Hoe ga je als controller voorbij het puur aanleveren van rapporten en zet je de stap naar een echte rol als business partner binnen je bedrijf? Of hoe kan je als controller je profiel verbreden, van bijvoorbeeld cost controlling naar commercial controlling of van een productie-omgeving naar een dienstenomgeving?
Ervaren controllers Astrid Maertens en Steven Verniers deelden tijdens het webinar ‘Vergroot je potentieel als controller: integreer consultancy skills in je job’ hun best practices en inzichten uit hun jarenlange ervaring als Project Consultant in controlling bij diverse bedrijven.
Het webinar werd gemodereerd door Nico De Neve, Learning & Development Expert bij TriFinance met zelf ook meer dan 10 jaar ervaring in controlling.
Volgens LinkedIn zijn er ongeveer 7.000 professionals die op vandaag actief zijn als controller. Het gaat om een diverse groep, met functietitels die variëren van Financial Controller, over Regionaal Controller en Sales Controller tot Group Business Controller. Hoe hun rol concreet wordt ingevuld, is vaak sterk afhankelijk van de organisatie van een bedrijf. Zo kan de focus liggen op een specifieke divisie of regio, maar evengoed op sales, productie of een andere afdeling binnen het bedrijf.
Ondanks deze diversiteit, delen controllers een gemeenschappelijke skillset en verantwoordelijkheden. Alle controllers houden zich bezig met variantie-analyses, het opstellen van budgetten en het maken van forecasts. Bovendien is er een interessante overlap tussen vaardigheden die een controller nodig heeft en de skills die een consultant inzet op vrijwel elk project. Op basis daarvan lichtten Astrid en Steven 5 tips uit die elke controller kan inzetten in de dagelijkse praktijk.
1. Zorg voor een duidelijke structuur en overzicht
Een van de eerste stappen voor een controller in een nieuwe omgeving, is het brengen van structuur.
Dit begint met een goed georganiseerde digitale werkplek, inclusief een overzichtelijke folderstructuur en een closing checklist. Een best practice kan zijn om de verschillende stappen in de closing te nummeren in een closing manual of checklist en dezelfde structuur ook over te nemen in de folders en documenten die je hiervoor gebruikt.
Deze aanpak is niet alleen erg handig bij een hand-over, maar ook een doorgewinterde controller kan baat hebben bij een dergelijke gestructureerde aanpak. Het zet procedures en werkwijzen scherp en legt eventuele optimalisatiemogelijkheden bloot.
2. Maak maximaal tijd vrij voor analyses
Als controller heb je toegang tot een overvloed aan data, zowel financiële data als bedrijfsgegevens. De toegevoegde waarde van een controller bestaat erin om die data om te zetten in analyses die de business toelaten beter onderbouwde beslissingen te nemen.
Dit klinkt als een open deur intrappen, maar desondanks gaat er vaak veel tijd van controllers verloren aan het samenvoegen van gegevens uit verschillende systemen of het maken van rapporten, waardoor er minder tijd overblijft voor waardevolle analyses.
Automatisaties kunnen hier een oplossing bieden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van Power Query en Power Automate om repetitieve manuele bewerkingen zonder toegevoegde waarde te automatiseren.
Op bedrijfsniveau kan ook het takenpakket van de controllers tegen het licht gehouden worden. Heeft het bijvoorbeeld toegevoegde waarde dat een plant controller productie-orders verwerkt of kunnen dergelijke technische taken beter uitgevoerd worden door iemand anders? Zo kan er bij de controllers ruimte vrijgemaakt worden om meer diepgaande analyses te verrichten. Wel blijft het een continue evenwichtsoefening om ervoor te zorgen dat de controller voldoende inzicht behoudt op de elementen die een impact hebben op de kosten of opbrengsten die hij onder de loep neemt.
3. Vraag naar het 'Waarom?'
Wanneer je als Project Consultant in Controlling de continuïteit verzekert binnen een bedrijf, moet je heel wat vragen stellen om vertrouwd te raken met het bedrijf in het algemeen en controllingprocessen in het bijzonder.
Een dag zonder de vraag ‘Waarom?’ te stellen, is een verloren dag als controller.
Vanuit een vaste rol kan je net zo goed met een kritische blik naar de situatie kijken. Waarom zijn de verschillende stappen nodig om tot een bepaald rapport te komen? Waarom loopt een proces niet op dezelfde manier bij twee productievestigingen van het bedrijf? Waarom maken we dit rapport en hoe gebruikt de business dit? Moeten er eventueel elementen veranderd worden aan een rapportering zodat de business het beter kan benutten? Of wordt een rapport door niemand gebruikt en kan het net zo goed geschrapt worden, zodat de tijd kan geïnvesteerd worden in een andere analyse?
Allemaal waarom vragen die hun nut kunnen bewijzen!
4. Speel je rol als brugfiguur en werk samen met de business
Analyses alleen zijn niet voldoende om problemen op te lossen. Controllers moeten daarom samenwerken met de verschillende afdelingen binnen een bedrijf: van productie, over IT, tot marketing. Communicatieskills zijn hierbij essentieel, omdat controllers vaak fungeren als een brugfiguur tussen verschillende bedrijfsonderdelen.
Door te investeren in de relatie met je stakeholders, kan je langs beide kanten tot een beter begrip komen van de cijfers en zo op termijn een positief effect genereren op de bedrijfsresultaten.
Recurrente meetings met de business kunnen helpen om enerzijds als controller beter inzicht te krijgen in de cijfers en anderzijds de financiële impact van beslissingen duidelijk te maken aan de verschillende stakeholders. Dit leidt tot meer diepgaande analyses en een betere samenwerking tussen controllers en andere afdelingen. Zo kan het bijzonder waardevol zijn om als controller samen met de salesafdeling in de P&L te duiken voorbij de salesomzet.
5. Zet zelf het voorbeeld en neem een trekkersrol op
Door samen te werken met de business en inzichten vanuit de bedrijfsdata te delen, kan je als controller niet enkel veranderingen binnen een bedrijf faciliteren, maar ook een echte trekkersrol opnemen.
Denk bijvoorbeeld aan het budgetproces: door proactief je stakeholders aan te spreken en uit te leggen hoe het budget is opgebouwd, welke elementen worden opgenomen in de kostenposten en wat de financiële impact is van een bepaalde actie, kan je mee de richting bepalen.
Niets belet je om als controller initiatief te nemen en de eerste stap te zetten. Het is jouw rol om niet alleen de cijfers te controleren, maar ook om ze te voorspellen. Op die manier kan je als controller écht impact maken.
Of door zelf het initiatief te nemen om een rapport op te zetten over de overspend op een bepaalde kostenpost, kan je de business ertoe aanzetten de uitgaven nauwkeuriger onder de loep te nemen. Ook bij recurrent ontbrekende data die je verhinderen om als controller de juiste analyses te maken, kan je op zoek gaan naar de oorzaak van het issue en met je stakeholders een plan bespreken om dit aan te pakken.
Dergelijke kleinschalige initiatieven kunnen een grote impact hebben en je meerwaarde als controller aanzienlijk vergroten.
