningen kunnen echter enkel worden toegestaan na een verstoring van de markt als gevolg van een onvoorziene gebeurtenis, zoals de oorlog in Oekraïne of de Corona crisis. Artikel 38/1 van het KB-uitvoering beschrijft een onvoorziene gebeurtenis als een gebeurtenis die niet kon worden voorzien of vermeden, waarvan de gevolgen niet konden worden vermeden en waarbij de zorgvuldige inschrijver ernstige schade of nadeel heeft geleden.

Voor opdrachten die nog op de markt moeten worden gebracht, kan de prijsherziening hierop worden afgestemd. Opdrachten met een looptijd korter dan 2 maanden komen niet in aanmerking voor een prijsherziening. Voor lopende opdrachten dient het bedrijf een schrijven aan de overheid te richten om een herziening aan te vragen. De aanvraag moet worden ondersteund met de nodige documenten en stavingsstukken.

Het is belangrijk om elke aanvraag kritisch te bekijken. Het bedrijf moet effectief geleden schade kunnen aantonen om in aanmerking te komen voor een herziening van de prijzen. Het louter stijgen van de verschillende componenten zoals brandstofprijzen, loonkosten of grondstofprijzen, is dus niet voldoende om deze herziening aan te vragen.

Rapportering en elektronische platformen

De wetswijziging van 8 februari 2023, die van kracht ging op 26 februari 2023, wordt gefaseerd uitgerold en bevat enkele belangrijke verplichtingen en maatregelen.

Wat zijn nu de belangrijkste wijzigingen?

Vanaf 26 februari 2023 dienen niet-gegunde opdrachten die opnieuw opgestart zullen worden, bekendgemaakt te worden via een vereenvoudigde aankondiging voor gunning.

Daarnaast moeten offertes bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking vanaf 1 september 2023 ook elektronisch ingediend worden, wat KMO's de mogelijkheid biedt om mee te dingen bij grotere opdrachten en zo voor meer concurrentie en betere prijzen op de markt zorgt.

Een belangrijk aandachtspunt hierbij is of kleinere bedrijven in staat zullen zijn om aan deze maatregel te voldoen en niet het risico lopen om achter te blijven, wat bij veel besturen voor bezorgdheid zorgt.

Een tweede verplichting die op 1 september 2023 ingaat, is het publiceren van gunningen onder de Europese drempel via de vereenvoudigde aankondiging.

Conclusie

Recentelijk zijn er belangrijke wijzigingen doorgevoerd op het gebied van overheidsopdrachten. Deze wijzigingen maken het noodzakelijk voor overheidsinstanties om zich goed voor te bereiden en deze wijzigingen op een financieel gezonde manier te implementeren. Trifinance biedt ondersteuning bij het volledige aankoopproces en kan helpen bij het financieel op punt stellen van de laatste wijzigingen voor overheidsinstanties. Voor meer informatie over deze onderwerpen kunt u deelnemen aan de Masterclass Overheidsopdrachten georganiseerd door TriFinance op 15 juni 2023.