En tant que contrôleur, comment aller au-delà de la création de rapports et jouer un véritable rôle de partenaire au sein de votre organisation ? Ou comment pouvez-vous, dans votre rôle de contrôleur, élargir votre spectre de compétences, en passant, par exemple, du contrôle des coûts au contrôle commercial ou d'un environnement de production à un environnement de service ?
Lors de ce webinaire, Astrid Maertens et Steven Verniers, contrôleurs de gestion expérimentés, ont partagé leurs conseils et leurs connaissances acquises au cours de leurs expériences de consultants en contrôle de gestion et ce, au sein de diverses entreprises.
Le webinaire était animé par Nico De Neve, expert en L&D chez TriFinance, avec plus de 10 ans d'expérience dans le contrôle de gestion.
Selon LinkedIn, environ 7.000 professionnels exercent aujourd'hui le métier de contrôleur. Il s’agit d’un groupe diversifié, incluant des postes de Financial Controller à Group Controller, en passant par Regional Controller et Business Controller. La manière dont leur rôle est défini dépend souvent de la structure de l'entreprise. L'accent peut être mis sur une division ou une région spécifique, mais également sur les ventes, la production ou un autre département de l'entreprise.
Malgré cette diversité, les contrôleurs partagent un ensemble de compétences et de responsabilités communes. Tous les contrôleurs se concentrent sur l'analyse des écarts, la budgétisation et les prévisions. En outre, il existe un lien très intéressant entre les compétences dont un contrôleur a besoin et celles qu'un consultant déploie sur pratiquement tous les projets. Sur cette base, Astrid et Steven ont mis en évidence 5 conseils que chaque contrôleur peut mettre en pratique au quotidien.
1. Fournir une structure claire et une vue d'ensemble pertinente
L'une des premières étapes pour un contrôleur lorsqu’il/elle intègre un nouvel environnement est d'y apporter de la structure.
Cela commence par une bonne organisation de l’espace de travail numérique, comprenant une structure claire et une liste des étapes de contrôle liées au process de clôture. Une bonne pratique peut consister à numéroter les différentes étapes de la clôture dans un manuel de clôture ou créer une checklist de contrôle et adopter cette même structure dans les dossiers et les documents utilisés durant le process.
Cette approche n'est pas seulement utile lors d’un transfert de connaissances, mais peut également faciliter le quotidien du contrôleur, aussi expérimenté soit-il/elle. Cette structure met les procédures et les pratiques en avant et permet également de voir plus clairement les possibilités d'optimisation.
2. S’assurer d'avoir un maximum de temps pour l'analyse
En tant que contrôleur, vous avez accès à une multitude de données, tant financières que commerciales. La valeur ajoutée d'un contrôleur de gestion est de transformer ces données en analyses qui permetteront à l'entreprise de prendre des décisions plus éclairées.
Cela semble évident, mais les contrôleurs perdent souvent une grande partie de leur temps à fusionner des données provenant de différents systèmes ou à créer des rapports, ce qui leur laisse moins de temps pour se pencher sur les analyses.
L'automatisation peut représenter une solution adéquate. Par exemple, envisager l’utilisation d’outils comme Power Query ou Power Automate afin d’automatiser les opérations manuelles répétitives aurait une réelle valeur ajoutée.
Au niveau de l'entreprise, les tâches des contrôleurs peuvent également être reconsidérées.
Par exemple, le traitement des ordres de production doit-il être exécuté par un contrôleur ? Ces tâches techniques pourraient-elles être exécutée par une autre personne ?
De cette manière, les contrôleurs pourraient dégager davantage de temps aux analyses plus approfondies des rapports. Il s'agit, toutefois, d'un éternel exercice d'équilibre pour s'assurer que le contrôleur conserve une vision suffisante des éléments qui ont un impact sur les coûts ou les revenus qu'il/elle analyse.
3. Toujours se demander “Pourquoi”
Lorsque vous intégrez un projet en tant que consultant en contrôle de gestion, afin d’assurer la continuité au sein d'une entreprise, vous devez poser beaucoup de questions pour vous familiariser avec l’environnement et les processus de contrôle de gestion en particulier.
Une journée sans se demander 'Pourquoi ?' est une journée perdue.
Même dans un poste fixe, vous pouvez tout aussi bien adopter un œil critique sur la situation.
En quoi les différentes étapes sont-elles nécessaires pour arriver à un rapport en particulier ? Pourquoi un processus est-il différent sur deux sites de production ? Pourquoi créons-nous ce rapport et comment l'entreprise l'utilise-t-elle ? Faut-il modifier certains éléments d'un rapport pour que l'entreprise puisse mieux l'utiliser ? Ce rapport est-il vraiment utile et ne pourrait-il pas être remplacé par une autre analyse ?
Tous ces questionnements valent la peine !
4. Jouer le rôle de passerelle entre les Business Units et collaborer avec elles
L'analyse en elle-même ne suffit pas à résoudre les problèmes. Les contrôleurs doivent donc coopérer avec les différents départements d'une entreprise : de la production au marketing en passant par l'informatique. Bien communiquer est essentiel, car les contrôleurs servent souvent de passerelle entre les différentes Business Units.
En investissant dans les relations avec les différentes parties prenantes, vous pouvez parvenir à une meilleure compréhension des chiffres de part et d'autre et ainsi générer un effet positif sur les résultats de l'entreprise à long terme.
Des réunions récurrentes avec les départements peuvent aider le contrôleur, d'une part, à mieux comprendre les chiffres et, d'autre part, à faire comprendre l'impact financier des décisions aux différentes parties prenantes. Cela conduit à des analyses plus approfondies et à une meilleure coopération entre les contrôleurs et les autres départements.
Par exemple, il peut être particulièrement intéressant pour un contrôleur de plonger dans le compte de résultat avec le département des ventes, au-delà du chiffre d'affaires.
5. Montrer l'exemple et assumer un rôle de leader
En collaborant avec le business et en partageant un aperçu des données du business, le contrôleur ne se contente pas de faciliter le changement au sein de l'entreprise, il joue également un véritable rôle de leader.
Pensez par exemple au processus budgétaire : en vous adressant de manière proactive à vos parties prenantes et en leur expliquant comment le budget est structuré, quels éléments sont inclus dans les postes de coûts et quel est l'impact financier d'une action en particulier, vous pouvez contribuer à déterminer la direction à suivre.
Rien ne vous empêche, en tant que contrôleur, de prendre des initiatives et de faire le premier pas. Votre rôle ne consiste pas seulement à vérifier les chiffres, mais aussi à les prévoir. Ainsi, en tant que contrôleur, vous pouvez vraiment avoir un impact.
En prenant vous-même l'initiative d'établir un rapport sur le dépassement d'une dépense en particulier, vous pouvez inciter l'entreprise à examiner les dépenses de plus près. De même, si certaines données manquent, de manière récurrente, et vous empêchent, d'effectuer la bonne analyse, vous pouvez rechercher la cause du problème et discuter avec vos interlocuteurs d'un plan pour y remédier.
De telles initiatives à petite échelle peuvent avoir un impact important et augmenter de manière significative votre valeur ajoutée comme contrôleur.
