Diepgaande analyse van opdrachtdocumenten en praktische richtlijnen voor verbetering

Naast de analyse van het aankoopproces, kregen diverse besturen eveneens de gelegenheid om een grondige evaluatie van hun opdrachtdocumenten te laten uitvoeren. Na afloop ontvingen zij een gedetailleerd rapport met bevindingen en praktische aanwijzingen om hun opdrachtdocumenten in de toekomst helderder te formuleren en juridisch sluitend te maken.

Uit de lijst van uitgeschreven en gegunde opdrachten gedurende de periode 2021-2022 werden 5 bestekken geselecteerd op basis van classificatie en het type procedure.

Een bestek omvat zowel gestandaardiseerde clausules die gemakkelijk kunnen worden gegenereerd via de 3P toepassing, als essentiële bestekbepalingen die afhangen van de specifieke eisen en verwachtingen van elk bestuur. In dit verband worden belangrijke bevindingen besproken met betrekking tot uitsluitings- en selectiecriteria, gunningscriteria, de rol van de leidend ambtenaar, looptijd, boeteregelingen en technische specificaties.

Bij de analyse van de opdrachtdocumenten is vastgesteld dat niet alle besturen een uittreksel uit het strafregister opnemen als onderdeel van de controle van de verplichte uitsluitingsgronden. Niettemin kan dit uittreksel waardevolle informatie bevatten. Daarom is het essentieel om te waarborgen dat het ingediende uittreksel niet ouder is dan 6 maanden.

Voor selectie-eisen is het essentieel om tastbare minimumnormen duidelijk te definiëren.

Hier volgen enkele richtlijnen voor het optimaliseren van bestuurlijke procedures:

• Selecteer enkel die documenten die daadwerkelijk bijdragen aan de beoordeling, en zorg dat de gestelde eisen in overeenstemming zijn met de aard van de opdracht.
• Specificeer bij het aanvragen van recente attesten wat het begrip ‘recent’ betekent voor het bestuur. Bijvoorbeeld: niet ouder dan 6 maanden of 1 jaar.
• Geef expliciet aan hoeveel referenties er vereist zijn, de te bestrijken periode, en de specifieke informatie die de inschrijver moet verstrekken. Dit omvat onder andere contactgegevens, een attest van goede uitvoering, opdrachtbedrag, en andere relevante gegevens.

Stel gunningscriteria op die de inhoudelijke kwaliteit van het voorstel beoordelen. Bij de keuze van een beoordelingsmethodiek dienen nauwkeurig de cruciale punten geïdentificeerd te worden. Zorg ervoor dat inschrijvers duidelijk geïnstrueerd worden over welke gegevens zij moeten verstrekken om deze beoordeling mogelijk te maken.

Praktische tips voor besturen:

• Beperk het aantal toegestane pagina’s voor ingediende documenten om irrelevante tekst te vermijden die niet bijdraagt aan de beoordeling van de criteria.
• Formuleer heldere en concrete verwachtingen voor elk subcriterium om de beoordeling te vereenvoudigen.
• Ken punten toe met een goed onderbouwde motivatie in plaats van een trapsgewijze score. Dit verheldert de reden achter een eventueel lagere score voor inschrijvers.
• Benadruk dat, indien specifieke subcriteria ontbreken, een globale score wordt toegekend aan de offerte die het beste voldoet aan de verwachtingen en vereisten van het bestuur.
• Voorkom dubbele beoordelingen (bijvoorbeeld: de samenstelling van het team, wordt ofwel als selectie-eis, dan wel als gunningscriterium beoordeeld, maar nooit onder beide noemers).

De leidend ambtenaar dient duidelijk vermeld te worden in de opdrachtdocumenten of de sluitingsbrief. Het is belangrijk om expliciet de beperkingen van het mandaat van de leidend ambtenaar te vermelden in verband met de technische en administratieve opvolging van de overheidsopdracht. Dit omvat onder andere het opvolgen van opleveringen, het opstellen van processen-verbaal,… Tevens dient te worden opgenomen dat de leidend ambtenaar gedurende de looptijd van de opdracht vervangen kan worden.

De beschrijving van de "looptijd" in de opdrachtdocumenten is vaak beperkt. Het is nuttig om de volgende punten toe te voegen aan deze bepaling:

• Vermeld dat de effectieve startdatum pas kan plaatsvinden "ten vroegste na de sluiting van de opdracht".
• Indien de opdracht over meerdere jaren loopt, vermeld dan dat de verlenging stilzwijgend zal plaatsvinden, tenzij er klachten of geschillen optreden.
• In geval van niet-verlenging van de opdracht, benadruk dat de inschrijver geen recht heeft op een schadevergoeding.
• Vermeld dat de opdracht van rechtswege eindigt en dat een beperkte verlenging mogelijk is indien de procedure voor het aanstellen van een nieuwe firma niet tijdig is afgerond.

Het opnemen van boetes kan zinvol zijn wanneer uitvoeringstermijnen of leveringstermijnen essentiële criteria vormen. Zorg ervoor dat de boete proportioneel is om potentiële inschrijvers niet af te schrikken. Voeg de boetebepaling toe met de clausule “het bestuur kan de boete toepassen, maar is hiertoe niet verplicht”, zodat het bestuur de flexibiliteit heeft om dit al dan niet toe te passen, afhankelijk van de context. Als de boete afwijkt van de standaardboetes uit het KB Uitvoering, neem deze afwijking dan vooraan in de opdrachtdocumenten op, anders wordt de bepaling als nietig beschouwd. Geef ook aan hoe de boete geïnd zal worden, bijvoorbeeld door inhouding op de eerstvolgende factuur.

De technische bepalingen vormen een integraal onderdeel van de opdrachtdocumenten. Deze bepalingen stellen de minimale eisen vast waaraan het aanbod van de inschrijver moet voldoen. Uit de analyse van de opdrachtdocumenten blijkt dat de besturen over goede technische kennis beschikken. Het is cruciaal om op te merken dat hoewel een voorbeeldbestek als bron van inspiratie kan dienen, de gestelde eisen altijd nauwkeurig afgestemd moeten worden op de specifieke behoeften van het opdrachtgevend bestuur.

De analyse van de opdrachtdocumenten heeft waardevolle bevindingen en aanbevelingen opgeleverd ter bevordering van helderheid en juridische precisie en dit zowel voor de administratieve, contractuele en technische bepalingen.

Het is essentieel voor besturen om correcte en juridisch solide opdrachtdocumenten aan de markt te presenteren. TriFinance biedt ondersteuning op operationeel, tactisch en/of strategisch niveau om besturen te assisteren bij het optimaliseren van hun documenten. Voor het maken van een afspraak kunt u contact opnemen met Business Manager Public Sector bart.vandervelde@trifinance.be.